Cómo organizar un espectáculo de talentos paso a paso
Un espectáculo de talentos necesita más coordinación que una simple reunión: hay que cerrar la sala, reunir las actuaciones y comprobar el sonido antes de abrir las puertas. Empieza por fijar la fecha y el programa, y después organiza las inscripciones, el jurado y el presentador. La última semana debe servir para confirmar participantes, archivos de música y necesidades técnicas. El día del evento, reserva varias horas para montar el escenario, probar los micrófonos y ordenar la sala.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sede y la sala
- 2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 3
Abrir el formulario de inscripción
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Confirmar participantes
2 personas
- 8
Seleccionar actuaciones
3 personas
- 9
Invitar a los miembros del jurado
- 10
Confirmar al presentador
- 11
Hacer el orden de actuación
2 personas
- 12
Reunir archivos de música
2 personas
- 13
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
- 14
Preparar los formularios del jurado
- 15
Desarrollar el programa
2 personas
- 16
Confirmar las reservas
- 17
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Recoger los materiales
2 personas
- 20
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
- 21
Imprimir programas
- 22
Preparar los archivos de música
2 personas
- 23
Preparar aperitivos
3 personas
- 24
Enfriar las bebidas
2 personas
- 25
Montar el escenario y el salón
5 personas
- 26
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 27
Instalar equipos de iluminación
2 personas
- 28
Colocar sillas y mesas
4 personas
- 29
Colgar la decoración
2 personas
- 30
Preparar la mesa del jurado
2 personas
- 31
Montar el guardarropa y la recepción
2 personas
- 32
Probar micrófonos y música
3 personas
- 33
Probar el plan de luces y las señales
2 personas
Evento
- 34
Recepción de participantes
3 personas
- 35
Recibir al público
3 personas
- 36
Presentar el programa
- 37
Coordinar las actuaciones
3 personas
- 38
Servir aperitivos
3 personas
- 39
Rellenar las bebidas
2 personas
- 40
Recoger la opinión del público
2 personas
- 41
Procesar el veredicto del jurado
2 personas
- 42
Coordinar el programa del descanso
2 personas
- 43
Coordinar las actuaciones finales
3 personas
- 44
Anunciar a los ganadores
2 personas
- 45
Entregar premios
2 personas
- 46
Despedir al público
3 personas
Seguimiento
- 47
Apagar el equipo
2 personas
- 48
Guardar los restos de forma segura
2 personas
- 49
Lavar la vajilla
3 personas
- 50
Recoger la basura
2 personas
- 51
Limpiar la sala
4 personas
- 52
Retirar la decoración
2 personas
- 53
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 54
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Sillascant. 100
- Mesas plegablescant. 12
- Mesa del jurado
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 4
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Portátil
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Lona de fondo
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Cartel del escenario
- Carteles de flechascant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 6
Catering
- Compras
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 3
- Limpiacristalescant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Guantescant. 6
Organización
- Portanombrescant. 120
- Credencialescant. 120
- Hojas de evaluación del juradocant. 120
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Premioscant. 3
- Números de participantecant. 30
- Papel de impresióncant. 2
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
Consejos
- Cierra la sala y el horario antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 30 minutos entre actuaciones si necesitas cambiar mobiliario, conectar equipos o preparar el escenario.
- Pide en el formulario la duración, el tipo de actuación, la música y las necesidades técnicas. Confirma cada participante al menos 7 días antes para evitar cambios en el orden de actuación.
- Reúne todos los archivos de música en un portátil y prepara una copia de seguridad en otro reproductor. Prueba cada pista con los altavoces activos y la mesa de mezclas antes de que llegue el público.
- No esperes al mismo día para invitar al jurado y confirmar al presentador. Entrega los formularios del jurado y el programa impreso como mínimo 24 horas antes del espectáculo.
- Reserva entre 2 y 3 horas para montar el escenario y el salón. Comprueba los micrófonos inalámbricos, los focos LED, los alargadores y las regletas; fija los cables con cinta gaffer para evitar tropiezos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de talentos?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. La fecha y la sala deben quedar cerradas antes de abrir el formulario, y las actuaciones deberían confirmarse al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones del espectáculo?
- Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para seleccionar actuaciones, preparar el orden, confirmar la música y comunicar las necesidades técnicas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el escenario?
- Calcula entre 2 y 3 horas, además de 30 minutos para la prueba de sonido y la iluminación. Monta primero el mobiliario y los altavoces, y deja los detalles decorativos para el final.
- ¿Qué se debe comprobar el día anterior?
- Confirma las reservas, participantes, jurado y presentador, e imprime los programas y formularios. También revisa durante 30 minutos todos los archivos de música, micrófonos, cables, bebidas y aperitivos.
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