Cómo organizar una celebración del Eid paso a paso

Organizar una celebración del Eid resulta más sencillo si empiezas por la fecha, el número de invitados y el lugar. Después puedes cerrar el catering, el programa y todo lo necesario para recibir a familias con necesidades distintas. La mayoría de los problemas aparecen al final: faltan confirmaciones, bebidas frías, espacio para los niños o tiempo para montar las mesas. Este plan te ayuda a trabajar en el orden correcto y a reservar margen para los últimos preparativos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y la lista de invitados
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Definir el programa y los horarios
2 personas
7
Elegir actividades infantiles
2 personas
8
Preparar la selección musical
9
Calcular las cantidades de catering
2 personas
10
Realizar el pedido de catering
11
Reservar mesas y sillas
12
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
13
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
14
Hacer el cartel de bienvenida
15
Preparar bolsas de regalo
3 personas
16
Comprobar la decoración
17
Comprobar el material de juego
18
Hacer la compra
3 personas
19
Lavar la fruta fresca
2 personas
20
Pedir pasteles y galletas
21
Enfriar bebidas frías
2 personas
22
Planchar los caminos de mesa
23
Recoger las llaves del lugar
24
Ventilar el recinto
2 personas
25
Montar mesas
4 personas
26
Colocar las sillas
4 personas
27
Colocar mesas de buffet
3 personas
28
Colocar caminos de mesa
2 personas
29
Preparar la vajilla
3 personas
30
Preparar cubiertos
2 personas
31
Preparar los vasos
2 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
34
Montar la mesa de regalos
2 personas
35
Montar el rincón infantil
2 personas
36
Montar el sistema de sonido
2 personas
37
Probar la música y el micrófono
2 personas
38
Preparar aperitivos
4 personas
39
Preparar ensaladas
3 personas
40
Porcionar postres
3 personas
41
Preparar café y té
2 personas
42
Poner el buffet a temperatura
3 personas
43
Colocar carteles de alérgenos
2 personas
44
Colocar cubos de basura
2 personas
45
Preparar el equipo de recepción
2 personas

Evento

46
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
47
Recibir abrigos y bolsos
2 personas
48
Repartir bolsas de regalo
2 personas
49
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Acompañar a los invitados a las mesas
2 personas
53
Dar el discurso de apertura
54
Abrir el buffet
2 personas
55
Reponer los platos del bufé
4 personas
56
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
57
Servir café y té
2 personas
58
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
59
Abrir el buffet de postres
2 personas
60
Servir los postres
3 personas
61
Proporcionar la música
62
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
63
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

64
Vaciar la mesa de regalos
2 personas
65
Empaquetar la comida sobrante
3 personas
66
Clasificar residuos
3 personas
67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Lavar la vajilla
4 personas
71
Limpiar la cocina
3 personas
72
Pasar la aspiradora en el recinto
2 personas
73
Limpiar los baños
2 personas
74
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
75
Comprobar los objetos prestados
2 personas
76
Devolver el material alquilado
2 personas
77
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 4
Perchero
Mesas con mantelcant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Platos de postrecant. 75
Tazones para sopacant. 75
Tazas de cafécant. 75
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 70
Cucharillas de cafécant. 75
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharas soperascant. 80
Pinzas de servircant. 10
Cucharonescant. 10
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Neveras portátilescant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Portavelascant. 12
Cartel de bienvenida
Tarjetas de nombrecant. 70
Bolsas de regalocant. 60

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Reproductor de música Bluetooth

Material deportivo

Juegos infantilescant. 8
Lápices de colorescant. 10
Libros para colorearcant. 70
Alfombra de juegocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 6
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Aspiradora

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y la lista inicial de invitados antes de enviar las invitaciones. Pide las confirmaciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, al menos 7 días antes de la celebración.
Define el programa con horas de inicio, comida, café, actividades infantiles y despedida. Comunica quién se encarga de cada parte para que el montaje, la música y el micrófono no dependan de una sola persona.
Calcula el catering a partir de las confirmaciones, no de una estimación optimista. Encarga con antelación los pasteles y las galletas, y deja preparados recipientes herméticos y papel de aluminio para conservar las sobras.
Reserva mesas, sillas y mesas de buffet con tiempo, y comprueba que haya vajilla para cada servicio: cena, postre, sopa, café y bebidas. El día anterior enfría las bebidas y prepara las tarjetas con nombres y el cartel de bienvenida.
Reserva las últimas horas para el lugar: recoge las llaves, ventila el recinto, monta las mesas y prueba el sonido y el micrófono. Lava la fruta fresca, revisa la decoración y comprueba el material de juego antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración del Eid?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar y enviar las invitaciones. Deja cerrados el número de invitados, las preferencias dietéticas y el catering como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo debo pedir la confirmación de asistencia?: Incluye una fecha límite en la invitación y pide la respuesta 7 días antes del Eid. Así puedes calcular las cantidades de comida, preparar las tarjetas con nombres y ajustar las sillas y las mesas.
¿Qué se prepara el día anterior a la celebración del Eid?: El día anterior puedes enfriar las bebidas, planchar los caminos de mesa, preparar las bolsas de regalo y dejar lista la decoración. También conviene revisar la vajilla, el material infantil y las preferencias dietéticas recibidas.
¿Cuánto tiempo necesito para montar el lugar?: Reserva al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados para recoger las llaves, ventilar, montar las mesas y colocar el buffet. Haz la prueba de sonido y micrófono dentro de ese margen, no cuando ya haya empezado el programa.

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