Cómo organizar un espectáculo de talentos sin perder el control

Un espectáculo de talentos se organiza en un orden muy concreto: primero se aseguran la fecha, el lugar y los permisos; después se abren las inscripciones y se cierra el programa. La parte que más tiempo lleva suele ser coordinar actuaciones, música, jurado, presentador y técnica. También tendrás que prever camerinos, premios, catering y voluntarios. Este plan te ayuda a llegar al día del evento con cada actuación confirmada y con instrucciones claras para participantes y equipo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Comprobar permisos
4
Fijar el presupuesto
2 personas
5
Crear formulario de inscripción
6
Redactar las condiciones de participación
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Distribuir el cartel promocional
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Confirmar participantes
2 personas
12
Distribuir las actuaciones
2 personas
13
Confirmar al presentador
14
Definir el jurado
15
Establecer criterios del jurado
2 personas
16
Elaborar el programa
2 personas
17
Recopilar actuaciones y música
2 personas
18
Reservar técnica
19
Encargar premios
20
Pedir el catering
21
Asignar voluntarios
2 personas
22
Imprimir el plan de trabajo
23
Enviar información a los participantes
24
Compartir ubicación y ruta
25
Preparar las tarjetas del público
2 personas
26
Preparar premios y certificados
2 personas
27
Hacer la compra
2 personas
28
Comprobar los archivos de música
2 personas
29
Imprimir la lista de participantes
30
Cargar el equipo técnico
3 personas
31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
33
Despejar el espacio del escenario
3 personas
34
Montar mesas
3 personas
35
Colocar las sillas
4 personas
36
Preparar la mesa del jurado
2 personas
37
Montar la mesa de recepción
2 personas
38
Montar la mesa de catering
2 personas
39
Colgar la decoración
3 personas
40
Colgar y orientar las luces
3 personas
41
Conectar el equipo de sonido
3 personas
42
Probar los micrófonos
2 personas
43
Probar la reproducción de música
2 personas
44
Repasar las actuaciones
4 personas
45
Preparar aperitivos
3 personas
46
Enfriar las bebidas
2 personas
47
Preparar café y té
2 personas
48
Preparar las hojas de jurado
49
Exponer los premios de forma visible
50
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

51
Recepción de participantes
3 personas
52
Recibir al público
3 personas
53
Abrir el programa
2 personas
54
Coordinar las actuaciones
3 personas
55
Manejar la música y los micrófonos
2 personas
56
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
57
Servir aperitivos
3 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Reponer café y té
2 personas
60
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
61
Organizar el programa del descanso
2 personas
62
Anunciar el programa de la noche
63
Coordinar las actuaciones de la final
3 personas
64
Acompañar a los finalistas
2 personas
65
Anunciar a los ganadores
3 personas
66
Entregar premios
3 personas
67
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

68
Apagar el sistema de sonido
2 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Recoger comida y bebida
3 personas
71
Recoger la vajilla
3 personas
72
Desmontar mesas y sillas
4 personas
73
Clasificar y retirar residuos
3 personas
74
Limpiar el lugar
4 personas
75
Empacar el equipo
3 personas
76
Devolver los objetos prestados
2 personas
77
Recoger el stock sobrante
2 personas
78
Recoger objetos perdidos
79
Informar a los ganadores
80
Compartir fotos con los participantes
81
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesa del jurado
Percheros para camerinoscant. 4
Perchascant. 60
Percheroscant. 2
Piezas de escenariocant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Portátil
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Atrilescant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Globoscant. 150
Arco de globoscant. 2
Lona de fondo
Estrellas decorativascant. 20
Mantelescant. 12
Carteles de flechascant. 12
Cartel del escenario

Cocina

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Tijerascant. 3
Jarras medidorascant. 2
Cucharones de servircant. 6

Registro

Caja registradora
Caja registradora
Bolígrafoscant. 30
Pulserascant. 150
Pegatinas con nombrecant. 150
Hojas de evaluación del juradocant. 30
Portapapelescant. 8
Programascant. 150
Cinta de papelcant. 6
Cinta americanacant. 4
Bloc de notascant. 8

Catering

Premioscant. 3
Certificadoscant. 20
Compras

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Paños de limpiezacant. 20

Consejos

Cierra las inscripciones antes de preparar el programa definitivo. Reserva al menos 7 días para confirmar participantes, recopilar sus necesidades y distribuir las actuaciones sin dejar huecos.
Define por escrito las condiciones de participación y los criterios del jurado antes de anunciar el evento. Así evitas discusiones sobre la duración, el contenido o la forma de puntuar cada actuación.
Haz una prueba técnica completa al menos 2 horas antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, cables y regletas; cubre los cables que crucen zonas de paso.
Envía a cada participante su hora de llegada, ubicación, ruta y orden de actuación con al menos 5 días de antelación. Pide también la música definitiva en un formato acordado y guarda una copia de seguridad en el portátil.
Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo a tareas generales. Como mínimo, cubre recepción, camerinos, escenario, apoyo al jurado y catering; imprime el plan de trabajo para que puedan consultarlo durante toda la jornada.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que empezar a organizar un espectáculo de talentos?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Las primeras 2 semanas deberían cubrir fecha, lugar, permisos y presupuesto; después puedes abrir inscripciones y reservar técnica, premios y catering.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para un espectáculo de talentos?: Ciérralas entre 3 y 4 semanas antes del evento. Necesitas al menos 7 días para confirmar participantes y otros 7 para ordenar actuaciones, recopilar música y enviar el programa definitivo.
¿Cuánto dura un espectáculo de talentos?: Calcula entre 4 y 6 minutos por actuación, incluyendo la entrada y la salida. Con 15 actuaciones, el programa ocupará aproximadamente entre 90 y 120 minutos, sin contar la pausa ni la deliberación del jurado.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Hazla entre 2 y 3 horas antes de que llegue el público. Prueba cada micrófono, la música de cada participante, los altavoces, la mesa de mezclas y la iluminación; deja después al menos 30 minutos para corregir fallos.

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