Eine Talentshow Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Talentshow entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern vor allem die Vorbereitung dahinter. Lege zuerst Ort, Zeitplan und Anmeldefrist fest, bevor du Auftritte bestätigst oder Technik buchst. Danach sammelst du Musikdateien, technische Anforderungen und Ernährungswünsche und prüfst alles in einem gemeinsamen Durchlauf. Plane am Veranstaltungstag feste Zeiten für Aufbau, Techniktest, Catering und Einlass ein – besonders Mikrofone, Kabel und Musik werden sonst oft erst kurz vor Beginn kontrolliert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen öffnen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Auftritte und Auftrittsdauer festlegen
2 Personen
8
Künstler bestätigen
2 Personen
9
Moderatoren bestimmen
10
Jurymitglieder einladen
11
Jurykriterien festlegen
2 Personen
12
Musikdateien sammeln
2 Personen
13
Musikdateien prüfen
2 Personen
14
Auftritte durchgehen
3 Personen
15
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
16
Reservierungen vornehmen
17
Catering bestellen
2 Personen
18
Preise und Zertifikate organisieren
2 Personen
19
Drehbuch ausdrucken
20
Crew-Einteilung erstellen
2 Personen
21
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
22
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
23
Technik testen
2 Personen
24
Catering abholen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
28
Bühne und Spielfläche aufbauen
4 Personen
29
Publikumssitze aufstellen
3 Personen
30
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
31
Musikanlage anschließen
3 Personen
32
Lichtanlage anschließen
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Garderobe einrichten
2 Personen
37
Infotisch einrichten
2 Personen
38
Künstlergarderobe vorbereiten
2 Personen
39
Jurytisch vorbereiten
2 Personen
40
Moderatoren einweisen
2 Personen
41
Jury einweisen
2 Personen
42
Künstler empfangen
3 Personen
43
Künstler anmelden
2 Personen
44
Auftritte technisch testen
3 Personen
45
Publikumsempfang organisieren
3 Personen
46
Programm verteilen
2 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
48
Eröffnung ankündigen
2 Personen
49
Auftritte betreuen
3 Personen
50
Musik und Mikrofone bedienen
2 Personen
51
Künstler bereitstellen
2 Personen
52
Juryformulare einsammeln
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
56
Pausenprogramm betreuen
2 Personen
57
Buffet auffüllen
3 Personen
58
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
59
Finalistinnen und Finalisten bereitlegen
2 Personen
60
Finale technisch betreuen
3 Personen
61
Juryergebnis verarbeiten
2 Personen
62
Gewinner ankündigen
2 Personen
63
Preise und Zertifikate überreichen
3 Personen
64
Abschiedsrede halten
65
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

66
Tonanlage ausschalten
2 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Möbel abbauen
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Garderobe kontrollieren
2 Personen
73
Fundsachen sammeln
2 Personen
74
Geräte einpacken
3 Personen
75
Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
77
Kaution und Schlüssel abwickeln
78
Fundsachen zurückbringen
79
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
PublikumssitzeAnz. 70
KlappischeAnz. 10
Jurytisch
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderbügelAnz. 100
KleiderhüllenAnz. 20

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
Laptop
NotenständerAnz. 2
DI-BoxAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
XLR-KabelAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 12
Ersatz-Laptop-Ladegerät
USB-SticksAnz. 3
Ersatz-AudiokabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtstativeAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 90
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 90
BestecksetsAnz. 90
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
SpülbeckenAnz. 3
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 8
Hintergrundtuch
TischdeckenAnz. 10
VasenAnz. 10
LED-KerzenAnz. 20
NamensschilderAnz. 80
ProgrammkartenAnz. 80
WegweiserAnz. 12
StifteAnz. 12
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
JuryformulareAnz. 20
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 20
ZertifikateAnz. 20
TrophäenAnz. 3
GeschenkgutscheineAnz. 3
UmschlägeAnz. 10
ArmbänderAnz. 100
GarderobennummernAnz. 100

Catering

Einkäufe

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
AllzweckreinigerAnz. 3
GlasreinigerAnz. 2
ToilettenreinigerAnz. 3
MülltonnenetikettenAnz. 20

Tipps

Lege für jeden Auftritt eine feste Dauer fest und plane zusätzlich 2 bis 3 Minuten für Umbau oder Ansagen ein. So bleibt der Zeitplan auch dann stabil, wenn Instrumente, Notenständer oder Mikrofonständer gewechselt werden.
Sammle Musikdateien und technische Anforderungen spätestens 7 Tage vor der Show. Teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und notiere, ob ein Mikrofon, eine DI-Box oder ein zusätzlicher Anschluss benötigt wird.
Plane den Techniktest nicht nur für die Lautsprecher ein: Prüfe Mischpult, XLR-Kabel, Verlängerungskabel, Mikrofone, Lichtstative und Ersatzbatterien mindestens 2 Stunden vor dem Einlass.
Gib der Jury vor Beginn schriftliche Kriterien und einen Bewertungsbogen. Eine kurze Einweisung von 10 Minuten verhindert, dass Punkte für Bühnenpräsenz, Technik oder Originalität unterschiedlich ausgelegt werden.
Bestelle Catering nach den bestätigten Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vorher. Hole Speisen und Getränke so ab, dass Kaffee, Wasser und Geschirr spätestens 30 Minuten vor dem Einlass bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Talentshow organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum und Anmeldungen. Spätestens 2 Wochen vor der Show sollten Auftritte, Jury, Moderation und technische Anforderungen bestätigt sein.
Wie viel Zeit sollte man pro Auftritt einplanen?: Rechne mit der eigentlichen Auftrittsdauer plus 2 bis 3 Minuten für Ansage und Wechsel. Bei 12 Auftritten mit jeweils 5 Minuten solltest du daher mindestens 84 bis 96 Minuten Programmzeit einplanen.
Wann sollte man die Technik einer Talentshow testen?: Führe einen vollständigen Test am Vortag oder mindestens 2 Stunden vor dem Einlass durch. Spiele dabei alle Musikdateien ab und prüfe Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Licht und Stromanschlüsse.
Wie viele Sitzplätze und Gläser braucht man für eine Talentshow?: Plane mindestens einen Sitzplatz pro erwartete Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei Getränken sind 2 bis 3 Gläser pro Person für den gesamten Abend ein brauchbarer Ausgangspunkt, abhängig von der Dauer.

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