Eine Studienreise Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Studienreise entscheidet die Reihenfolge über den Ablauf: Erst legst du Reiseziel und Programm fest, dann klärst du Teilnehmende, Genehmigungen und Transport. Danach folgen Besuchsorte, Führungen und Verpflegung. Plane außerdem feste Zeitpunkte für Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte ein. Kurz vor der Abfahrt prüfst du Route, Tickets, Gruppenlisten und alle Unterlagen, damit am Treffpunkt niemand suchen muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Reiseziel und Programm festlegen
2 Personen
2
Teilnehmerliste erstellen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Notfallkontakte sammeln
7
Genehmigungen prüfen
2 Personen
8
Transport reservieren
2 Personen
9
Besuchslocation reservieren
10
Führung buchen
11
Mittagslocation reservieren
12
Bestätigungen sammeln
13
Programm an Teilnehmer senden
14
Reiseregeln an Teilnehmer senden
15
Route und Einstiegsort prüfen
2 Personen
16
Teilnehmer in Gruppen einteilen
2 Personen
17
Betreuer den Gruppen zuordnen
2 Personen
18
Kontaktdaten prüfen
19
Rechnungen und Tickets überprüfen
20
Lernmaterial zusammenstellen
3 Personen
21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
22
Arbeitsblätter ausdrucken
2 Personen
23
Gruppenlisten drucken
24
Notrufnummern ausdrucken
25
Diätmahlzeiten bestätigen
26
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Kühlboxen füllen
2 Personen
29
Materialien pro Gruppe verpacken
3 Personen
30
Reisedokumente bereitlegen
31
Wettervorhersage prüfen
32
Teilnehmende an die Abfahrtszeit erinnern

Event

33
Sammelpunkt vorbereiten
3 Personen
34
Anwesenheit erfassen
3 Personen
35
Namensschilder verteilen
2 Personen
36
Gepäck und Materialien laden
4 Personen
37
Begrüßungseinweisung geben
2 Personen
38
Gruppen und Begleiter erläutern
2 Personen
39
Reise zum Besuchsort begleiten
4 Personen
40
Teilnehmer zum Veranstaltungsort begleiten
4 Personen
41
Besuchsprogramm begleiten
4 Personen
42
Arbeitsblätter verteilen
2 Personen
43
Fragerunde moderieren
2 Personen
44
Pausengetränke ausgeben
3 Personen
45
Getränke nachfüllen
2 Personen
46
Gruppen zum Lunchort begleiten
4 Personen
47
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
48
Mittagessen servieren
4 Personen
49
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
50
Tische abräumen
3 Personen
51
Geschirr sammeln
3 Personen
52
Abendprogramm betreuen
4 Personen
53
Gruppenaufgabe betreuen
4 Personen
54
Gruppenfoto machen
55
Anwesenheit vor der Abfahrt prüfen
3 Personen
56
Materialien und Abfall sammeln
4 Personen
57
Rückreise begleiten
4 Personen
58
Gepäck und Material ausladen
4 Personen
59
Letzte Anwesenheitskontrolle durchführen
3 Personen
60
Teilnehmende zum Zielpunkt begleiten
3 Personen

Nachbereitung

61
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
62
Kühlboxen und Materialien reinigen
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
65
Verlorene Gegenstände erfassen
66
Gefundene Gegenstände zurückbringen
67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
68
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
2 Personen
69
Reisedokumente archivieren
70
Arbeitsblätter und Notizen einsammeln
2 Personen
71
Fundbüro am Veranstaltungsort prüfen
2 Personen
72
Rechnungen und Kaution abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbares BesteckAnz. 40
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

PowerbanksAnz. 6
LadekabelAnz. 10
MobiltelefoneAnz. 4
Bluetooth-Lautsprecher
Megafon
Fotokamera

Lernmaterial

KlemmbretterAnz. 35
NotizblöckeAnz. 35
KugelschreiberAnz. 40
MarkerAnz. 12
ArbeitsmappenAnz. 35
PräsentationskartenAnz. 10

Registrierung

NamensschilderAnz. 40
BadgehalterAnz. 40
AnwesenheitslistenAnz. 6
Farbgruppen-AufkleberAnz. 40

Beleuchtung

TaschenlampenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Set
WarnwestenAnz. 6
RegenschirmeAnz. 6

Transport

GepäckanhängerAnz. 40
GepäckbänderAnz. 6
Klappbare Sackkarre

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 8
SpülbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Ziel und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Teilnehmende direkt mit belastbaren Angaben zu Route, Zeiten und Kosten planen.
Sammle Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte in einer gemeinsamen Liste. Setze für fehlende Angaben eine Frist von mindestens 14 Tagen vor der Abreise.
Reserviere Transport, Besuchslocation, Führung und Mittagslocation in dieser Reihenfolge. Fordere für jede Buchung eine schriftliche Bestätigung an und gleiche die Rechnungen spätestens eine Woche vorher mit den Tickets ab.
Teile die Teilnehmenden vor dem Versand des Programms in Gruppen ein und ordne jeder Gruppe eine Betreuungsperson zu. Prüfe danach Kontaktdaten, Einstiegsort und Route mit allen Verantwortlichen.
Bereite Lernmaterial nicht erst am Reisetag vor: Drucke Arbeitsblätter, Gruppenlisten und Notrufnummern mindestens 2 Tage vorher. Packe Namensschilder, Badgehalter, Anwesenheitslisten und farbige Gruppenaufkleber getrennt nach Ausgabeschritt ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Studienreise organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher, besonders wenn Transport, Führungen und Besuchsorte reserviert werden müssen. Spätestens 14 Tage vor der Reise sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte vollständig sein.
Was muss man vor einer Studienreise buchen?: Buche zuerst den Transport und danach Besuchslocation, Führung und Mittagslocation. Prüfe alle Bestätigungen, Rechnungen und Tickets spätestens 7 Tage vor der Abfahrt.
Wann soll das Programm an die Teilnehmer geschickt werden?: Sende Programm und Reiseregeln mindestens 7 Tage vor der Studienreise. Route, Einstiegsort und mögliche Änderungen solltest du zusätzlich 24 Stunden vorher noch einmal bestätigen.
Wie organisiert man Gruppen bei einer Studienreise?: Teile die Teilnehmenden spätestens 3 Tage vor der Abfahrt in Gruppen ein und ordne jeder Gruppe eine Betreuungsperson zu. Drucke Gruppenlisten und Notrufnummern zusätzlich aus, damit sie auch ohne Mobiltelefon verfügbar sind.

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