Zo organiseer je een SUP-estafette
Een SUP-estafette staat of valt met een veilige waterroute, een duidelijke wissel en een strakke startindeling. Begin daarom niet met hapjes of aankleding, maar met de locatie, vergunningen en controle van het water. Verzamel daarna de aanmeldingen, deel deelnemers in teams in en leg materiaal en veiligheidsafspraken vast. Op de dag zelf moeten inschrijving, wedstrijdzone, startnummers en tijdwaarneming al klaarstaan voordat de eerste deelnemer het water op gaat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Deelnemers uitnodigen
2 personen
- 2
Aanmeldformulier openen
- 3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Teams samenstellen
2 personen
- 6
Startindeling maken
2 personen
- 7
Locatie reserveren
- 8
Vergunningen controleren
- 9
Waterroute controleren
2 personen
- 10
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
- 11
Weersverwachting controleren
- 12
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 13
Leveringen bevestigen
- 14
Boodschappenlijst controleren
- 15
Boodschappen doen
2 personen
- 16
SUP-materiaal ophalen
3 personen
- 17
Materiaal technisch controleren
3 personen
- 18
Startnummers voorbereiden
2 personen
- 19
Wedstrijdschema afdrukken
- 20
Catering voorbereiden
3 personen
- 21
Dranken koud zetten
2 personen
- 22
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 23
Tafels en tenten plaatsen
4 personen
- 24
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 25
Wedstrijdzone afzetten
3 personen
- 26
Boeien en keerpunten leggen
3 personen
- 27
Start- en finishlijn markeren
2 personen
- 28
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
- 29
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 30
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
- 31
Registratie openen
3 personen
- 32
Startnummers uitdelen
2 personen
- 33
Peddels en zwemvesten uitgeven
3 personen
- 34
Materiaal pasvorm controleren
2 personen
- 35
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
- 36
Warming-up begeleiden
2 personen
- 37
Eerste estafette starten
3 personen
- 38
Tussenstanden registreren
2 personen
- 39
Wisselzones begeleiden
4 personen
- 40
Waterveiligheid bewaken
3 personen
- 41
Dranken bijvullen
2 personen
- 42
Hapjes serveren
3 personen
- 43
Gebruikte bekers inzamelen
2 personen
- 44
Finalisten bekendmaken
- 45
Finale voorbereiden
3 personen
- 46
Finale begeleiden
4 personen
- 47
Uitslag controleren
2 personen
- 48
Prijzen uitreiken
2 personen
- 49
Avondcatering serveren
3 personen
- 50
Verlichting inschakelen
2 personen
- 51
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
- 52
SUPs uit het water halen
4 personen
- 53
SUP-materiaal afspoelen
3 personen
- 54
Boeien en lijnen opruimen
3 personen
- 55
Tafels en tenten afbreken
4 personen
- 56
Afval verzamelen
3 personen
- 57
Servies en materiaal afwassen
3 personen
- 58
Terrein schoonmaken
3 personen
- 59
Verlichting uitschakelen
2 personen
- 60
Materiaal inventariseren
2 personen
- 61
Materiaal droog opslaan
3 personen
- 62
Geleend materiaal retourneren
2 personen
- 63
Overgebleven catering opruimen
2 personen
- 64
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 65
Borgmaterialen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- SUP-boardsaantal 12
- SUP-peddelsaantal 16
- SUP-leashesaantal 16
- Zwemvestenaantal 20
- Reservepeddelsaantal 4
- Wedstrijdboeienaantal 8
- Ankerlijnenaantal 8
- Startlijn
- Finishlijn
- Reddingsboeienaantal 3
- Werphakenaantal 2
- Fluitjesaantal 6
- Teamhesjesaantal 60
- Startnummersaantal 60
- Pionnenaantal 24
- Stopwatchesaantal 4
- Waterdichte tassenaantal 6
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Inklaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Statafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Opbergkrattenaantal 12
- Afzethekkenaantal 12
Apparatuur
- Accuspeaker
- Draadloze microfoon
- Megaphone
- Powerbanksaantal 4
- Verlengkabelsaantal 3
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Acculampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Schenkkannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Serveerbladenaantal 6
- Voedselbakkenaantal 12
- IJsblokjesbakkenaantal 4
Decoratie
- Podiumvrije prijsstandaard
- Prijzen en medaillesaantal 12
- Teamvlaggenaantal 12
- Routebordenaantal 10
- Krijtbordenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Afwasteilenaantal 3
- Wasrekkenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de waterroute en veiligheidscontrole vóór je teams indeelt. Controleer obstakels, in- en uitstappunten en de plek van de wedstrijdboeien; leg ook vast waar reddingsboeien en werphaken liggen.
- Sluit de inschrijving op een vaste termijn, bijvoorbeeld 7 dagen voor de estafette. Dan kun je teams, startnummers en de startindeling tijdig maken en deelnemersinformatie versturen.
- Reserveer per deelnemer een passend SUP-board, peddel, leash en zwemvest en houd reservepeddels achter de hand. Controleer het materiaal technisch bij ophalen, niet pas aan de waterkant.
- Zet de wedstrijdzone vóór de briefing af met pionnen of afzethekken en markeer start- en finishlijn duidelijk. Leg wedstrijdschema, stopwatches, fluitjes en een megaphone bij de wedstrijdleiding.
- Regel catering en logistiek op tijd: zet dranken koud, bereid hapjes voor en plaats partytenten, tafels en stoelen vóór de ontvangst. Gebruik waterdichte tassen voor startnummers, telefoons en andere spullen die niet nat mogen worden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een SUP-estafette organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met locatie, vergunningen en veiligheidsplan. Open de inschrijving uiterlijk 3 weken voor de estafette en sluit die ongeveer 7 dagen vooraf voor de definitieve teamindeling.
- Hoeveel deelnemers zitten er in een SUP-estafetteteam?
- Bepaal het aantal deelnemers per team op basis van de beschikbare boards en de lengte van de route. Houd per wissel extra tijd aan voor veilig op- en afstappen; maak de definitieve teams zodra de inschrijving sluit.
- Wat heb je nodig voor de veiligheid bij een SUP-estafette?
- Voor iedere deelnemer heb je een zwemvest en SUP-leash nodig, plus reddingsboeien, werphaken en fluitjes langs de wedstrijdzone. Controleer de weersverwachting op de dag zelf en wijs vóór de start minimaal één persoon aan voor toezicht op het water.
- Wanneer controleer je het SUP-materiaal?
- Controleer boards, peddels, leashes en zwemvesten bij het ophalen of uiterlijk één dag voor de estafette. Doe vlak voor de start nog een korte visuele controle en leg reservepeddels en waterdichte tassen direct bereikbaar klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.