Zo organiseer je een Suikerfeestviering

Begin een Suikerfeestviering met de datum, gastenlijst en locatie; daarna leg je het programma en de catering vast. Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding, zodat je niet op het laatste moment menu’s hoeft aan te passen. Plan ruimte voor ontvangst, eten, koffie en kinderactiviteiten. Controleer uiterlijk een week vooraf of tafels, stoelen, servies, warmhoudbakken en geluidsapparatuur beschikbaar zijn. De laatste dag draait vooral om koelen, wassen, klaarzetten en het ophalen van sleutels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en gastenlijst vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma en tijden vastleggen
2 personen
7
Kinderactiviteiten kiezen
2 personen
8
Muziekselectie samenstellen
9
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
10
Cateringbestelling plaatsen
11
Tafels en stoelen reserveren
12
Geluid en microfoon testen
2 personen
13
Naamkaartjes maken
2 personen
14
Welkomstbord maken
15
Cadeautasjes samenstellen
3 personen
16
Versiering controleren
17
Spelmateriaal controleren
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Vers fruit wassen
2 personen
20
Gebak en koekjes bestellen
21
Koude dranken koelen
2 personen
22
Tafellopers strijken
23
Locatie sleutels ophalen
24
Locatie ventileren
2 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen opstellen
4 personen
27
Buffettafels plaatsen
3 personen
28
Tafellopers neerleggen
2 personen
29
Servies klaarzetten
3 personen
30
Bestek klaarzetten
2 personen
31
Glazen klaarzetten
2 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Welkomsttafel inrichten
2 personen
34
Cadeautafel inrichten
2 personen
35
Kinderhoek inrichten
2 personen
36
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
37
Muziek en microfoon testen
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Salades voorbereiden
3 personen
40
Desserts portioneren
3 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
42
Buffet op temperatuur brengen
3 personen
43
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
44
Afvalbakken plaatsen
2 personen
45
Ontvangstteam klaarzetten
2 personen

Event

46
Gasten verwelkomen
3 personen
47
Jassen en tassen aannemen
2 personen
48
Cadeautasjes uitdelen
2 personen
49
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Gasten naar tafels begeleiden
2 personen
53
Openingswoord verzorgen
54
Buffet openen
2 personen
55
Buffetgerechten aanvullen
4 personen
56
Tafels afruimen
3 personen
57
Koffie en thee serveren
2 personen
58
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
59
Dessertbuffet openen
2 personen
60
Desserts serveren
3 personen
61
Muziek verzorgen
62
Laatste drankronde serveren
2 personen
63
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Cadeautafel leeghalen
2 personen
65
Overgebleven eten verpakken
3 personen
66
Afval sorteren
3 personen
67
Servies verzamelen
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Servies afwassen
4 personen
71
Keuken schoonmaken
3 personen
72
Zaal stofzuigen
2 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
75
Geleende spullen controleren
2 personen
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Kledingrek
Tafelkleedtafelsaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Koffiekopjesaantal 75
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 75
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Eetlepelsaantal 80
Serveertangenaantal 10
Opscheplepelsaantal 10
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelboxenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
LED-lichtslingersaantal 6
Theelichthoudersaantal 12
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 70
Cadeautasjesaantal 60

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothmuziekspeler

Sportmateriaal

Kinderspellenaantal 8
Kleurpotlodenaantal 10
Kleurplatenaantal 70
Speelkleedaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en programma eerst vast en verstuur de uitnodigingen daarna. Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en het aantal kinderen, zodat je catering en activiteiten op aantallen kunt afstemmen.
Bereken de catering pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd aparte hoeveelheden aan voor warme gerechten, gebak en koekjes, vers fruit en koude dranken; bestel gebak enkele dagen vooraf en koel dranken uiterlijk de avond ervoor.
Maak de zaalindeling vóór je de locatie bezoekt. Reserveer naast gewone tafels en stoelen ook buffettafels, voldoende serveerschalen en opscheplepels, zodat het buffet niet op de eettafels hoeft te staan.
Plan kinderactiviteiten als vast onderdeel van het programma en controleer het spelmateriaal de dag ervoor. Zet naamkaartjes, een welkomstbord en cadeautasjes apart bij de ingang; die worden bij het opbouwen makkelijk vergeten.
Plan de opbouw met een concrete volgorde: sleutels ophalen, ventileren, tafels plaatsen, versiering controleren, buffet klaarzetten en geluid testen. Test microfoon en muziek minstens 30 minuten vóór ontvangst en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen bij elkaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Suikerfeestviering organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het feest, zodat je catering en dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een Suikerfeestviering?: Bereken de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal aangemelde volwassenen en kinderen. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en bestel gebak en koekjes minimaal 3 dagen vooraf; stem warme gerechten af op het moment waarop de maaltijd begint.
Wanneer moet je tafels, stoelen en servies regelen voor het Suikerfeest?: Reserveer tafels, stoelen, buffettafels en servies uiterlijk 3 weken vooraf. Controleer alles 2 dagen voor de viering en tel dinerborden, dessertborden, glazen, kopjes en bestek opnieuw na voordat je de zaal opbouwt.
Wat moet je de dag voor een Suikerfeestviering voorbereiden?: Koel de dranken, was het vers fruit, controleer versiering en spelmateriaal en zet naamkaartjes en cadeautasjes klaar. Strijk de tafellopers en maak de opbouwlijst af; plan op de dag zelf minstens 2 uur voor ventileren, tafels opstellen en het testen van geluid en microfoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.