Zo organiseer je een talentenshow zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en het aanmeldformulier; pas daarna kun je deelnemers, techniek en programma goed op elkaar afstemmen. Vraag bij elke act naar de benodigde muziek, optredenstijd en technische eisen. Leg jurycriteria en de volgorde van acts ruim vooraf vast, zodat deelnemers weten waar ze aan toe zijn. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke backstage-indeling, gecontroleerde muziekbestanden en een presentator die het draaiboek volgt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Aanmeldformulier voor acts maken
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Promotieposter ontwerpen
5
Promotiepost online plaatsen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Actdeelnemers bevestigen
2 personen
9
Programma-indeling maken
2 personen
10
Presentator vastleggen
11
Juryleden vastleggen
12
Jurycriteria opstellen
2 personen
13
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
14
Muziekbestanden controleren
2 personen
15
Optredenstijden bevestigen
16
Draaiboek afdrukken
17
Naamkaartjes voor deelnemers maken
2 personen
18
Prijzen en certificaten regelen
2 personen
19
Reserveringen voor materialen maken
20
Techniek en stroom controleren
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Locatiesleutels ophalen
25
Zaal openen
2 personen
26
Zaal en entree inspecteren
2 personen
27
Podiumvloer vrijmaken
3 personen
28
Podium en achtergrond opbouwen
4 personen
29
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
30
Microfoons aansluiten
2 personen
31
Licht aansluiten
2 personen
32
Muziek afspelen testen
2 personen
33
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
34
Jurytafel inrichten
2 personen
35
Entreebalie inrichten
2 personen
36
Cateringtafel inrichten
3 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Wegwijzers ophangen
2 personen

Event

40
Deelnemers ontvangen
3 personen
41
Deelnemers registreren
2 personen
42
Optredens doorlopen
3 personen
43
Publiek ontvangen
3 personen
44
Programma openen
45
Optredens begeleiden
3 personen
46
Muziek en microfoons bedienen
2 personen
47
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
48
Dranken serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
52
Pauze aankondigen
53
Finalisten klaarzetten
2 personen
54
Finale begeleiden
3 personen
55
Publieksstemmen verzamelen
3 personen
56
Uitslag controleren
2 personen
57
Prijzen uitreiken
3 personen
58
Bedankwoord verzorgen
59
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Catering opruimen
3 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
65
Lichtinstallatie afbouwen
2 personen
66
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
67
Zaal schoonmaken
4 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Materialen verpakken
3 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
73
Gevonden voorwerpen registreren
74
Foto’s en uitslag delen
75
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 12
Jurytafel
Entreetafel
Kledingrek
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Laptop
Reserve-laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 3
Podiumdelenaantal 6
Achtergronddoek
Opbergbakkenaantal 8
Kabelgotenaantal 10
Gaffer tapeaantal 4
Reservebatterijenaantal 24
Steekwagensaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Schaaltjesaantal 20
Serveerplateausaantal 10
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 8
Waterkannenaantal 8
Flessenopenersaantal 3
Thermosbekersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Plantenaantal 8
Naamkaartjesaantal 30
Prijstrofeeënaantal 3
Certificatenaantal 25
Fotowand
Fotowandpropsaantal 20
Pijlbordenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het aanmeldformulier open met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 3 weken voor de show. Vraag naast naam en act ook naar muziekbestanden, maximale optredenstijd en benodigde microfoons of aansluitingen.
Maak de programma-indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn. Plan tussen acts 3 tot 5 minuten voor wisselen en zet technische bijzonderheden naast de naam van de act in het draaiboek.
Controleer alle muziekbestanden minimaal 7 dagen vooraf op de laptop waarop ze worden afgespeeld. Bewaar ze daarnaast op een USB-stick en neem een reserve-laptop mee; een bestand dat alleen thuis werkt, levert op locatie vertraging op.
Test techniek en stroom vóór de zaal opengaat: luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, HDMI- en audiokabels. Leg kabels vast met kabelgoten en gaffer tape en houd reservebatterijen klaar voor de microfoons.
Richt de locatie in met een aparte entree- en jurytafel en een duidelijke plek voor deelnemers. Haal de locatiesleutels op tijd op, open de zaal minstens 2 uur voor aanvang en plan daarna de soundcheck voordat het publiek binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een talentenshow te organiseren?: Reken op 4 tot 6 weken voorbereiding. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, locatie, aanmeldingen en promotie; plan de laatste week voor programma, muziekcontrole en techniek.
Hoeveel tijd geef je deelnemers tijdens een talentenshow?: Spreek vooraf een vaste maximale optredenstijd af, bijvoorbeeld 5 minuten per act. Reserveer daarnaast 3 tot 5 minuten tussen acts voor wisselen, microfoons en muziek.
Wanneer moet je de muziek voor een talentenshow verzamelen?: Vraag muziekbestanden uiterlijk 2 weken voor de show op en controleer alles minimaal 7 dagen vooraf. Zet de bestanden op de laptop én op een USB-stick als back-up.
Hoe vroeg moet je aanwezig zijn voor een talentenshow?: Open de zaal minimaal 2 uur voor aanvang. Gebruik het eerste uur voor opbouw en techniek en houd daarna tijd over voor soundcheck, jury-instructies en ontvangst van deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.