Eine Talentshow organisieren: der Ablauf, der funktioniert

Bei einer Talentshow entscheidet nicht nur das Talent über den Abend, sondern vor allem ein klarer Ablauf. Lege zuerst Ort, Datum und Anmeldefrist fest, bevor du Jury, Moderation und Technik verbindlich organisierst. Danach werden Auftritte, Musikdateien und technische Anforderungen gesammelt und in einen realistischen Programmplan gebracht. Plane außerdem Zeit für Check-in, Umbauten, Jurybewertungen und die Preisvergabe ein – genau diese Übergänge geraten sonst zu spät auf den Plan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Anmeldeformular erstellen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Jurymitglieder ansprechen
2 Personen
5
Moderator festlegen
6
Musikbegleitung organisieren
2 Personen
7
Anmeldungen öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Programmablauf erstellen
2 Personen
11
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
12
Technische Anforderungen erfragen
13
Jurykriterien festlegen
2 Personen
14
Juryformulare erstellen
15
Preise bestellen
16
Reservierungen vornehmen
2 Personen
17
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
18
Freiwillige einteilen
19
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
20
Publikumsinformationen veröffentlichen
21
Teilnehmerliste ausdrucken
22
Musikdateien sammeln
23
Zertifikate vorbereiten
24
Werbung aufhängen
2 Personen
25
Technik testen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Preise und Materialien prüfen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Snacks vorbereiten
3 Personen
30
Location öffnen
2 Personen
31
Bereich um die Bühne absperren
2 Personen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
4 Personen
34
Bühne aufbauen
4 Personen
35
Tontechnik anschließen
3 Personen
36
Lichttechnik anschließen
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
39
Jurytisch einrichten
2 Personen
40
Anmeldetisch einrichten
2 Personen

Event

41
Teilnehmende empfangen
3 Personen
42
Publikum empfangen
3 Personen
43
Teilnehmer in den Umkleideraum weisen
2 Personen
44
Eröffnungsmusik starten
45
Begrüßungswort übernehmen
46
Programm ankündigen
47
Auftritte betreuen
3 Personen
48
Musik während der Auftritte steuern
49
Mikrofone wechseln
2 Personen
50
Juryformulare austeilen
51
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
52
Getränke servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Buffet auffüllen
2 Personen
56
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
57
Pausenprogramm gestalten
2 Personen
58
Finalisten bekanntgeben
59
Finale betreuen
3 Personen
60
Abschlussbewertung einholen
2 Personen
61
Gewinner bekanntgeben
62
Preise überreichen
2 Personen
63
Dankeswort vorbereiten
64
Publikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

65
Tonanlage ausschalten
2 Personen
66
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Dekoration entfernen
2 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Ausrüstung sicher verpacken
3 Personen
73
Materialien inventarisieren
2 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
2 Personen
76
Fundgegenstände registrieren
77
Ergebnis mit den Teilnehmern teilen
78
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
Bühnentreppe
StühleAnz. 120
TischeAnz. 12
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
Check-in-Tisch
Jurytisch

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Laptop
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
DI-BoxenAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
KabelmattenAnz. 8

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbandAnz. 2
GirlandenAnz. 12
Hintergrundtuch
SternenfolieAnz. 4
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12

Reinigung

BesenAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
HandfegerAnz. 2

Catering

PreiseAnz. 3
MedaillenbänderAnz. 3
ZertifikateAnz. 30
Einkäufe

Tipps

Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Datum und Auftrittsbedingungen feststehen. Schließe sie spätestens zwei bis drei Wochen vor der Show, damit du Teilnehmer bestätigen und das Programm erstellen kannst.
Frage technische Anforderungen direkt im Anmeldeformular ab: Musikdatei, Mikrofon, Instrumente, Stromanschluss und Aufbauzeit. Sammle alle Audiodateien mindestens sieben Tage vor der Veranstaltung auf einem Laptop.
Plane pro Auftritt einen festen Zeitblock und zusätzlich zwei bis drei Minuten für Ansagen oder Umbauten ein. Bei 15 Beiträgen können diese Übergänge bereits 30 bis 45 Minuten dauern.
Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen, Kabel und LED-Spots nicht erst beim Einlass. Eine vollständige Technikprobe am Veranstaltungstag sollte mindestens 90 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
Lege Jurykriterien und Bewertungsformulare vor dem ersten Auftritt fest. Drucke Teilnehmerliste, Ablaufplan und Zertifikate aus und teile Freiwillige mindestens eine Stunde vor dem Einlass konkreten Aufgaben zu.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Talentshow planen?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Ort, Datum, Anmeldung und Jury. Die Anmeldung sollte zwei bis drei Wochen vor der Show schließen, damit für Bestätigungen und Programmplanung noch genug Zeit bleibt.
Wie viele Auftritte passen in eine Talentshow?: Rechne pro Beitrag mit der Auftrittsdauer plus zwei bis drei Minuten für Moderation und Umbau. Bei 15 Beiträgen solltest du daher zusätzlich etwa 30 bis 45 Minuten Übergangszeit einplanen.
Wann sollte man die Technik einer Talentshow testen?: Führe die vollständige Technikprobe mindestens 90 Minuten vor dem Einlass durch. Prüfe dabei auch Musikdateien, Funkmikrofone, Ersatzbatterien, Verlängerungskabel und die Beleuchtung.
Was braucht die Jury bei einer Talentshow?: Bereite für jedes Jurymitglied ein Bewertungsformular mit den vorher festgelegten Kriterien vor. Lege außerdem einen festen Jurytisch, Stifte und die Teilnehmerliste spätestens 30 Minuten vor Beginn bereit.

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