Zo organiseer je een talentenshow zonder verrassingen

Begin een talentenshow niet met de microfoons, maar met het programma. Leg eerst datum, locatie, optreedtijden en verantwoordelijkheden vast; daarna kun je inschrijvingen, jury en techniek gericht regelen. Een actduur van bijvoorbeeld 5 minuten bepaalt hoeveel deelnemers je kunt plaatsen en hoeveel tijd je nodig hebt voor wissels. Controleer muziekbestanden en technische eisen ruim vóór de show, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen, te testen en te begeleiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen openen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Optredens en actduur vastleggen
2 personen
8
Artiesten bevestigen
2 personen
9
Presentatoren aanwijzen
10
Juryleden uitnodigen
11
Jurycriteria opstellen
2 personen
12
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
13
Muziekbestanden controleren
2 personen
14
Optredens doorlopen
3 personen
15
Technische eisen inventariseren
2 personen
16
Reserveringen maken
17
Catering bestellen
2 personen
18
Prijzen en certificaten regelen
2 personen
19
Draaiboek afdrukken
20
Crewindeling maken
2 personen
21
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
22
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Catering ophalen
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Leveringen ontvangen
2 personen
28
Podium en speelvlak opbouwen
4 personen
29
Publieksstoelen opstellen
3 personen
30
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
31
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
32
Lichtinstallatie aansluiten
2 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Garderobe inrichten
2 personen
37
Informatietafel inrichten
2 personen
38
Artiestengarderobe klaarmaken
2 personen
39
Jurytafel klaarmaken
2 personen
40
Presentatoren instrueren
2 personen
41
Jury instrueren
2 personen
42
Artiesten ontvangen
3 personen
43
Artiesten aanmelden
2 personen
44
Optredens technisch testen
3 personen
45
Publieksontvangst verzorgen
3 personen
46
Programma uitdelen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Opening aankondigen
2 personen
49
Optredens begeleiden
3 personen
50
Muziek en microfoons bedienen
2 personen
51
Artiesten klaarzetten
2 personen
52
Juryformulieren verzamelen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
56
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
57
Buffet aanvullen
3 personen
58
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
59
Finalisten klaarzetten
2 personen
60
Finale technisch begeleiden
3 personen
61
Juryuitslag verwerken
2 personen
62
Winnaars aankondigen
2 personen
63
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
64
Afscheidswoord verzorgen
65
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

66
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Meubilair afbreken
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Garderobe controleren
2 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
74
Apparatuur inpakken
3 personen
75
Materialen retourneren
2 personen
76
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
77
Borg en sleutels afhandelen
78
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
79
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Publieksstoelenaantal 70
Klaptafelsaantal 10
Jurytafel
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Kledinghangersaantal 100
Kledinghoezenaantal 20

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Laptop
Muziekstandaardaantal 2
DI-boxaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
XLR-kabelsaantal 8
Reservebatterijenaantal 12
Reserve-laptoplader
USB-sticksaantal 3
Reserve-audiokabelsaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Afwasteiltjesaantal 3
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 8
Achtergronddoek
Tafelkledenaantal 10
Vaasjesaantal 10
LED-kaarsenaantal 20
Naamkaartjesaantal 80
Programmakaartenaantal 80
Pijlbordenaantal 12
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Juryformulierenaantal 20
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 20
Certificatenaantal 20
Trofeeënaantal 3
Cadeaubonnenaantal 3
Enveloppenaantal 10
Polsbandjesaantal 100
Garderobenummersaantal 100

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Allesreinigeraantal 3
Glasreinigeraantal 2
Toiletreinigeraantal 3
Vuilnisbaklabelsaantal 20

Tips

Plan naast de optredens vaste wisseltijd. Bij 12 acts van 5 minuten heb je zonder op- en afbouw al 60 minuten nodig; reserveer per act bijvoorbeeld 2 tot 3 minuten voor microfoon-, instrument- of decorwissels.
Vraag bij elke aanmelding drie dingen tegelijk uit: de actduur, het benodigde geluid of licht en het muziekbestand. Laat muziekbestanden uiterlijk 7 dagen voor de show binnen zijn en test ze daarna op de laptop.
Maak jurycriteria voordat je juryleden uitnodigt. Beperk de beoordeling bijvoorbeeld tot 3 of 4 onderdelen, zodat juryleden tijdens alle optredens dezelfde maatstaf gebruiken en de uitslag snel kunnen onderbouwen.
Test techniek niet pas vlak voor aanvang. Sluit speakers, microfoons, mengpaneel, DI-box, XLR-kabels en verlichting minimaal 2 uur vóór het publiek binnenkomt aan; leg reservebatterijen en verlengkabels klaar.
Wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan en druk het draaiboek op tijd af. Geef presentatoren, jury en crew elk een versie met hun eigen momenten, en plan catering, bewegwijzering en naamkaartjes uiterlijk de dag ervoor af.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een talentenshow met 10 optredens?: Bij acts van 5 minuten duren de optredens samen 50 minuten. Tel per act 2 tot 3 minuten wisseltijd op en reken op ongeveer 70 tot 80 minuten, exclusief pauze, juryoverleg en prijsuitreiking.
Wanneer moet ik deelnemers voor een talentenshow laten inschrijven?: Open de inschrijvingen ongeveer 4 tot 6 weken vóór de show en sluit ze uiterlijk 2 weken van tevoren. Zo houd je nog tijd over om actduur, muziek, technische eisen en het definitieve programma te controleren.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek van een talentenshow te testen?: Plan minimaal 2 uur voor de technische test en soundcheck. Controleer per microfoon en muziekbron het volume, test de speakers en verlichting en loop indien mogelijk alle optredens kort door.
Wat moet je regelen voor de catering van een talentenshow?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en bestel daarna de catering op basis van het verwachte aantal gasten, juryleden en crew. Zet koffie, thee, water en herbruikbare drinkglazen vóór de publieksopening klaar; haal verse catering op dezelfde dag op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.