Ein Sprachcafé Schritt für Schritt organisieren
Ein Sprachcafé gelingt, wenn Anmeldung, Sprachniveaus und Gesprächsrunden früh zusammenpassen. Beginne mit Raum, Datum und Uhrzeit und erfasse bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche sowie Sprachkenntnisse. Danach planst du Gesprächsleiter, Themen und Sprachspiele für die vorhandenen Gruppen. Kurz vor dem Termin prüfst du Materialien, Getränke und die Tischaufteilung, damit der Empfang pünktlich starten kann.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Raum reservieren
- 2
Datum und Uhrzeit bestätigen
- 3
Einladungen erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Anmeldebestätigungen versenden
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Sprachniveaus erfassen
- 9
Gesprächsleiter einladen
- 10
Programm einteilen
2 Personen
- 11
Gesprächsthemen wählen
2 Personen
- 12
Sprachspiele auswählen
2 Personen
- 13
Arbeitsblätter erstellen
2 Personen
- 14
Namensschilder vorbereiten
- 15
Tischanordnung festlegen
- 16
Materialien prüfen
2 Personen
- 17
Einkaufsliste prüfen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
- 20
Arbeitsblätter sortieren
Event
- 21
Raum öffnen
2 Personen
- 22
Tische aufstellen
3 Personen
- 23
Stühle aufstellen
3 Personen
- 24
Gesprächsecken einrichten
2 Personen
- 25
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
- 26
Namensschilder bereitlegen
- 27
Arbeitsplatten bereitstellen
2 Personen
- 28
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 29
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 30
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 31
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
- 32
Programm vorstellen
- 33
Teilnehmer an Tischen einteilen
2 Personen
- 34
Die erste Gesprächsrunde moderieren
4 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 37
Zweite Gesprächsrunde betreuen
4 Personen
- 38
Sprachspiel erklären
2 Personen
- 39
Sprachspiel betreuen
4 Personen
- 40
Abendessen servieren
3 Personen
- 41
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 42
Dritte Gesprächsrunde begleiten
4 Personen
- 43
Neue Teilnehmer anmelden
- 44
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 45
Freies Gespräch moderieren
4 Personen
- 46
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
- 47
Verabschiedung der Teilnehmer begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 48
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
- 49
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 50
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 51
Abfall sammeln
2 Personen
- 52
Raum reinigen
3 Personen
- 53
Materialien sortieren
2 Personen
- 54
Kühlboxen leeren
- 55
Raum abschließen
- 56
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 57
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
- 58
Teilnehmernachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- Empfangstisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- TeegläserAnz. 50
- WassergläserAnz. 50
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchüsselnAnz. 8
- KaraffeAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- FlipchartsAnz. 3
- WhiteboardsAnz. 2
- WanduhrenAnz. 2
Schreibmaterial
- MarkerAnz. 24
- StifteAnz. 60
- BleistifteAnz. 30
- RadiergummisAnz. 15
- KlebebandrollenAnz. 4
Spielmaterial
- SprachspielkartenAnz. 8
- WürfelAnz. 8
- SanduhrenAnz. 8
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 50
- TischschilderAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Anmeldefrist etwa 5 bis 7 Tage vor dem Sprachcafé fest. So bleibt Zeit, Anmeldebestätigungen zu verschicken, Sprachniveaus zu sortieren und die Gesprächsgruppen sinnvoll einzuteilen.
- Plane pro Gesprächsecke eine klare Aufgabe und höchstens ein bis zwei Sprachspiele ein. Zu viele Materialien bremsen den Wechsel zwischen den Runden und werden oft nicht mehr erklärt.
- Bereite Namensschilder und Arbeitsblätter spätestens am Vortag vor. Sortiere die Unterlagen nach Gesprächsecke, statt sie erst am Empfangstisch aus einzelnen Stapeln zusammenzusuchen.
- Kühle Getränke einige Stunden vorher und stelle Kaffee, Tee und Wasser getrennt bereit. Häufig fehlen nicht die Getränke, sondern ausreichend Gläser, Tassen oder eine zweite Thermoskanne für die nächste Runde.
- Öffne den Raum mindestens 45 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische, Stühle und Gesprächsecken auf, danach den Empfangstisch; so bleibt Zeit, Verlängerungskabel, Flipcharts und Marker zu prüfen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Sprachcafé organisieren?
- Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit Raum, Datum und Uhrzeit. Die Einladungen sollten spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin verschickt werden, damit du Gruppen und Gesprächsleiter planen kannst.
- Wie viele Gesprächsecken braucht ein Sprachcafé?
- Richte ungefähr eine Gesprächsecke pro 6 bis 8 Teilnehmende ein. Bei 24 Anmeldungen sind daher meist 3 bis 4 Ecken sinnvoll, abhängig von den Sprachstufen und der Zahl der Gesprächsleiter.
- Wann soll ich die Sprachniveaus abfragen?
- Frage das Sprachniveau direkt bei der Anmeldung ab und prüfe die Angaben spätestens 5 Tage vor dem Termin. Dann kannst du Anfänger und Fortgeschrittene passend auf Themen und Gesprächsleiter verteilen.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Sprachcafés?
- Plane mindestens 45 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Materialien und Getränke ein. Bei mehreren Gesprächsecken oder zusätzlicher Technik sind 60 bis 90 Minuten realistischer.
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