Organiser un relais de SUP, étape par étape

Un relais de SUP demande de régler la logistique sportive avant de penser à l’accueil. Commence par les inscriptions et les besoins alimentaires, puis forme les équipes et construis le tableau de départ. En parallèle, réserve le site, vérifie les autorisations et valide le parcours nautique. La dernière phase sert à contrôler la météo, le matériel, le balisage et les horaires afin que chaque participant sache où aller et quand prendre le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Inviter les participants
2 personnes
2
Ouvrir le formulaire d’inscription
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Former les équipes
2 personnes
6
Établir le tableau de départ
2 personnes
7
Réserver le lieu
8
Vérifier les autorisations
9
Vérifier le parcours nautique
2 personnes
10
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
11
Vérifier les prévisions météo
12
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
13
Confirmer les livraisons
14
Vérifier la liste des courses
15
Faire les courses
2 personnes
16
Récupérer le matériel de SUP
3 personnes
17
Vérifier techniquement le matériel
3 personnes
18
Préparer les dossards
2 personnes
19
Imprimer le planning du match
20
Préparer le service traiteur
3 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Installer les tables et les tentes
4 personnes
24
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
25
Balisage de la zone de compétition
3 personnes
26
Installer les bouées et les points de virage
3 personnes
27
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
2 personnes
28
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
29
Tester le système de sonorisation
2 personnes
30
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

31
Ouvrir l’inscription
3 personnes
32
Distribuer les dossards
2 personnes
33
Distribuer les pagaies et les gilets de sauvetage
3 personnes
34
Vérifier l’ajustement du matériel
2 personnes
35
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
36
Animer l'échauffement
2 personnes
37
Lancer le premier relais
3 personnes
38
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
39
Gérer les zones de transition
4 personnes
40
Surveiller la sécurité dans l’eau
3 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Collecter les gobelets utilisés
2 personnes
44
Annoncer les finalistes
45
Préparer la finale
3 personnes
46
Encadrer la finale
4 personnes
47
Vérifier les résultats
2 personnes
48
Remettre les prix
2 personnes
49
Servir le catering du soir
3 personnes
50
Allumer l’éclairage
2 personnes
51
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

52
Sortir les SUP de l’eau
4 personnes
53
Rincer le matériel de SUP
3 personnes
54
Ranger les bouées et les lignes
3 personnes
55
Démonter les tables et les tentes
4 personnes
56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
58
Nettoyer le site
3 personnes
59
Éteindre l’éclairage
2 personnes
60
Inventorier le matériel
2 personnes
61
Stocker le matériel au sec
3 personnes
62
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
63
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
64
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
65
Rassembler les matériaux de caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Planches de SUPqté 12
Pagaies de SUPqté 16
Leashes SUPqté 16
Gilets de sauvetageqté 20
Pagaies de rechangeqté 4
Bouées de compétitionqté 8
Lignes d’ancrageqté 8
Ligne de départ
Ligne d’arrivée
Bouées de sauvetageqté 3
Hameçons de lancerqté 2
Siffletsqté 6
Chasubles d’équipeqté 60
Numéros de départqté 60
Cônesqté 24
Chronomètresqté 4
Sacs étanchesqté 6

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 24
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12
Barrières de sécuritéqté 12

Équipement

Enceinte sur batterie
Micro sans fil
Mégaphone
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes sur batterieqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Carafesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Présentoir de prix sans podium
Prix et médaillesqté 12
Drapeaux d’équipeqté 12
Panneaux de directionqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Étendoirsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 3 à 4 semaines avant le relais. Demande dès le formulaire les informations alimentaires, le niveau de pratique et les coordonnées utiles pour éviter les corrections de dernière minute.
Forme les équipes dès que les inscriptions sont stabilisées, puis diffuse un tableau de départ avec les horaires et les numéros. Garde une marge d’au moins 15 minutes entre l’accueil et le premier départ pour absorber les retards.
Contrôle le parcours nautique et le plan de sécurité avant l’installation. Vérifie notamment les bouées, les lignes d’ancrage, les gilets, les leashes et les pagaies de rechange, puis fais un contrôle technique du matériel le jour précédent.
Prépare l’accueil séparément de la zone de compétition : bureau d’inscription, numéros de départ, tentes, tables et signalétique doivent être installés avant l’arrivée des participants. Place les consignes visibles près du départ et de l’arrivée.
Regarde les prévisions météo 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Mets les boissons au frais, prépare les en-cas et confirme les livraisons avant l’installation, car ces éléments sont souvent reportés jusqu’à ce qu’il soit trop tard.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais de SUP ?: Prévois au moins 3 à 4 semaines pour les inscriptions, la réservation du site, les autorisations et la constitution des équipes. Réserve les 48 dernières heures au contrôle météo, aux livraisons et à la vérification du matériel.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un relais de SUP ?: Ouvre le formulaire environ 4 semaines avant l’événement et fixe une date de clôture 7 à 10 jours avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et établir le tableau de départ.
Que faut-il vérifier la veille d’un relais de SUP ?: La veille, contrôle chaque planche, pagaie, leash et gilet, ainsi que les bouées et les lignes d’ancrage. Vérifie aussi les prévisions, les livraisons, les numéros de départ et le matériel d’accueil pour éviter une installation incomplète.
Combien de temps avant le départ faut-il installer le site ?: Commence l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée prévue des participants. Le bureau d’inscription, les tentes, le balisage, les tables et le système d’annonce doivent être prêts 30 minutes avant le premier départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.