Zo organiseer je een talentenshow zonder verrassingen

Begin met de locatie, datum en lengte van het programma. Open daarna de aanmeldingen, zodat je weet hoeveel optredens, deelnemers en technische wensen je moet verwerken. Selecteer de acts en leg jury, presentator en optreedvolgorde vast voordat je muziek en materialen definitief verzamelt. De laatste dagen draaien om testen, printen en klaarzetten: juist daar ontstaan de meeste vertragingen als bestanden of kabels ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemers bevestigen
2 personen
8
Optredens selecteren
3 personen
9
Juryleden uitnodigen
10
Presentator vastleggen
11
Optreedvolgorde maken
2 personen
12
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
13
Technische wensen controleren
2 personen
14
Juryformulieren voorbereiden
15
Draaiboek uitwerken
2 personen
16
Reserveringen bevestigen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen ophalen
2 personen
20
Naambadges maken
2 personen
21
Programma's afdrukken
22
Muziekbestanden klaarzetten
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Podium en zaal opbouwen
5 personen
26
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
27
Lichtapparatuur installeren
2 personen
28
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
29
Decoratie ophangen
2 personen
30
Jurytafel inrichten
2 personen
31
Garderobe en ontvangst inrichten
2 personen
32
Microfoons en muziek testen
3 personen
33
Lichtplan en cues testen
2 personen

Event

34
Deelnemers ontvangen
3 personen
35
Publiek ontvangen
3 personen
36
Programma toelichten
37
Optredens begeleiden
3 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Publieksstemming verzamelen
2 personen
41
Juryuitslag verwerken
2 personen
42
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
43
Finaleoptredens begeleiden
3 personen
44
Winnaars bekendmaken
2 personen
45
Prijzen uitreiken
2 personen
46
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

47
Apparatuur uitschakelen
2 personen
48
Restanten veilig opbergen
2 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Afval verzamelen
2 personen
51
Zaal schoonmaken
4 personen
52
Decoratie verwijderen
2 personen
53
Meubilair terugplaatsen
4 personen
54
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Stoelenaantal 100
Klaptafelsaantal 12
Jurytafel
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Laptop
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 8
Podiumbord
Pijlbordjesaantal 8

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handschoenenaantal 6

Organisatie

Naambadgehoudersaantal 120
Naambadgesaantal 120
Juryformulierenaantal 120
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Prijzenaantal 3
Deelnemersnummersaantal 30
Printpapieraantal 2
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4

Tips

Plan per optreden een korte wisseltijd in. Bij 10 acts kan vijf minuten tussen optredens al bijna een uur extra programma betekenen; neem die tijd op in het draaiboek.
Vraag muziekbestanden en technische wensen tegelijk met de aanmelding op en controleer ze uiterlijk één week vooraf. Test elk bestand op de laptop of muziekspeler waarmee je op de dag zelf werkt.
Bevestig juryleden, presentator en deelnemers uiterlijk zeven dagen vooraf. Stuur daarna de definitieve optreedvolgorde, zodat iedereen weet wanneer hij klaar moet staan.
Maak naast het podium een vaste plek voor deelnemers, jury en techniek. Leg microfoons, standaards, verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape daar klaar voordat het publiek binnenkomt.
Bouw podium en zaal minimaal twee uur voor aanvang op. Test vervolgens beide draadloze microfoons, de actieve speakers, het mengpaneel en de verlichting met een korte repetitie van het openingsmoment.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een talentenshow te organiseren?: Reken op minimaal vier weken voor een talentenshow met meerdere deelnemers. Gebruik de eerste twee weken voor locatie, aanmeldingen en jury; reserveer de laatste zeven dagen voor selectie, techniek en het draaiboek.
Hoe lang duurt een talentenshow met 10 optredens?: Plan bij 10 optredens ongeveer 90 tot 120 minuten, afhankelijk van de optreedduur en wissels. Neem gemiddeld 3 tot 5 minuten per act op en voeg een korte pauze toe als het programma langer dan 90 minuten wordt.
Wanneer moet je de muziek voor een talentenshow verzamelen?: Verzamel alle muziekbestanden uiterlijk één week voor de show. Controleer bestandsformaat, volume en volgorde daarna nog een keer tijdens de technische voorbereiding, niet pas bij de start.
Hoe vroeg moet je de zaal opbouwen voor een talentenshow?: Begin minimaal twee uur voor aanvang met opbouwen. Houd daarna minstens 30 minuten vrij voor een volledige geluidstest, het plaatsen van de jurytafel en het oplossen van ontbrekende kabels of microfoons.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.