Ein Sprachcafé Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Sprachcafé entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Gespräche sofort beginnen oder erst lange sortiert werden müssen. Lege zuerst Datum, Programm und Ort fest, danach öffnest du die Anmeldung und fragst Sprachniveau sowie Ernährungswünsche ab. Kurz vor dem Termin teilst du die Teilnehmenden auf Gesprächstische ein und bereitest Material, Namensschilder und Getränke vor. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Empfang, gut sichtbare Wegweiser und vollständig eingerichtete Tische.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm veröffentlichen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen öffnen
- 4
Location reservieren
- 5
Gesprächsleiter ansprechen
2 Personen
- 6
Sprachniveaus erfassen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Gesprächsthemen auswählen
2 Personen
- 10
Sprachspiele auswählen
2 Personen
- 11
Bestätigung an Teilnehmer senden
- 12
Route und Erreichbarkeit teilen
- 13
Geschirrbestand prüfen
- 14
Sprachmaterial drucken
2 Personen
- 15
Namensschilder vorbereiten
- 16
Gesprächstische aufstellen
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Getränke kühlen
- 19
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 20
Standortschlüssel abholen
- 21
Raum öffnen
2 Personen
- 22
Tische aufstellen
3 Personen
- 23
Stühle aufstellen
3 Personen
- 24
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
- 25
Gesprächsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 26
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 27
Snacks auslegen
2 Personen
- 28
Namensschilder bereitlegen
- 29
Technik testen
- 30
Welcome-Team einweisen
2 Personen
Event
- 31
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 32
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 33
Programm vorstellen
- 34
Die erste Gesprächsrunde moderieren
5 Personen
- 35
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
- 37
Sprachspiel betreuen
4 Personen
- 38
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 39
Zweite Gesprächsrunde betreuen
5 Personen
- 40
Neue Teilnehmende begrüßen
2 Personen
- 41
Abendessen vorbereiten
3 Personen
- 42
Abendessen servieren
3 Personen
- 43
Geschirr sammeln
2 Personen
- 44
Dritte Gesprächsrunde begleiten
5 Personen
- 45
Sprachspiel in kleinen Gruppen begleiten
4 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
- 47
Abschluss ankündigen
- 48
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 49
Sprachmaterial sammeln
2 Personen
- 50
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 51
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 52
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 53
Raum reinigen
2 Personen
- 54
Müll entsorgen
2 Personen
- 55
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 56
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 57
Teilnehmer verabschieden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 45
- HockerAnz. 6
- Empfangstisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 45
- GläserAnz. 45
- TellerAnz. 45
- BestecksetsAnz. 45
- ServierlöffelAnz. 6
- SchälchenAnz. 10
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 3
- KaffeelöffelAnz. 45
- MilchkännchenAnz. 4
- ZuckerschalenAnz. 3
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 45
- TischnummernAnz. 8
- WegweiserAnz. 6
- Willkommensschild
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 6
Reinigung
- SpülwanneAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
- MülleimerAnz. 3
- Besen
- Handfeger und Kehrblech
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Datum, Programm und Location feststehen. Erfasse neben dem Namen auch das Sprachniveau, damit du Gesprächstische sinnvoll zusammenstellen kannst.
- Schicke die Teilnahmebestätigung spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Nimm darin Route, Erreichbarkeit, Beginn und eventuelle Hinweise zu Getränken oder Snacks auf.
- Plane pro Gesprächstisch ein klares Thema und mindestens ein Sprachspiel ein. Drucke das Material vorab aus und lege es in der richtigen Anzahl an den Tischen bereit.
- Richte den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Stelle Tische, Stühle und Tischnummern auf, bereite den Empfangstisch vor und lege Namensschilder sichtbar aus.
- Kühle Getränke am selben Tag und prüfe vorher Geschirr, Kaffeemaschine, Wasserkocher sowie Thermoskannen. Häufig fehlen nicht die Getränke, sondern Tassen, Servierlöffel oder ein Verlängerungskabel.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Sprachcafé organisieren?
- Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Öffne die Anmeldung anschließend und verschicke die Bestätigung spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin.
- Wie viele Gesprächstische braucht ein Sprachcafé?
- Plane pro Tisch ungefähr 4 bis 6 Personen, damit alle zu Wort kommen. Bei 24 Teilnehmenden sind daher meist 4 bis 6 Gesprächstische sinnvoll, abhängig von den Sprachniveaus.
- Wann sollte man die Sprachmaterialien vorbereiten?
- Wähle Gesprächsthemen und Sprachspiele spätestens 7 Tage vorher aus. Drucke das Material 1 bis 2 Tage vor dem Sprachcafé und lege es am Veranstaltungstag an jedem Tisch bereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Sprachcafés?
- Rechne für Raum, Empfang und Gesprächstische mit mindestens 60 Minuten Aufbauzeit. Hole den Schlüssel früh genug ab, damit Getränke gekühlt und der Raum vor dem Eintreffen geöffnet werden kann.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!