Organiser une journée portes ouvertes de synagogue

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple pour les visiteurs et des rôles précis pour l’équipe. Commencez par fixer la date, les horaires et le programme, puis organisez les inscriptions, les visites et les besoins alimentaires. Prévoyez ensuite les guides, les bénévoles, la signalétique et le matériel technique. Le jour venu, l’accueil, la sécurité des salles et le briefing doivent être réglés avant l’arrivée du premier visiteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires d'ouverture
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Annoncer la journée portes ouvertes en ligne
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Fixer les guides
7
Répartir le programme et les rondes
2 personnes
8
Informer les intervenants et les bénévoles
9
Faire les réservations pour le matériel
10
Préparer les informations pour les visiteurs
2 personnes
11
Créer des panneaux de route et de comportement
12
Imprimer les flyers du programme
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Vérifier les présentations
2 personnes
15
Préparer le contenu des visites guidées
3 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Remplir les glacières
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Animer le briefing des bénévoles
3 personnes
20
Inspecter le lieu et les salles
2 personnes
21
Vérifier l’entrée et les sorties de secours
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Aménager la table d'accueil
2 personnes
24
Installer le point café et thé
2 personnes
25
Brancher la technique
2 personnes
26
Installer le matériel de présentation
2 personnes
27
Installer les tables d’information
3 personnes
28
Suspendre la décoration
2 personnes
29
Installer la signalisation
2 personnes
30
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
31
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes

Événement

32
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
33
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
34
Expliquer le programme et les règles
35
Accompagner les visiteurs aux visites guidées
2 personnes
36
Faire des visites guidées
3 personnes
37
Animer les conférences
2 personnes
38
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
39
Servir des amuse-bouches
2 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
42
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
43
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

44
Éteindre la technique
2 personnes
45
Nettoyer entièrement le lieu
5 personnes
46
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
49
Nettoyer les salles et les toilettes
3 personnes
50
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
51
Retourner les matériels
2 personnes
52
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 80
Accueil
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Plats de service avec couvercleqté 6

Décoration

Panneaux d'informationqté 8
Nappesqté 8
Supports de badges nominatifsqté 30
Présentoirs à brochuresqté 8
Stylosqté 30

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 3

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Trousse de premiers secours
Passe-câblesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date et les horaires suffisamment tôt, puis relancez les inscrits 3 à 5 jours avant. Demandez dès l’inscription les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité afin d’éviter les ajustements de dernière minute.
Répartissez les visites en petits groupes et donnez à chaque guide un horaire précis, un contenu préparé et un point de rendez-vous. Gardez au moins 10 minutes entre deux rondes pour absorber les retards et reformer les groupes.
Organisez un briefing des bénévoles 30 à 45 minutes avant l’ouverture. Chacun doit savoir qui tient l’accueil, qui accompagne les visiteurs, qui répond aux questions et qui intervient en cas de problème.
Installez la signalétique avant le briefing : entrée, accueil, salles accessibles, parcours des visites, toilettes et sorties de secours. Vérifiez le parcours depuis la rue jusqu’à la table d’accueil, pas seulement l’intérieur du bâtiment.
Testez la technique au moins 60 minutes avant l’ouverture, avec l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les microphones et les rallonges. Prévoyez des batteries externes et une solution sans projection si une présentation ne fonctionne pas.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour organiser une journée portes ouvertes de synagogue ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Les invitations, les inscriptions, les guides, les bénévoles et les réservations de matériel demandent davantage de délai que l’installation sur place.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez une première invitation 3 à 4 semaines avant, puis une confirmation 3 à 5 jours avant. Indiquez les horaires, les modalités d’inscription, le programme des visites et les éventuels besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour l’accueil et les visites ?: Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, un responsable du programme et un guide par groupe en visite. Ajoutez une personne de renfort dès que plusieurs rondes se déroulent en parallèle ou que l’affluence dépasse 20 visiteurs.
Quand installer les tables, les chaises et le point café ?: Installez le mobilier et l’accueil au moins 90 minutes avant l’ouverture, puis branchez et testez la technique dans la foulée. Remplissez les glacières et préparez les en-cas après l’inspection des salles, environ 45 minutes avant l’arrivée du public.

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