Zo organiseer je een stripbeurs zonder last-minute chaos

Een stripbeurs organiseren begint niet bij de tafels, maar bij capaciteit en afspraken. Leg eerst datum, tijden en locatie vast en bepaal hoeveel stands daar veilig passen. Daarna volgen de voorwaarden voor standhouders, de uitnodigingen en de indeling van de zaal. Op de beursdag draait alles om een duidelijke entree, herkenbare standnummers en een praktische opbouwvolgorde. Plan de laatste controle minstens één dag vooraf, zodat je op de ochtend zelf niet nog hoeft te printen, inkopen of kabels te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
3
Deelnemersvoorwaarden opstellen
4
Standhouders uitnodigen
2 personen
5
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Standhouders indelen
2 personen
8
Plattegrond van stands maken
2 personen
9
Parkeerinformatie versturen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Contant wisselgeld halen
14
Aanmeldlijst afdrukken
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
17
Entree en uitgang markeren
2 personen
18
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
20
Standnummers plaatsen
2 personen
21
Inschrijftafel inrichten
2 personen
22
Koffiepunt inrichten
2 personen
23
Decoratie ophangen
2 personen
24
Verlichting aansluiten
2 personen
25
Prijslijsten en regels ophangen
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Hapjes klaarzetten
2 personen
28
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen

Event

29
Standhouders ontvangen
3 personen
30
Standhouders naar stands begeleiden
3 personen
31
Bezoekers ontvangen
3 personen
32
Entree registreren
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
35
Hapjes bijvullen
36
Afvalbakken legen
37
Toiletten controleren
38
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

39
Standhouders uitchecken
3 personen
40
Kassa afsluiten
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Decoratie verwijderen
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Afval wegbrengen
2 personen
46
Materialen terugbrengen
3 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Gevonden voorwerpen sorteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 55
Inschrijftafel
Koffietafel
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Kassa
Pinapparaat
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Ladekabelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtstandaardsaantal 3

Decoratie

Stripfiguurpostersaantal 12
Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 50
Ballonpomp
Tafelkledenaantal 12
Standnummersaantal 24
Pijlbordenaantal 8
Welkomstbord
Krijtbordenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Gebaksbordjesaantal 100
Theelepelsaantal 80
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Broodmandenaantal 3
Tangenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3
Papieren handdoekdispensersaantal 3

Overig

Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 20
Markeerstiftenaantal 6
Notitieblokkenaantal 4
Naamkaartjesaantal 60
Polsbandjesaantal 150
Geldkistjesaantal 3
Papiersnijder
Nietmachineaantal 2
Plakbandhoudersaantal 3
Schaaraantal 4
Meetlintenaantal 3
Kabelbindersaantal 100
Reservebatterijenaantal 24
EHBO-set

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra je een datum hebt en controleer direct hoeveel tafels, stoelen en looppaden passen. Houd entree, uitgang en vluchtroutes vrij; een plattegrond met standnummers voorkomt geschuif op de beursdag.
Stuur standhouders de voorwaarden, opbouwtijd, parkeerinformatie en uiterste aanmelddatum tegelijk. Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 7 tot 14 dagen voor de beurs, zodat je de indeling en naambadges nog rustig kunt maken.
Maak de standindeling nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en druk de plattegrond, aanmeldlijst en standnummers uiterlijk de dag ervoor af. Zet een inschrijftafel bij de entree en plaats pijlborden vanaf de ingang.
Controleer betalingen en wisselgeld vooraf: leg een kassa, pinapparaat en contant wisselgeld klaar en test laadkabels, verlengsnoeren en stekkerdozen. Reserveer kabels niet voor de laatste ochtend; ontbrekende stroom is lastig op te lossen als stands al worden opgebouwd.
Richt het koffiepunt apart van de entree in en controleer koffiezetapparaten, waterkokers, bekers, kopjes en schotels. Verzamel dieetwensen vóór het boodschappen doen en controleer daarna de volledige boodschappenlijst, zodat je niet pas tijdens de beurs merkt dat iets ontbreekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stripbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, datum en tijden. Plan de sluiting van standhoudersaanmeldingen 1 tot 2 weken voor de beurs, zodat je daarna de plattegrond en deelnemersinformatie kunt afronden.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een stripbeurs?: Dat hangt af van het aantal bevestigde standhouders en de afgesproken tafelruimte per stand. Maak eerst een plattegrond op schaal en tel daarna de tafels, stoelen en vrije looppaden; reserveer geen tafel zonder ruimte voor entree en vluchtroutes.
Wanneer verstuur je informatie naar standhouders?: Stuur de eerste uitnodiging zodra locatie en datum vaststaan. Verstuur parkeerinformatie, opbouwtijd, standnummer en plattegrond uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de beurs.
Wat moet je op de ochtend van een stripbeurs als eerste doen?: Controleer eerst entree, uitgang en vluchtroutes en zet daarna tafels, stoelen en standnummers volgens de plattegrond klaar. Richt vervolgens de inschrijftafel en het koffiepunt in; test vóór opening het pinapparaat en de verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.