Organiser un concours de gâteaux sans rien laisser au hasard

Un concours de gâteaux se prépare dans un ordre précis : d’abord le règlement et la salle, puis les inscriptions, le jury et le matériel de dégustation. Prévoyez des critères identiques pour chaque gâteau et une méthode simple pour noter ou voter. Les oublis arrivent surtout à la fin : étiquettes, besoins alimentaires, prix, café et boissons fraîches. Ce plan vous aide à passer de l’appel à candidatures à une installation prête le jour du concours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le règlement du concours
2 personnes
2
Réserver la salle
3
Inviter les membres du jury
4
Ouvrir les inscriptions
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Commander les prix
9
Confirmer les participants
10
Publier le règlement du concours
11
Imprimer les critères du jury
12
Imprimer la liste des participants
13
Faire les courses de produits non périssables
2 personnes
14
Préparer la décoration des tables
2 personnes
15
Créer les numéros et les étiquettes
2 personnes
16
Faire les courses de produits frais
2 personnes
17
Emballer les prix
18
Nettoyer le lieu
3 personnes
19
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer la table du jury
2 personnes
22
Décorer les tables de présentation
3 personnes
23
Installer la décoration
2 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer les formulaires du jury
27
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

28
Accueillir les participants
3 personnes
29
Enregistrer les gâteaux
3 personnes
30
Présenter les gâteaux
3 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Découper les parts de gâteau
4 personnes
33
Accueillir les membres du jury
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Recueillir les votes du public
2 personnes
36
Traiter les résultats du jury
2 personnes
37
Annonce des gagnants
2 personnes
38
Remettre les prix
2 personnes
39
Emballer le gâteau restant
2 personnes

Suivi

40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
43
Nettoyer le lieu
3 personnes
44
Retirer la décoration
2 personnes
45
Rapporter le matériel
2 personnes
46
Conserver les restes au frais
47
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Nappesqté 8
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes à dessertqté 80
Fourchettes à gâteauqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 80
Couteaux à gâteauqté 8
Présentoirs à gâteauxqté 35
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de serviceqté 8
Boîtes de biscuitsqté 20

Décoration

Bannière de compétition
Guirlandes de fanionsqté 4
Décorations de tableqté 8

Organisation

Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Urnes de voteqté 70
Petites cartes de tableqté 35

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez le nombre maximal de participants, le format des gâteaux, les horaires de dépôt et les critères de notation. Ainsi, le jury dispose des mêmes règles pour chaque candidat.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant le concours. Vous aurez le temps de traiter les demandes, de confirmer les participants, de relever les besoins alimentaires et d’imprimer la liste définitive.
Prévoyez une étiquette et un numéro pour chaque gâteau, puis gardez la liste correspondante auprès de l’organisation. Ne comptez pas sur la mémoire du jury, surtout si les dégustations sont anonymes.
Commandez les prix dès que le nombre de catégories est fixé, idéalement 2 à 3 semaines à l’avance. Emballez-les avant l’installation pour éviter de chercher les récompenses au moment de la remise.
Installez la table du jury séparément des tables de présentation et mettez en place assiettes, fourchettes, couteaux et cuillères de service avant l’arrivée du public. Préparez le café et le thé, puis placez les boissons au frais au moins 2 heures avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de gâteaux ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour un concours avec inscriptions, jury et remise de prix. Réservez la salle et établissez le règlement au début, puis gardez les 3 derniers jours pour les achats frais, l’impression et l’installation.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un concours de gâteaux ?: Ouvrez-les environ 3 semaines avant l’événement et fixez une date de clôture 7 jours avant. Ce délai permet de confirmer les participants et de préparer les numéros, les étiquettes et la liste du jury.
Combien de jurés faut-il pour un concours de gâteaux ?: Prévoyez au moins 3 membres du jury pour comparer les résultats et limiter l’effet d’un avis individuel. Envoyez-leur les critères imprimés au plus tard 3 jours avant le concours.
Que faut-il prévoir pour la dégustation des gâteaux ?: Comptez une assiette à dessert et une fourchette par dégustateur, ainsi qu’un couteau à gâteau et une cuillère de service par gâteau présenté. Ajoutez des verres à eau, des serviettes et une solution pour signaler les ingrédients ou allergènes connus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.