Zo organiseer je een taartwedstrijd zonder chaos

Begin een taartwedstrijd niet met decoratie, maar met de regels. Leg eerst vast hoeveel taarten deelnemers meenemen, hoe laat ze binnenkomen, welke categorieën er zijn en waarop de jury beoordeelt. Reserveer daarna de ruimte, nodig juryleden uit en open de inschrijving. In de laatste week verwerk je dieetwensen, bevestig je deelnemers en bestel je prijzen. Op de dag zelf draait alles om herkenbare nummers, een aparte jurytafel en genoeg tijd om koffie, thee en dranken klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
2
Ruimte reserveren
3
Juryleden uitnodigen
4
Inschrijving openen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Prijzen bestellen
9
Deelnemers bevestigen
10
Wedstrijdregels publiceren
11
Jurycriteria afdrukken
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Niet-bederfelijke boodschappen doen
2 personen
14
Tafelaankleding voorbereiden
2 personen
15
Nummers en labels maken
2 personen
16
Verse boodschappen doen
2 personen
17
Prijzen inpakken
18
Locatie schoonmaken
3 personen
19
Materialen naar locatie brengen
3 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Jurytafel inrichten
2 personen
22
Presentatietafels aankleden
3 personen
23
Decoratie ophangen
2 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Juryformulieren klaarleggen
27
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Taarten registreren
3 personen
30
Taarten presenteren
3 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Taartporties aansnijden
4 personen
33
Juryleden bedienen
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
36
Juryuitslag verwerken
2 personen
37
Winnaars bekendmaken
2 personen
38
Prijzen uitreiken
2 personen
39
Overgebleven taart verpakken
2 personen

Nazorg

40
Servies afwassen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Materialen terugbrengen
2 personen
46
Restanten gekoeld bewaren
47
Uitslag naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Tafelkledenaantal 8
Krukkenaantal 6

Servies

Dessertbordenaantal 80
Gebaksvorkjesaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Taartmessenaantal 8
Taartplateausaantal 35
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koekendozenaantal 20

Decoratie

Wedstrijdbanner
Vlaggenlijnenaantal 4
Tafeldecoratiesaantal 8

Organisatie

Klembordenaantal 12
Pennenaantal 30
Stemblokkenaantal 70
Tafelnummertjesaantal 35

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer de wedstrijdregels uiterlijk twee weken voor de wedstrijd. Vermeld daarin het maximale aantal inzendingen per deelnemer, de inlevertijd, de categorieën en eventuele allergenen.
Plan de inschrijving met een sluitingsdatum van 7 dagen vooraf. Vraag meteen naam, contactgegevens, taartcategorie en dieet- of allergiewensen uit, zodat je geen deelnemer op het laatste moment hoeft na te bellen.
Maak voor elke taart een nummer, label en vaste plek op een presentatietafel. Houd de deelnemerslijst alleen bij de organisatie; zo kan de jury beoordelen zonder dat namen de uitslag beïnvloeden.
Richt een aparte jurytafel in met jurycriteria, pennen, waterglazen en kleine proefporties. Reserveer daarnaast dessertborden, gebaksvorkjes, taartmessen en serveerlepels voor het uitserveren.
Doe niet-bederfelijke boodschappen enkele dagen eerder en haal verse boodschappen pas kort voor de wedstrijd. Zet dranken vooraf koud en controleer vóór het opstellen of koffiezetapparaten, waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen werken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel juryleden heb je nodig voor een taartwedstrijd?: Werk met minimaal 3 juryleden, zodat één afwijkende mening niet meteen de uitslag bepaalt. Plan de jury uiterlijk 3 weken vooraf en geef de criteria minstens 7 dagen voor de wedstrijd door.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een taartwedstrijd?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 7 dagen voor de wedstrijd. Gebruik die week om deelnemers te bevestigen, dieetwensen te verzamelen, nummers en labels te maken en de deelnemerslijst af te drukken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een taartwedstrijd op te bouwen?: Reserveer 2 tot 3 uur voor het opstellen van tafels en stoelen, het aankleden van de presentatietafels, het inrichten van de jurytafel en het ophangen van decoratie. Zet koffie, thee en koude dranken pas in het laatste uur klaar.
Hoeveel gebaksservies heb je nodig per deelnemer?: Reken minimaal op 1 dessertbord en 1 gebaksvorkje per geplande proefportie, plus ongeveer 10 procent reserve. Leg per tafel ook een taartmes en serveerlepel klaar en controleer vooraf of er genoeg taartplateaus zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.