Zo organiseer je een taalcafé dat goed loopt

Begin een taalcafé niet met boodschappen doen, maar met de opzet: welke talen en niveaus komen samen, hoeveel gesprekstafels zijn nodig en wie begeleidt ze? Reserveer daarna de locatie en publiceer datum, programma en aanmeldingen. Verzamel dieetwensen en taalniveaus vóór je de tafels indeelt. In de laatste dagen regel je naamkaartjes, taalspellen, geprint materiaal, servies en drank. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst en een tafelindeling waarin iedereen snel kan aansluiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Locatie reserveren
5
Gespreksbegeleiders benaderen
2 personen
6
Taalniveaus inventariseren
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Gespreksonderwerpen kiezen
2 personen
10
Taalspellen selecteren
2 personen
11
Bevestiging naar deelnemers sturen
12
Route en bereikbaarheid delen
13
Voorraad servies controleren
14
Taalmateriaal printen
2 personen
15
Naamkaartjes voorbereiden
16
Gesprekstafels indelen
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
19
Hapjes voorbereiden
2 personen
20
Locatiesleutels ophalen
21
Ruimte openen
2 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
25
Gespreksmateriaal klaarleggen
2 personen
26
Koffiepunt inrichten
2 personen
27
Hapjes uitstallen
2 personen
28
Naamkaartjes klaarleggen
29
Techniek testen
30
Welkomstteam instrueren
2 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
33
Programma toelichten
34
Eerste gespreksronde begeleiden
5 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
37
Taalspel begeleiden
4 personen
38
Pauzehapjes serveren
2 personen
39
Tweede gespreksronde begeleiden
5 personen
40
Nieuwe deelnemers verwelkomen
2 personen
41
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
42
Avondmaaltijd serveren
3 personen
43
Servies verzamelen
2 personen
44
Derde gespreksronde begeleiden
5 personen
45
Taalspel in kleine groepen begeleiden
4 personen
46
Dranken bijvullen
47
Afsluiting aankondigen
48
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

49
Taalmateriaal verzamelen
2 personen
50
Eten en drinken opruimen
3 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
53
Ruimte schoonmaken
2 personen
54
Afval wegbrengen
2 personen
55
Locatie afsluiten
2 personen
56
Geleende spullen retourneren
2 personen
57
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Krukkenaantal 6
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 45
Glazenaantal 45
Bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Opscheplepelsaantal 6
Schaaltjesaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 3
Koffielepelsaantal 45
Melkkannetjesaantal 4
Suikerkommenaantal 3

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 45
Tafelnummersaantal 8
Pijlbordjesaantal 6
Welkomstbord

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 3
Bezem
Stoffer en blik
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas zodra datum, programma en locatie vaststaan. Vraag meteen naar taalniveau, voorkeurstaal en dieetwensen; zo hoef je deelnemers niet een paar dagen voor het taalcafé opnieuw te benaderen.
Plan per gesprekstafel een begeleider en maak de indeling uiterlijk 2 dagen vooraf. Zet talen en niveaus op tafelnummers of kaartjes, zodat deelnemers bij binnenkomst direct weten waar ze moeten beginnen.
Controleer de ruimte op meer dan stoelen en tafels. Test laptop, beamer, projectiescherm, bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de ontvangst; ontbrekende aansluitingen vallen anders pas bij de opening op.
Print taalopdrachten en leg taalspellen per tafel klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Bereid naamkaartjes en een korte uitleg voor, zodat begeleiders niet tijdens het eerste gesprek materiaal hoeven te zoeken.
Koel dranken en zet koffie, thee, kopjes, glazen, borden en bestek samen bij de ontvangsttafel. Tel het servies vooraf en regel een extra voorraad; vooral kopjes, glazen en kleine schaaltjes blijken vaak te laat gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd van tevoren moet je een taalcafé organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met de datum, locatie, begeleiders en publicatie van het programma. Open daarna de aanmeldingen en sluit de indeling bij voorkeur 2 dagen voor het taalcafé.
Hoe deel je deelnemers in bij een taalcafé?: Verzamel bij de aanmelding het taalniveau en de gewenste gesprekstaal. Maak per tafel een evenwichtige groep en houd ongeveer 4 tot 6 deelnemers per tafel aan, met één gespreksbegeleider als dat nodig is.
Wat moet je klaarzetten voor een taalcafé?: Zet minimaal 30 minuten voor de start de tafels, stoelen, ontvangsttafel, naamkaartjes, tafelnummers en gespreksmaterialen klaar. Controleer ook koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, servies en alle apparatuur.
Wanneer stuur je de bevestiging naar deelnemers?: Stuur de bevestiging zodra de aanmelding is verwerkt en uiterlijk 3 dagen voor het taalcafé. Vermeld daarin het programma, de route, bereikbaarheid, starttijd en eventuele tafel- of taalindeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.