Organiser un cours de langue sans rien laisser au hasard
Un cours de langue réussi repose sur une préparation en plusieurs étapes, pas seulement sur le contenu pédagogique. Commencez par confirmer la date, l’intervenant et la salle, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, le matériel imprimé et les tests techniques doivent être réglés assez tôt pour éviter les urgences. Le jour J, prévoyez du temps pour aérer la salle, installer les tables et accueillir chaque participant avant le premier bloc de cours.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date du cours
- 2
Réserver l’intervenant
- 3
Élaborer le programme des cours
- 4
Réserver le lieu
- 5
Réserver le catering
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Mettre à jour la liste des participants
- 10
Imprimer le matériel de cours
2 personnes
- 11
Assembler les fiches de travail
2 personnes
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Tester l'équipement
2 personnes
- 14
Préparer la présentation
Événement
- 15
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 16
Aérer la salle
- 17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 18
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 19
Préparer le matériel de formation
2 personnes
- 20
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 21
Accueillir les participants
3 personnes
- 22
Enregistrer la présence
2 personnes
- 23
Assurer l'accueil
- 24
Encadrer le premier bloc de cours
- 25
Servir les boissons de la pause
2 personnes
- 26
Réapprovisionner les boissons
- 27
Encadrer le deuxième bloc de cours
- 28
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
- 29
Servir le dîner
3 personnes
- 30
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
- 31
Encadrer le troisième bloc de cours
- 32
Animer les entretiens d'entraînement
2 personnes
- 33
Clôture et remise des certificats
2 personnes
- 34
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 35
Réfrigérer les restes
- 36
Rassembler les déchets
2 personnes
- 37
Faire la vaisselle
2 personnes
- 38
Nettoyer l’espace
2 personnes
- 39
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 40
Éteindre l’équipement
- 41
Vérifier le matériel
- 42
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 43
Renvoyer les informations aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 32
- Table d’accueil
- Table de buffetqté 2
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Enceinte portable
- Microphone
Vaisselle
- Tasses à caféqté 36
- Verres à eauqté 36
- Assiettes de dînerqté 36
- Couvertsqté 36
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Saladiers de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteauxqté 4
- Glacièresqté 2
Matériel de cours
- Blocs-notesqté 32
- Stylos à billeqté 40
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 8
- Badges nominatifsqté 36
- Classeurs de certificatsqté 32
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez l’intervenant et la salle avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et ajuster la liste des participants.
- Préparez le programme avant de finaliser les supports. Pour chaque bloc, indiquez la durée, l’objectif et la fiche nécessaire afin d’éviter d’imprimer ou d’assembler du matériel au dernier moment.
- Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les rallonges et l’enceinte au moins 24 heures avant le cours. Une présentation prête ne sert à rien si l’image ou le son ne fonctionne pas.
- Prévoyez une table d’accueil séparée de l’espace de formation. Les badges, les stylos, les blocs-notes et l’enregistrement des présences restent ainsi accessibles pendant que l’intervenant installe son matériel.
- Arrivez environ 60 minutes avant l’accueil des participants. Ce délai permet d’aérer la salle, de placer les tables et les chaises, de préparer le café et le thé et de vérifier les supports de cours.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un cours de langue ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver l’intervenant et le lieu, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de préparer les supports.
- Quand envoyer les invitations pour un cours de langue ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le cours pour mettre à jour les participants et recueillir les informations alimentaires.
- Que faut-il vérifier la veille d’un cours de langue ?
- Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les rallonges, les multiprises et l’équipement audio la veille. Vérifiez aussi que les fiches de travail sont imprimées et assemblées en fonction du nombre d’inscrits.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Comptez au moins 60 minutes avant l’arrivée du premier participant. Il faut notamment aérer la salle, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil, disposer le matériel et mettre en place les boissons.
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