Organiser un concours de talents sans perdre le fil

Un concours de talents repose sur une organisation très séquencée : d’abord les inscriptions et le format, puis la sélection, la technique et le déroulement du spectacle. Prévoyez un vrai espace backstage, un jury installé à part et un conducteur imprimé pour éviter les temps morts. Les fichiers musicaux, les besoins alimentaires et les certificats sont souvent réglés trop tard. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil du public et à la remise des prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Déterminer le format du programme
2 personnes
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Confirmer les participants
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Contacter les membres du jury
10
Réserver un animateur
11
Réserver le photographe
12
Confirmer la réservation du lieu
13
Créer une réservation de matériel
14
Sélectionner les spectacles
3 personnes
15
Planifier les spectacles
2 personnes
16
Informer les participants
17
Rassembler les fichiers musicaux
18
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
19
Préparer les formulaires d’évaluation
20
Prévoir les prix et les certificats
21
Imprimer le déroulé
22
Répartir les bénévoles
2 personnes
23
Définir le parcours du public
2 personnes
24
Acheter les consommations
2 personnes
25
Récupérer les prix
26
Récupérer les clés du lieu
27
Vérifier les courses
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Installer les éléments de scène
4 personnes
30
Installer le matériel sonore
3 personnes
31
Monter l’éclairage
2 personnes
32
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Installer les tables
2 personnes
35
Installer la décoration
2 personnes
36
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
37
Installer la table traiteur
2 personnes
38
Aménager les coulisses
2 personnes
39
Installer la table du jury
40
Tester entièrement la technique
3 personnes
41
Répéter brièvement les performances
3 personnes

Événement

42
Accueillir les participants
3 personnes
43
Enregistrer les participants
2 personnes
44
Accueillir le public
3 personnes
45
Assurer le mot de bienvenue
46
Accompagner les spectacles
3 personnes
47
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
48
Annoncer la pause
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Dégager les tables
2 personnes
53
Guider le public
2 personnes
54
Annoncer les finalistes
55
Encadrer la finale
3 personnes
56
Traiter les résultats du jury
2 personnes
57
Annonce des gagnants
2 personnes
58
Remettre les prix
2 personnes
59
Prononcer les remerciements
60
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

61
Démonter le matériel audio
3 personnes
62
Démonter l’équipement d’éclairage
2 personnes
63
Démonter les éléments de scène
4 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
68
Nettoyer la salle
3 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Vérifier le matériel
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Conserver les objets trouvés
73
Partager les photos des participants
74
Publier les résultats
75
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Table du jury
Portants à vêtementsqté 2
Chaises pliantes backstageqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Caissons DIqté 3
Ordinateur portable
Télécommande musicale
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4
Piles de rechangeqté 16
Panneaux d’affichageqté 2
Panneaux de directionqté 8
Presse-papiersqté 8
Sets de stylosqté 4
Calculatricesqté 2
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Bâche de fond
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Guirlandes de fanionsqté 6
Décoration étoiléeqté 12
Nappesqté 12
Pancarte de scène

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 6
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Ouvre-bouteillesqté 3
Carafes d’eauqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fermez les inscriptions au moins 10 à 14 jours avant le concours. Vous aurez encore le temps de sélectionner les numéros, de confirmer les participants et de vérifier les besoins alimentaires.
Demandez un fichier musical par participant, avec le nom de l’artiste et la durée, puis testez chaque fichier au moins 3 jours avant. Gardez une copie sur l’ordinateur prévu pour la régie et une solution de secours.
Bloquez 30 à 45 minutes avant l’ouverture des portes pour tester les microphones, la table de mixage, les enceintes, les caissons DI, les projecteurs et les rallonges. Les piles de rechange et le ruban gaffer doivent être accessibles en régie.
Remettez au jury les formulaires d’évaluation avant le premier passage et prévoyez une table séparée avec suffisamment de chaises. Sans critères écrits, les décisions prennent plus de temps et les notes deviennent difficiles à comparer.
Imprimez au moins 3 exemplaires du déroulé : un pour l’animateur, un pour la régie et un pour les bénévoles. Indiquez les changements de participants, les pauses, la remise des prix et le parcours du public.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour organiser un concours de talents ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour un concours avec inscriptions, jury, animateur et matériel technique. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les essais des fichiers musicaux et l’impression du déroulé.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de talents ?: Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant la date du spectacle. Ce délai permet de sélectionner les numéros, d’informer les participants et de recueillir les informations manquantes.
Comment organiser la musique d’un concours de talents ?: Demandez les fichiers musicaux dès la confirmation des participants et testez-les au plus tard 3 jours avant l’événement. Nommez chaque fichier avec le nom de l’artiste et prévoyez une copie de secours sur un second support.
Combien de temps prévoir pour les tests techniques ?: Réservez 30 à 45 minutes avant l’arrivée du public pour tester le son, les microphones, l’éclairage et les branchements. Ajoutez une courte répétition avec l’animateur afin de vérifier les annonces et les transitions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.