Zo organiseer je een talentenjacht zonder verrassingen
Begin met het programmaformat, de datum en de locatie voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna bouw je de talentenjacht op rond aanmeldingen, selectie, jury en techniek. Plan optredens pas in zodra je weet hoeveel acts meedoen en test alle muziekbestanden vooraf met laptop, mengpaneel en microfoons. Op de dag zelf bepalen een duidelijk draaiboek, ingedeelde vrijwilligers en een vaste publieksroute of het programma doorloopt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Programmaformat bepalen
2 personen
- 3
Aanmeldformulier maken
- 4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Deelnemers bevestigen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Juryleden benaderen
- 10
Presentator vastleggen
- 11
Fotograaf vastleggen
- 12
Reservering locatie bevestigen
- 13
Reservering materialen maken
- 14
Optredens selecteren
3 personen
- 15
Optredens inplannen
2 personen
- 16
Deelnemers informeren
- 17
Muziekbestanden verzamelen
- 18
Muziekbestanden testen
2 personen
- 19
Beoordelingsformulieren maken
- 20
Prijzen en certificaten regelen
- 21
Draaiboek afdrukken
- 22
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 23
Publieksroute bepalen
2 personen
- 24
Consumpties inkopen
2 personen
- 25
Prijzen ophalen
- 26
Locatiesleutels ophalen
- 27
Boodschappen controleren
2 personen
- 28
Dranken koud zetten
2 personen
- 29
Podiumdelen plaatsen
4 personen
- 30
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
- 31
Lichtapparatuur opbouwen
2 personen
- 32
Zaalindeling uitzetten
2 personen
- 33
Stoelen opstellen
3 personen
- 34
Tafels opstellen
2 personen
- 35
Decoratie ophangen
2 personen
- 36
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 37
Cateringtafel inrichten
2 personen
- 38
Backstage inrichten
2 personen
- 39
Jurytafel inrichten
- 40
Techniek volledig testen
3 personen
- 41
Optredens kort doorlopen
3 personen
Event
- 42
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 43
Deelnemers registreren
2 personen
- 44
Publiek ontvangen
3 personen
- 45
Welkomstwoord verzorgen
- 46
Optredens begeleiden
3 personen
- 47
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
- 48
Pauze aankondigen
- 49
Koffie en thee serveren
2 personen
- 50
Hapjes serveren
2 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Tafels afruimen
2 personen
- 53
Publiek begeleiden
2 personen
- 54
Finalisten aankondigen
- 55
Finale begeleiden
3 personen
- 56
Juryuitslag verwerken
2 personen
- 57
Winnaars bekendmaken
2 personen
- 58
Prijzen uitreiken
2 personen
- 59
Bedankwoord verzorgen
- 60
Publiek uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 61
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
- 62
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
- 63
Podiumdelen afbreken
4 personen
- 64
Decoratie verwijderen
2 personen
- 65
Servies afwassen
3 personen
- 66
Afval verzamelen
3 personen
- 67
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 68
Zaal schoonmaken
3 personen
- 69
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 70
Materialen controleren
2 personen
- 71
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 72
Gevonden voorwerpen bewaren
- 73
Deelnemersfoto’s delen
- 74
Uitslag publiceren
- 75
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Podiumtrap
- Stoelenaantal 120
- Tafelsaantal 12
- Jurytafel
- Kledingrekkenaantal 2
- Klapstoelen backstageaantal 20
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Di-boxenaantal 3
- Laptop
- Muziekafstandsbediening
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Gaffer tapeaantal 4
- Reservebatterijenaantal 16
- Prikbordenaantal 2
- Pijlenbordenaantal 8
- Clipboardsaantal 8
- Pennensetsaantal 4
- Rekenmachinesaantal 2
- USB-sticksaantal 3
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 4
Decoratie
- Achtergronddoek
- Ballonnenbogenaantal 2
- Ballonnenaantal 150
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Sterrenversieringaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Podiumbord
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 6
- Schaaltjesaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Openersaantal 3
- Waterkannenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Toiletborstelsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het format vast voordat je het aanmeldformulier maakt. Noteer bijvoorbeeld de maximale optreedtijd, het aantal acts en of deelnemers alleen of in groepen optreden; zo voorkom je dat je later opnieuw moet selecteren.
- Benader juryleden en een presentator uiterlijk 4 weken voor de talentenjacht. Bevestig daarna wie de beoordelingsformulieren maakt, wie de punten bijhoudt en wie de uitslag presenteert.
- Plan de optredens pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reserveer per act minstens 10 minuten voor opkomst, optreden en wissel, zodat een programma met 12 acts niet direct uitloopt.
- Test muziekbestanden en alle aansluitingen minimaal 7 dagen vooraf. Controleer laptop, muziekafstandsbediening, di-boxen, microfoons, luidsprekers, verlengkabels en reservebatterijen; neem bestanden ook offline mee.
- Maak het draaiboek op volgorde van de klok en druk het af voor de vrijwilligers. Zet daarin ook de publieksroute, backstageplekken, jurytafel, consumpties en het moment waarop prijzen en certificaten worden uitgereikt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een talentenjacht organiseren?
- Begin ongeveer 8 weken van tevoren met datum, locatie en programmaformat. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je minstens 3 weken hebt om aanmeldingen te verwerken en optredens in te plannen.
- Hoeveel tijd geef je deelnemers tijdens een talentenjacht?
- Geef per act een vaste optreedtijd, bijvoorbeeld maximaal 5 minuten. Plan daarnaast ongeveer 5 minuten voor opkomst en wissel; bij 12 acts heb je dan minimaal 2 uur voor het programma nodig.
- Wanneer test je de muziek en apparatuur voor een talentenjacht?
- Test alle muziekbestanden en aansluitingen minimaal 7 dagen vooraf en nogmaals bij de opbouw. Controleer vooral de laptop, het mengpaneel, de microfoons, luidsprekers, di-boxen en verlengkabels.
- Hoeveel juryleden heb je nodig voor een talentenjacht?
- Met 3 juryleden kun je de beoordeling verdelen en voorkom je dat één mening de uitslag bepaalt. Leg de beoordelingscriteria vooraf vast en gebruik voor iedere act hetzelfde formulier.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!