Organiser une célébration de l’Aïd sans rien oublier

Une célébration de l’Aïd se prépare dans un ordre précis : fixer la date, confirmer les invités, réserver le lieu, puis construire le repas et le programme. Les oublis arrivent souvent juste avant l’accueil : besoins alimentaires non recueillis, boissons pas assez fraîches, matériel audio non testé ou clés récupérées trop tard. Ce plan vous aide à répartir les 77 tâches et les 52 fournitures, du premier choix d’organisation jusqu’à l’installation des tables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et la liste des invités
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
7
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
8
Composer la sélection musicale
9
Calculer les quantités de catering
2 personnes
10
Passer la commande traiteur
11
Réserver des tables et des chaises
12
Tester le son et le micro
2 personnes
13
Créer des badges nominatifs
2 personnes
14
Créer le panneau d’accueil
15
Composer des sachets-cadeaux
3 personnes
16
Vérifier la décoration
17
Vérifier le matériel de jeu
18
Faire les courses
3 personnes
19
Laver les fruits frais
2 personnes
20
Commander des pâtisseries et des biscuits
21
Refroidir les boissons fraîches
2 personnes
22
Repasser les chemins de table
23
Récupérer les clés du lieu
24
Ventiler le lieu
2 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Installer les tables du buffet
3 personnes
28
Installer les chemins de table
2 personnes
29
Préparer la vaisselle
3 personnes
30
Mettre les couverts en place
2 personnes
31
Préparer les verres
2 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer la table d’accueil
2 personnes
34
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
35
Aménager l’espace enfants
2 personnes
36
Installer le système son
2 personnes
37
Tester la musique et le micro
2 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Préparer les salades
3 personnes
40
Portionner les desserts
3 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Mettre le buffet à température
3 personnes
43
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
2 personnes
44
Installer les poubelles
2 personnes
45
Préparer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

46
Accueillir les invités
3 personnes
47
Prendre les manteaux et les sacs
2 personnes
48
Distribuer les sacs-cadeaux
2 personnes
49
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Accompagner les invités à leurs tables
2 personnes
53
Faire le discours d’ouverture
54
Ouvrir le buffet
2 personnes
55
Réapprovisionner les plats du buffet
4 personnes
56
Dégager les tables
3 personnes
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
59
Ouvrir le buffet de desserts
2 personnes
60
Servir les desserts
3 personnes
61
Fournir la musique
62
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
63
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

64
Dégager la table des cadeaux
2 personnes
65
Emballer les restes
3 personnes
66
Trier les déchets
3 personnes
67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Faire la vaisselle
4 personnes
71
Nettoyer la cuisine
3 personnes
72
Passer l’aspirateur dans la salle
2 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Démonter la sono
2 personnes
75
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
76
Retourner les matériels de location
2 personnes
77
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 4
Portant à vêtements
Tables nappéesqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Bol à soupeqté 75
Tasses à caféqté 75
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 70
Cuillères à caféqté 75
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillères à soupeqté 80
Pinces de serviceqté 10
Louchesqté 10
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Glacièresqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Chemins de tableqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Porte-bougies chauffe-platqté 12
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 70
Sacs cadeauxqté 60

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lecteur de musique Bluetooth

Matériel de sport

Jeux pour enfantsqté 8
Crayons de couleurqté 10
Coloriagesqté 70
Tapis de jeuqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Aspirateur

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les inscriptions. Fixez une date limite de réponse et recueillez en même temps les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires afin d’ajuster les quantités du traiteur avant la commande.
Établissez le déroulé avant de choisir les activités. Prévoyez des horaires distincts pour l’accueil, le repas, le café, les activités des enfants et les temps de rangement, puis transmettez ce programme aux personnes qui vous aident.
Vérifiez le matériel qui peut bloquer la réception au moins 24 heures avant. Testez le son et le micro, contrôlez les machines à café, bouilloires et bacs de maintien au chaud, et assurez-vous que les tables, chaises et tables de buffet sont disponibles.
Ne gardez pas les achats frais pour le dernier moment. Refroidissez les boissons à l’avance, lavez les fruits le jour prévu, et commandez les pâtisseries et biscuits assez tôt pour éviter une rupture ou une livraison décalée.
Préparez l’accueil et les détails visibles avant l’installation finale. Les badges nominatifs, le panneau d’accueil, les sachets-cadeaux, les chemins de table repassés et le portant à vêtements doivent être regroupés au même endroit pour être installés rapidement.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une célébration de l’Aïd ?: Envoyez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant la célébration. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant afin de finaliser le traiteur et les besoins alimentaires.
Quelle quantité de nourriture prévoir pour l’Aïd ?: Basez la commande sur le nombre d’inscrits confirmé, puis ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les portions supplémentaires et les invités non prévus. Séparez les quantités du repas, des pâtisseries, des biscuits et des boissons pour éviter de sous-estimer un seul poste.
Quand tester le son et le micro ?: Faites un premier contrôle la veille et un second test après l’installation, au moins 1 heure avant l’arrivée des invités. Vérifiez aussi les câbles, l’alimentation électrique et le niveau sonore dans toute la salle.
Quand installer les tables et le buffet ?: Récupérez les clés et aérez le lieu dès l’accès disponible, puis commencez l’installation au moins 2 heures avant l’accueil. Gardez les tables de buffet accessibles et prévoyez ensuite un dernier contrôle de la vaisselle, des boissons et de la signalétique.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.