Zo organiseer je een talentenshow zonder last-minute chaos

Begin met de datum, het programma en de zaalindeling voordat je deelnemers werft. Daarna bouw je stap voor stap aan een overzicht van aanmeldingen, optredens, jury en techniek. Plan ruimte voor podiumdelen, publieksstoelen en jurytafels, en leg technische wensen vroeg vast. De meeste problemen ontstaan wanneer optredens te laat in het tijdschema komen of kabels, microfoons en muziek niet samen worden getest. Met een duidelijk draaiboek en vaste deadlines weet iedereen wanneer hij klaar moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
3
Aanmeldformulier publiceren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotieposters ophangen
2 personen
6
Socialmediaberichten plaatsen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Optredens en deelnemers bevestigen
2 personen
10
Juryleden uitnodigen
11
Presentator vastleggen
12
Technische wensen verzamelen
2 personen
13
Optredens in tijdschema zetten
2 personen
14
Juryformulieren voorbereiden
15
Draaiboek afdrukken
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Catering reserveren
18
Apparatuur controleren
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Deelnemers herinneren

Event

24
Zaal openen
2 personen
25
Podiumdelen plaatsen
4 personen
26
Publieksstoelen opstellen
4 personen
27
Jurytafel klaarzetten
2 personen
28
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
29
Microfoons aansluiten
2 personen
30
Lichtapparatuur opbouwen
2 personen
31
Achtergrond en decor ophangen
3 personen
32
Entree en registratie inrichten
2 personen
33
Cateringtafels inrichten
3 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Hapjes klaarzetten
3 personen
36
Jurysets uitdelen
37
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
38
Lichtstanden testen
2 personen
39
Deelnemers ontvangen
3 personen
40
Optredens kort doorlopen
3 personen
41
Publiek verwelkomen
3 personen
42
Programma presenteren
43
Optredens begeleiden
3 personen
44
Muziek starten en stoppen
45
Microfoons wisselen
46
Juryformulieren verzamelen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes aanvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
51
Winnaar bekendmaken
3 personen
52
Prijzen uitreiken
2 personen
53
Publiek uitlaten
3 personen

Nazorg

54
Decoratie verwijderen
3 personen
55
Apparatuur uitschakelen
2 personen
56
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
57
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
58
Podium en stoelen afbouwen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Cateringtafels leegruimen
2 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Zaal schoonmaken
4 personen
63
Materialen controleren
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Overgebleven catering opslaan
2 personen
66
Foto- en videobestanden ordenen
67
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Publieksstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Jurytafelsaantal 2
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Di-boxenaantal 3
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Laptop voor muziek
USB-sticksaantal 3
Presentatietimer
Powerbanksaantal 4
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Prikkabelsaantal 4
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Achtergronddoek
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 8
Podiumsterrenaantal 12
Welkomstbord
Programmabordenaantal 4
Tafelkledenaantal 14

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 18
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 18
Serveerbladenaantal 6
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakkar

Overig

Registratiebord
Naamkaartjesaantal 150
Pennenaantal 30
Juryformulierenaantal 150
Prijzenaantal 3
Certificatenaantal 20
Polsbandjesaantal 150
Rolmaat
Ducttapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Schaaraantal 6
Markeerstiftenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Zet de inschrijving minimaal 4 weken voor de talentenshow open en vraag meteen naar naam, act, gewenste opstelling, muziek en technische benodigdheden. Zo ontdek je vroeg of een draadloze microfoon, di-box of extra podiumruimte nodig is.
Maak het tijdschema zodra de optredens bevestigd zijn. Reken per act niet alleen de optreedtijd, maar ook 3 tot 5 minuten voor opkomst, afgang en een snelle wissel van microfoons of kabels.
Plan de techniekcontrole uiterlijk 2 uur voor de start. Test de actieve speakers, subwoofers, het mengpaneel, de laptop met muziek en alle audiokabels met dezelfde opstelling als tijdens de show.
Zet juryformulieren, programmaborden en een afgedrukt draaiboek klaar vóór deelnemers binnenkomen. Geef juryleden en presentator ook een korte deelnemerslijst met de volgorde en eventuele uitspraak- of actinformatie.
Regel catering en drank niet pas op de dag zelf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf, zet dranken minstens 2 uur voor aanvang koud en houd een aparte tafel vrij voor hapjes en bekers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een talentenshow te organiseren?: Reken op 4 tot 6 weken voor een talentenshow met meerdere deelnemers. Gebruik de eerste week voor datum, locatie en inschrijving, en reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, techniek en het draaiboek.
Hoeveel tijd moet ik per optreden plannen?: Plan naast de act zelf 3 tot 5 minuten voor opkomst, afgang en technische wissels. Bij een talentenshow met 12 optredens levert dat 36 tot 60 minuten extra programma- en backstage-tijd op.
Wanneer moet ik de techniek van een talentenshow testen?: Doe een volledige test minimaal 2 uur voor aanvang en controleer alle microfoons, speakers, muziekbestanden en verlichting. Laat deelnemers met afwijkende technische wensen eerder komen voor een aparte soundcheck van 10 tot 15 minuten.
Hoeveel drankjes moet ik inkopen voor een talentenshow?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop voor deelnemers en crew extra voorraad in, omdat zij vaak langer aanwezig zijn dan het publiek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.