Tag der offenen Tür in der Synagoge organisieren

Beginnen Sie mit Datum, Öffnungszeiten und dem Ablauf der Führungen. Danach teilen Sie Guides, Redner und Freiwillige für feste Zeitfenster ein und richten die Anmeldung ein. Besucher brauchen klare Informationen zu Treffpunkt, Verhalten und Programm; Helfer müssen wissen, wo sie stehen und wann sie übernehmen. Prüfen Sie Räume, Technik, Ein- und Notausgänge spätestens am Vortag. Getränke, Snacks und Namensschilder sollten vor Beginn vollständig vorbereitet sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Tag der offenen Tür online ankündigen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Guide-Einsätze festlegen
7
Programm und Runden einteilen
2 Personen
8
Redner und Freiwillige informieren
9
Materialreservierungen vornehmen
10
Besucherinformationen vorbereiten
2 Personen
11
Wegweiser- und Verhaltensschilder erstellen
12
Programmflyer drucken
13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
14
Präsentationen prüfen
2 Personen
15
Führungen inhaltlich vorbereiten
3 Personen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Kühlboxen füllen
2 Personen
18
Snacks vorbereiten
3 Personen
19
Volunteer-Briefing abhalten
3 Personen
20
Location und Säle besichtigen
2 Personen
21
Eingänge und Notausgänge kontrollieren
2 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Empfangstisch einrichten
2 Personen
24
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
25
Technik anschließen
2 Personen
26
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
27
Informationstische einrichten
3 Personen
28
Dekoration aufhängen
2 Personen
29
Beschilderung anbringen
2 Personen
30
Toiletten kontrollieren und auffüllen
31
Snacks und Getränke bereitstellen
3 Personen

Event

32
Empfangstheke besetzen
2 Personen
33
Besucher registrieren
2 Personen
34
Programm und Regeln erläutern
35
Besucher zu Führungen begleiten
2 Personen
36
Führungen geben
3 Personen
37
Vorträge betreuen
2 Personen
38
Besucherfragen beantworten
2 Personen
39
Snacks servieren
2 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Geschirr abräumen
2 Personen
42
Toiletten zwischendurch kontrollieren
43
Letzte Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

44
Technik ausschalten
2 Personen
45
Location vollständig aufräumen
5 Personen
46
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
49
Säle und Toiletten reinigen
3 Personen
50
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
51
Materialien zurückgeben
2 Personen
52
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 80
Empfangstresen
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
Tragbarer Lautsprecher
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4

Küche

WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2
Servierplatten mit DeckelAnz. 6

Dekoration

InfotafelnAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 30
ProspekthalterAnz. 8
StifteAnz. 30

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 6
LED-LichterkettenAnz. 3

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
Erste-Hilfe-Koffer
KabelmattenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie für jede Führung ein Zeitfenster und eine maximale Gruppengröße fest. Planen Sie zwischen zwei Runden mindestens 15 Minuten für Rückfragen, den Weg durch die Räume und den Wechsel der Guides ein.
Schließen Sie Anmeldungen spätestens 2 Tage vor dem Termin ab und erfassen Sie Ernährungswünsche separat. So können Sie Snacks und Getränke passend vorbereiten, statt am Empfang improvisieren zu müssen.
Halten Sie das Volunteer-Briefing 60 bis 90 Minuten vor der Öffnung ab. Besprechen Sie Empfang, Führungswege, Verhalten in den Räumen, Notausgänge und die Zuständigkeit bei verspäteten Besuchern.
Testen Sie Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone am Vortag gemeinsam am vorgesehenen Platz. Legen Sie Verlängerungskabel und Powerbanks bereit und prüfen Sie, ob alle Präsentationen ohne Internetzugang starten.
Richten Sie den Empfangstisch mindestens 45 Minuten vor der Öffnung ein. Sortieren Sie Namensschilder, Programmflyer und Besucherinformationen so, dass eine Person Gäste begrüßen kann, während eine zweite Anmeldungen oder Fragen bearbeitet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in einer Synagoge ankündigen?: Veröffentlichen Sie Datum und Öffnungszeiten idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Verschicken Sie Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Termin und erinnern Sie angemeldete Gäste 2 bis 3 Tage vorher.
Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür in der Synagoge?: Planen Sie mindestens eine Person am Empfang, eine verantwortliche Person für Technik und Räume sowie einen Guide pro Führungsgruppe ein. Bei parallelen Rundgängen kommt pro zusätzlicher Gruppe mindestens ein weiterer Guide hinzu.
Was muss man bei Führungen durch eine Synagoge vorbereiten?: Bereiten Sie pro Runde einen festen Ablauf von etwa 30 bis 45 Minuten vor, einschließlich Begrüßung, Erklärungen und Zeit für Fragen. Prüfen Sie außerdem vorab die Wegweiser, Verhaltensschilder und die Zugänglichkeit aller vorgesehenen Räume.
Wann sollte man Technik und Räume für den Tag der offenen Tür prüfen?: Besichtigen und prüfen Sie die Räume, Eingänge und Notausgänge spätestens am Vortag. Schließen Sie die Technik am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor der Öffnung an, damit noch Zeit für einen Ersatz oder eine Umstellung bleibt.

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