Zo organiseer je een talentenjacht zonder verrassingen

Een talentenjacht staat of valt met de volgorde: eerst datum, locatie en rollen vastleggen, daarna deelnemers werven en pas dan het programma dichtzetten. Vraag technische wensen vroeg op, want een act met muziek, microfoon of meerdere performers vraagt andere voorbereiding dan een solo-optreden. Plan naast podium en jury ook incheck, kleedruimte en publieksinformatie. Met een getest geluidssysteem, duidelijke criteria en een draaiboek voorkom je de meeste problemen op de dag zelf.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Aanmeldformulier maken
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Juryleden benaderen
2 personen
5
Presentator vastleggen
6
Muziekbegeleiding regelen
2 personen
7
Inschrijvingen openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma-indeling maken
2 personen
11
Deelnemers bevestigen
2 personen
12
Technische wensen opvragen
13
Jurycriteria opstellen
2 personen
14
Juryformulieren maken
15
Prijzen bestellen
16
Reserveringen maken
2 personen
17
Vrijwilligers werven
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
19
Draaiboek uitwerken
2 personen
20
Publieksinformatie publiceren
21
Deelnemerslijst afdrukken
22
Muziekbestanden verzamelen
23
Certificaten voorbereiden
24
Promotie ophangen
2 personen
25
Techniek testen
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Prijzen en materialen controleren
28
Dranken koelen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Locatie openen
2 personen
31
Podiumzone afzetten
2 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen opstellen
4 personen
34
Podium opbouwen
4 personen
35
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
36
Lichtapparatuur aansluiten
2 personen
37
Decoratie ophangen
3 personen
38
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
39
Jurytafel inrichten
2 personen
40
Inchecktafel inrichten
2 personen

Event

41
Deelnemers ontvangen
3 personen
42
Publiek ontvangen
3 personen
43
Deelnemers naar kleedruimte wijzen
2 personen
44
Openingsmuziek starten
45
Welkomstwoord verzorgen
46
Programma aankondigen
47
Optredens begeleiden
3 personen
48
Muziek tijdens optredens bedienen
49
Microfoons wisselen
2 personen
50
Juryformulieren uitdelen
51
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Buffet aanvullen
2 personen
56
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
57
Pauzeprogramma verzorgen
2 personen
58
Finalisten bekendmaken
59
Finale begeleiden
3 personen
60
Eindbeoordeling verzamelen
2 personen
61
Winnaars bekendmaken
62
Prijzen uitreiken
2 personen
63
Bedankwoord verzorgen
64
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Eten en drinken opruimen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Decoratie verwijderen
2 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Apparatuur veilig inpakken
3 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
76
Gevonden voorwerpen registreren
77
Uitslag met deelnemers delen
78
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Kleedkamerschermenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Inchecktafel
Jurytafel

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Laptop
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 2
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4
Kabelmattenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 2
Slingersaantal 12
Achtergronddoek
Sterrenfolieaantal 4
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegersaantal 2

Catering

Prijzenaantal 3
Medaillelintenaantal 3
Certificatenaantal 30
Boodschappen

Tips

Open de inschrijving pas nadat datum, locatie, sluitingsdatum en contactpersoon vaststaan. Vraag per deelnemer meteen actduur, benodigde microfoons, muziekbestanden en eventuele dieetwensen uit; zo hoef je niet weken later achter ontbrekende informatie aan.
Maak de programma-indeling zodra de inschrijvingen binnen zijn en houd een buffer van 5 tot 10 minuten per uur vrij. Zet ombouwen, juryoverleg en eventuele optredens met extra techniek niet ongemerkt achter elkaar.
Leg jurycriteria vooraf vast en maak voor elk jurylid een formulier met dezelfde onderdelen. Vier tot zes criteria met een vaste puntenschaal maken de uitslag uitlegbaar en voorkomen discussie tijdens het juryoverleg.
Test geluid en licht uiterlijk op de dag vóór de talentenjacht met de laptop, muziekbestanden, microfoons en kabels die je werkelijk gebruikt. Leg reservebatterijen klaar en controleer kabelroutes met kabelmatten voordat publiek en deelnemers binnenkomen.
Geef deelnemers een aankomsttijd die minstens 60 minuten vóór hun optreden ligt. Richt incheck, kleedruimte en podiumroute duidelijk in en druk een deelnemerslijst af, zodat presentator, techniek en vrijwilligers met dezelfde volgorde werken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een talentenjacht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie, jury en presentator. Open de inschrijving daarna 4 tot 6 weken voor de show en sluit die uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je het programma en de techniek kunt afronden.
Hoeveel tijd moet je per optreden rekenen?: Reken op de actduur plus ongeveer 5 minuten voor aankondiging, opkomen en afgaan. Voeg per uur programma nog 5 tot 10 minuten buffer toe voor ombouwen, juryoverleg of een technisch probleem.
Wanneer vraag je technische wensen aan deelnemers?: Vraag technische wensen direct bij de inschrijving uit en controleer ze opnieuw zodra deelnemers zijn bevestigd. Verzamel muziekbestanden uiterlijk 7 dagen voor de talentenjacht, zodat je ze kunt testen en een reservekopie kunt maken.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een talentenjacht?: Met 3 juryleden kun je de beoordeling praktisch en evenwichtig houden; bij een groot deelnemersveld zijn 4 of 5 juryleden werkbaar. Gebruik voor iedereen hetzelfde formulier en reserveer na het laatste optreden minimaal 15 minuten voor de uitslag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.