Zo organiseer je een synagoge open dag

Begin met de datum, openingstijden en een eenvoudig programma met rondleidingen in vaste rondes. Verwerk aanmeldingen vroeg, zodat je groepen, dieetwensen en het aantal rondleiders kunt afstemmen. Regel daarna vrijwilligers, materiaal en bezoekersinformatie; vooral techniek, bewegwijzering en de ontvangsttafel worden vaak te laat voorbereid. Plan op de dag zelf tijd voor een locatie-inspectie, een briefing en een test van presentaties, microfoons en projectie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Open dag online aankondigen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Rondleiders vastleggen
7
Programma en rondes indelen
2 personen
8
Sprekers en vrijwilligers informeren
9
Reserveringen voor materiaal maken
10
Bezoekersinformatie voorbereiden
2 personen
11
Route- en gedragsborden maken
12
Programmaflyers printen
13
Naambadges voorbereiden
2 personen
14
Presentaties controleren
2 personen
15
Rondleidingen inhoudelijk voorbereiden
3 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Vrijwilligersbriefing houden
3 personen
20
Locatie en zalen inspecteren
2 personen
21
Ingang en nooduitgangen controleren
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
24
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
25
Techniek aansluiten
2 personen
26
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
27
Informatietafels inrichten
3 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
30
Toiletten controleren en aanvullen
31
Hapjes en dranken klaarzetten
3 personen

Event

32
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
33
Bezoekers registreren
2 personen
34
Programma en regels toelichten
35
Bezoekers naar rondleidingen begeleiden
2 personen
36
Rondleidingen geven
3 personen
37
Lezingen begeleiden
2 personen
38
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
39
Hapjes serveren
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Servies afruimen
2 personen
42
Toiletten tussentijds controleren
43
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

44
Techniek uitschakelen
2 personen
45
Locatie volledig opruimen
5 personen
46
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
49
Zalen en toiletten schoonmaken
3 personen
50
Geleende materialen controleren
2 personen
51
Materialen retourneren
2 personen
52
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Ontvangstbalie
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draagbare luidspreker
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveerschalen met dekselaantal 6

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Tafelkleedjesaantal 8
Naambadgehoudersaantal 30
Folderhoudersaantal 8
Pennenaantal 30

Verlichting

LED-tafellampenaantal 6
LED-lichtsnoerenaantal 3

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
EHBO-koffer
Kabelmattenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste rondes en houd per ronde een maximum aan dat één rondleider goed kan begeleiden. Reserveer daarnaast tijd tussen de rondes voor binnenkomst, vragen en eventuele uitloop.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en tel daarna apart hoeveel hapjes, borden, bekers en besteksets nodig zijn. Zet koffie, thee en water op een eigen punt, zodat de ontvangst niet vastloopt.
Geef vrijwilligers vóór de opening een korte briefing met hun plek, taak en route. Bespreek ook wie bezoekers opvangt, wie groepen verzamelt en wie bij een technisch probleem helpt.
Maak route- en gedragsborden groot genoeg om vanaf de ingang te lezen en controleer ze tijdens de locatie-inspectie. Wijs ook de nooduitgangen aan en houd looproutes vrij van tafels, stoelen en kabels.
Test laptop, projector, projectiescherm, luidspreker en draadloze microfoons vóór bezoekers binnenkomen. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig weg en laad powerbanks vooraf op; een presentatie zonder beeld of geluid kost direct een hele ronde.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer je een synagoge open dag?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met datum, openingstijden, aankondiging en het vastleggen van rondleiders. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, programmaverwerking, materiaal en vrijwilligersinformatie.
Hoe deel je rondleidingen in tijdens een synagoge open dag?: Maak vaste rondes met een duidelijk starttijdstip en wijs per ronde een rondleider aan. Plan idealiter 10 tot 15 minuten tussen twee rondes voor verzamelen, vragen en uitloop.
Wanneer houd je de vrijwilligersbriefing?: Houd de briefing op de dag zelf 30 tot 45 minuten vóór opening. Loop daarin de ontvangst, routes, gedragsregels, nooduitgangen, het programma en de taakverdeling door.
Wat controleer je vlak voor de opening van een synagoge open dag?: Controleer minimaal 60 minuten vooraf de ingang, nooduitgangen, bewegwijzering, ontvangsttafel, koffie- en theepunt en alle techniek. Test presentaties en microfoons en controleer of tafels, stoelen en kabels de bezoekersroute niet blokkeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.