Organiser un spectacle de talents, étape par étape

Un spectacle de talents se prépare d’abord comme un planning, puis comme une scène. Commencez par fixer la date, le format et la durée de chaque passage avant d’ouvrir les inscriptions. Vous pourrez ensuite confirmer les participants, organiser le jury, réserver l’animation et adapter la salle aux besoins techniques. Les oublis les plus fréquents concernent les câbles, les transitions entre numéros et les informations envoyées trop tard aux artistes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Publier le formulaire d'inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
6
Publier des messages sur les réseaux sociaux
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les spectacles et les participants
2 personnes
10
Inviter les membres du jury
11
Réserver un animateur
12
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
13
Planifier les spectacles dans le planning
2 personnes
14
Préparer les formulaires du jury
15
Imprimer le déroulé
16
Envoyer les informations aux participants
17
Réserver le catering
18
Vérifier l'équipement
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Rappeler les participants

Événement

24
Ouvrir la salle
2 personnes
25
Installer les éléments de scène
4 personnes
26
Installer les sièges du public
4 personnes
27
Préparer la table du jury
2 personnes
28
Installer le matériel sonore
3 personnes
29
Brancher les microphones
2 personnes
30
Monter l’éclairage
2 personnes
31
Installer le fond et le décor
3 personnes
32
Aménager l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
33
Aménager les tables de catering
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Distribuer les kits du jury
37
Effectuer la balance technique
3 personnes
38
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
39
Accueillir les participants
3 personnes
40
Répéter brièvement les performances
3 personnes
41
Accueillir le public
3 personnes
42
Présenter le programme
43
Accompagner les spectacles
3 personnes
44
Démarrer et arrêter la musique
45
Changer les microphones
46
Rassembler les formulaires du jury
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Répondre aux questions du public
2 personnes
51
Annoncer le vainqueur
3 personnes
52
Remettre les prix
2 personnes
53
Faire sortir le public
3 personnes

Suivi

54
Retirer la décoration
3 personnes
55
Éteindre l’équipement
2 personnes
56
Démonter le matériel audio
3 personnes
57
Démonter l’équipement d’éclairage
2 personnes
58
Démonter la scène et les chaises
4 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Débarrasser les tables de catering
2 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer la salle
4 personnes
63
Vérifier le matériel
2 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Stocker la restauration restante
2 personnes
66
Classer les fichiers photo et vidéo
67
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Chaises pour le publicqté 120
Tables pliantesqté 12
Tables du juryqté 2
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Portantsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Caissons DIqté 3
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable pour la musique
Clés USBqté 3
Minuteur de présentation
Batteries externesqté 4
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à batterieqté 8

Décoration

Bâche de fond
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Guirlandesqté 8
Stars de la scèneqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 14

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Petits bolsqté 18
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 18
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 24
Thermosqté 6

Nettoyage

Balaisqté 3
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chariot de nettoyage

Autre

Panneau d’inscription
Badges nominatifsqté 150
Stylosqté 30
Fiches de juryqté 150
Prixqté 3
Certificatsqté 20
Braceletsqté 150
Mètre ruban
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Ciseauxqté 6
Marqueursqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez une durée maximale par prestation dès l’inscription et gardez 10 à 15 minutes de marge pour les changements de scène. Cela évite qu’un programme de 2 heures déborde dès le premier retard.
Demandez les besoins techniques au moment de l’inscription : nombre de microphones, bande-son, ordinateur, câbles audio ou caisson DI. Regroupez ces réponses au moins 7 jours avant le spectacle pour tester l’installation.
Préparez un déroulé imprimé pour le jury, l’animateur et les coulisses, puis envoyez les horaires aux participants 3 à 5 jours avant. Indiquez l’heure d’arrivée, l’ordre de passage et le point de rendez-vous.
Ouvrez la salle au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Installez les éléments de podium, les tables du jury, les chaises et les éclairages, puis faites un essai complet avec les microphones sans fil et la musique.
Traitez les besoins alimentaires avant de réserver le catering et prévoyez les boissons au frais avant l’accueil. Les en-cas doivent être prêts avant le début des prestations, pas pendant une transition sur scène.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de talents ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, publier les inscriptions, confirmer les numéros, inviter le jury et régler les besoins techniques.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour un spectacle de talents ?: Fermez-les environ 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les candidatures, construire l’ordre de passage et confirmer les informations à chaque participant.
Combien de temps prévoir entre deux prestations ?: Prévoyez 3 à 5 minutes entre deux numéros simples, et davantage si le matériel change. Ajoutez au moins 10 minutes de marge dans le programme pour absorber les retards et les réglages imprévus.
Quand tester le matériel technique ?: Faites un test complet le jour même, au moins 90 minutes avant l’ouverture des portes. Vérifiez les microphones, la table de mixage, les câbles, les rallonges, les projecteurs LED et la lecture des musiques depuis l’ordinateur ou les clés USB.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.