Zo organiseer je een taalcursus zonder last-minute problemen

Begin met de datum, docent en leerdoelen; pas daarna leg je de locatie en het lesprogramma vast. Werk vervolgens de aanmeldingen, dieetwensen en deelnemerslijst bij, zodat je materiaal en catering op aantallen kunt afstemmen. Test de laptop, beamer, speaker en microfoon vooraf en richt de ruimte in met duidelijke werkplekken. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, complete cursusmappen en een strak begin van het eerste lesblok.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Cursusdatum bevestigen
2
Docent vastleggen
3
Lesprogramma samenstellen
4
Locatie reserveren
5
Catering reserveren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Cursusmateriaal printen
2 personen
11
Werkbladen bundelen
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Apparatuur testen
2 personen
14
Presentatie klaarzetten

Event

15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimte ventileren
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
19
Cursusmateriaal klaarleggen
2 personen
20
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
21
Deelnemers ontvangen
3 personen
22
Aanwezigheid registreren
2 personen
23
Introductie verzorgen
24
Eerste lesblok begeleiden
25
Pauzedrankjes serveren
2 personen
26
Dranken bijvullen
27
Tweede lesblok begeleiden
28
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
29
Diner serveren
3 personen
30
Servies afruimen
2 personen
31
Derde lesblok begeleiden
32
Oefengesprekken begeleiden
2 personen
33
Afronding en certificaten uitdelen
2 personen
34
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Restanten koelen
36
Afval verzamelen
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Ruimte schoonmaken
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Apparatuur uitschakelen
41
Materialen controleren
42
Geleende spullen retourneren
2 personen
43
Deelnemersinformatie nabesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 32
Ontvangsttafel
Buffettafelaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker
Microfoon

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Waterglazenaantal 36
Dinerbordenaantal 36
Besteksetsaantal 36

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerkommenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Cursusmateriaal

Notitieblokkenaantal 32
Balpennenaantal 40
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 8
Naamkaartjesaantal 36
Certificaatmappenaantal 32

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de docent, datum en locatie in die volgorde. Controleer direct of de ruimte tafels, stoelen, een whiteboard en voldoende stroompunten heeft; regel verlengsnoeren en stekkerdozen als dat niet zo is.
Stuur uitnodigingen met een vaste aanmeldtermijn, bijvoorbeeld 10 dagen voor de cursus. Gebruik daarna één actuele deelnemerslijst voor naamkaartjes, cursusmateriaal, catering en aanwezigheid.
Maak per deelnemer een werkmap met werkbladen, een notitieblok en een balpen. Print en bundel alles minimaal 2 dagen vooraf, zodat ontbrekende pagina’s nog kunnen worden aangevuld.
Test laptop, beamer, projectiescherm, presentatie, speaker en microfoon uiterlijk 1 dag tevoren in de echte ruimte. Leg kabels veilig weg en bewaar een offline kopie van de presentatie.
Zet koffie, thee en water vóór de ontvangst klaar en serveer de pauzedrankjes op een aparte buffettafel. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf, zodat boodschappen en serveerschalen daarop zijn afgestemd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een taalcursus organiseren?: Leg de datum, docent en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de cursus en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen vooraf.
Hoeveel cursusmateriaal moet ik printen?: Print voor iedere aangemelde deelnemer één complete set werkbladen en neem 2 extra sets mee. Leg per deelnemer ook een notitieblok, balpen en naamkaartje klaar.
Wanneer moet je de techniek voor een taalcursus testen?: Test laptop, beamer, scherm, speaker en microfoon minimaal 1 dag vooraf in de cursusruimte. Controleer op de ochtend zelf nog of de presentatie opent en alle kabels goed aangesloten zijn.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 dagen voor de cursus. Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen daarna door aan de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.