Zo organiseer je een talentenshow zonder chaos

Begin met de datum, locatie en het budget voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna leg je de spelregels vast, verzamel je aanmeldingen en maak je een haalbaar programma met presentator en jury. Reserveer techniek ruim op tijd en test muziek, microfoons en verlichting vooraf. De meeste problemen ontstaan doordat optredens te lang duren, muziekbestanden ontbreken of deelnemers niet weten waar ze moeten zijn. Werk daarom naar één duidelijk draaiboek voor de showdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Budget vastleggen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotieposter verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemers bevestigen
2 personen
12
Optredens indelen
2 personen
13
Presentator vastleggen
14
Juryleden vastleggen
15
Jurycriteria opstellen
2 personen
16
Programma samenstellen
2 personen
17
Optredens en muziek verzamelen
2 personen
18
Techniek reserveren
19
Prijzen bestellen
20
Catering bestellen
21
Vrijwilligers indelen
2 personen
22
Draaiboek afdrukken
23
Deelnemersinformatie versturen
24
Locatie en route delen
25
Publiekskaarten voorbereiden
2 personen
26
Prijzen en certificaten klaarmaken
2 personen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Muziekbestanden controleren
2 personen
29
Deelnemerslijst afdrukken
30
Techniek laden
3 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Vloer en entree controleren
2 personen
33
Podiumvlak vrijmaken
3 personen
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Stoelen opstellen
4 personen
36
Jurytafel inrichten
2 personen
37
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
38
Cateringtafel inrichten
2 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Licht ophangen en richten
3 personen
41
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
42
Microfoons testen
2 personen
43
Muziek afspelen testen
2 personen
44
Optredens doorlopen
4 personen
45
Hapjes voorbereiden
3 personen
46
Dranken koud zetten
2 personen
47
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
48
Juryformulieren klaarleggen
49
Prijzen zichtbaar uitstallen
50
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

51
Deelnemers ontvangen
3 personen
52
Publiek ontvangen
3 personen
53
Programma openen
2 personen
54
Optredens begeleiden
3 personen
55
Muziek en microfoons bedienen
2 personen
56
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Koffie en thee bijvullen
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Pauzeprogramma verzorgen
2 personen
62
Avondprogramma aankondigen
63
Finale-optredens begeleiden
3 personen
64
Finalisten begeleiden
2 personen
65
Winnaars bekendmaken
3 personen
66
Prijzen uitreiken
3 personen
67
Publiek uitzwaaien
3 personen

Nazorg

68
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Eten en drinken opruimen
3 personen
71
Servies verzamelen
3 personen
72
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
73
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Apparatuur inpakken
3 personen
76
Geleende spullen retourneren
2 personen
77
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
78
Verloren voorwerpen verzamelen
79
Prijswinnaars informeren
80
Foto's met deelnemers delen
81
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Jurytafel
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 60
Kapstokkenaantal 2
Podiumdelenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Laptop
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Muziekstandaardsaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenboogaantal 2
Achtergronddoek
Decoratieve sterrenaantal 20
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordjesaantal 12
Podiumbord

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Serveerlepelsaantal 6

Registratie

Kassa
Geldkist
Pennenaantal 30
Polsbandjesaantal 150
Naamstickersaantal 150
Juryformulierenaantal 30
Klembordenaantal 8
Programmaboekjesaantal 150
Papiertapeaantal 6
Ducttapeaantal 4
Schrijfblokkenaantal 8

Catering

Prijzenaantal 3
Certificatenaantal 20
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Tips

Plan per optreden maximaal 5 tot 7 minuten, inclusief op- en afbouw. Houd daarnaast minstens 30 minuten tussen soundcheck en de publieksstart vrij voor technische problemen.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet daarin de aankomsttijd, route, kleedkamer, maximale optreedduur en het moment waarop muziek moet zijn aangeleverd.
Test de techniek niet alleen met lege zaal. Controleer met de laptop, audiokabels, mengpaneel, draadloze microfoons en speakers of elk optreden zonder volume- of aansluitproblemen werkt.
Maak jurycriteria met een vaste puntenschaal, bijvoorbeeld 1 tot 10 voor originaliteit, uitvoering en presentatie. Zo voorkom je discussies wanneer de jury na 20 optredens een winnaar moet kiezen.
Regel de publieksstroom apart van de deelnemers. Zet stoelen, jurytafel, kleedkamerrekken en kapstokken klaar en wijs minstens één vrijwilliger aan voor ontvangst en één voor backstage.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een talentenshow?: Reken voor 15 optredens van maximaal 5 minuten op ongeveer 2 uur showtijd. Met ontvangst, soundcheck, pauze en prijsuitreiking kom je meestal uit op 3 tot 4 uur totaal.
Wanneer moet ik deelnemers voor een talentenshow laten aanmelden?: Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de show. Houd daarna nog 7 dagen over om het programma te maken, ontbrekende muziek op te vragen en deelnemers definitief te bevestigen.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een talentenshow?: Gebruik minimaal 3 juryleden, zodat één afwijkende beoordeling minder zwaar meetelt. Geef elk jurylid vooraf dezelfde criteria en plan 15 tot 20 minuten voor een korte uitleg.
Wanneer moet je de techniek voor een talentenshow regelen?: Reserveer speakers, microfoons, mengpaneel en verlichting minimaal 3 weken vooraf. Plan op de dag zelf een volledige test 60 tot 90 minuten voor de publieksstart, inclusief alle muziekbestanden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.