Zo organiseer je een stripbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de datum, openingstijden en zaal voordat je standhouders benadert. Daarna leg je de deelnemersvoorwaarden vast, houd je aanmeldingen bij en maak je een plattegrond met standnummers. Plan promotie en vrijwilligers ruim vooruit, zodat bezoekers weten waar en wanneer ze moeten komen. In de laatste week draait alles om bevestigingen, printwerk, betaalmiddelen, materiaal en een zaal die op tijd klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
3
Reserveringen maken
4
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
5
Standhouderslijst aanmaken
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie op sociale media plaatsen
9
Posters verspreiden
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Standhouders bevestigen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Standhoudersinformatie versturen
14
Plattegrond met stands maken
2 personen
15
Standnummers toewijzen
16
Vrijwilligers inplannen
2 personen
17
Bezoekersinformatie publiceren
18
Betaalmiddelen controleren
2 personen
19
Voorraad en boodschappen controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Printwerk voorbereiden
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Standhouders herinneren
25
Zaal openen
2 personen
26
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
27
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
28
Standnummers ophangen
2 personen
29
Entreebalie opbouwen
3 personen
30
Standhouders ontvangen
3 personen
31
Standtafels inrichten
4 personen
32
Verlichting en stroom aansluiten
3 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Informatietafel inrichten
2 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
Hapjes klaarzetten
2 personen
37
Contant geld klaarleggen
2 personen
38
Laatste zaalcontrole uitvoeren
3 personen

Event

39
Entree bemannen
2 personen
40
Bezoekers ontvangen
2 personen
41
Programma-informatie verstrekken
42
Standhouders ondersteunen
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes serveren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Toiletten controleren
48
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
49
Fotomomenten vastleggen
50
Entreebemanning wisselen
2 personen
51
Laatste bezoekers informeren
2 personen
52
Verkoop en betalingen afronden
2 personen
53
Standhouders uitzwaaien
3 personen

Nazorg

54
Standmaterialen afbouwen
5 personen
55
Meubilair terugplaatsen
5 personen
56
Decoratie verwijderen
3 personen
57
Apparatuur uitschakelen
2 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Zaal schoonmaken
4 personen
61
Toiletten schoonmaken
2 personen
62
Gevonden voorwerpen verzamelen
63
Locatie afsluiten
2 personen
64
Materialen terugbrengen
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
67
Betaaladministratie afsluiten
2 personen
68
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 32
Klapstoelenaantal 80
Entreetafel
Informatietafel
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekaantal 2
Transportkarrenaantal 3
Tafelkledenaantal 34
Opbergboxenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Pinapparaataantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 2

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Opscheptangenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks‍messenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Dienbladenaantal 6
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Strippostersaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 32
Tafeldisplaysaantal 20
Boekstandaardsaantal 40
Prikbordenaantal 4
Kleefgumaantal 6
Plakbandaantal 10
Touwaantal 2
Schaaraantal 6
Stiftenaantal 12
Naamkaartjesaantal 50

Catering

Serveertangenaantal 6
Drankdispensersaantal 2
Suikerbakjesaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Waterkannenaantal 6
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Leg de standhoudersvoorwaarden vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld daarin uiterlijk, standindeling, opbouwinformatie en welke gegevens je nodig hebt; zo voorkom je losse afspraken per e-mail.
Maak de plattegrond pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Geef iedere stand een nummer en stuur standhouders hun nummer en praktische informatie uiterlijk enkele dagen voor de beurs.
Plan promotie niet alleen online. Verspreid posters op tijd en publiceer bezoekersinformatie met openingstijden, bereikbaarheid en betaalmogelijkheden minimaal één week vooraf.
Controleer de techniek voor de beursdag: test het pinapparaat, de laptop, printer, verlengsnoeren en stekkerdozen. Regel ook USB-sticks of printkopieën als reserve, zodat een storing je entree niet stillegt.
Plan de laatste controle op de dag ervoor. Tel klaptafels, stoelen, tafelkleden, verlichting, koelboxen en opbergboxen, koel de dranken en herinner standhouders aan hun aankomsttijd voordat de zaal opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stripbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standhoudersvoorwaarden. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor de beurs de plattegrond en standnummers kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een stripbeurs op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, standnummers, entree- en informatietafel, verlichting en techniek. Plan extra tijd als standhouders zelf hun materiaal komen lossen of als de zaalindeling nog moet worden aangepast.
Wat moet je een week voor een stripbeurs controleren?: Controleer de standhouderslijst, aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligersplanning en bezoekersinformatie. Test het pinapparaat en print uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf de plattegrond, standnummers en andere informatie die bij de entree nodig is.
Hoe voorkom je problemen met standhouders op een stripbeurs?: Stuur iedere standhouder uiterlijk 3 dagen vooraf een bevestiging met standnummer, aankomsttijd, opbouwafspraken en contactinformatie. Houd daarnaast een actuele lijst bij met afmeldingen, open plekken en eventuele dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.