Organiser un salon de bandes dessinées, étape par étape

Un salon de bandes dessinées se prépare d’abord comme un plan d’implantation, puis comme un événement ouvert au public. Commencez par fixer la date, les horaires et la capacité de la salle avant de contacter les exposants. Ensuite, structurez les inscriptions, attribuez les stands et transmettez à chacun les informations pratiques. Les dernières semaines servent surtout à finaliser le plan, les impressions, les bénévoles, les paiements et le matériel d’accueil.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Faire les réservations
4
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
5
Créer la liste des exposants
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
9
Distribuer les affiches
3 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Confirmer les exposants
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les informations aux exposants
14
Créer un plan du site avec les stands
2 personnes
15
Attribuer les numéros de stand
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Publier les informations aux visiteurs
18
Contrôler les moyens de paiement
2 personnes
19
Vérifier les stocks et les courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Préparer les impressions
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Rappeler les exposants
25
Ouvrir la salle
2 personnes
26
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
6 personnes
28
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
29
Installer le comptoir d’accueil
3 personnes
30
Accueillir les exposants
3 personnes
31
Installer les tables hautes
4 personnes
32
Raccorder l’éclairage et l’alimentation
3 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Aménager le stand d’information
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les en-cas
2 personnes
37
Préparer l'argent liquide
2 personnes
38
Effectuer le contrôle final de la salle
3 personnes

Événement

39
Tenir l'entrée
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
2 personnes
41
Fournir les informations du programme
42
Soutenir les exposants
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Vérifier les toilettes
48
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
49
Immortaliser les moments photo
50
Changer le personnel à l'entrée
2 personnes
51
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
52
Clôturer les ventes et les paiements
2 personnes
53
Dire au revoir aux exposants
3 personnes

Suivi

54
Démonter les matériaux du stand
5 personnes
55
Remettre le mobilier en place
5 personnes
56
Retirer la décoration
3 personnes
57
Éteindre l’équipement
2 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Nettoyer la salle
4 personnes
61
Nettoyer les toilettes
2 personnes
62
Rassembler les objets trouvés
63
Fermer le lieu
2 personnes
64
Rapporter le matériel
2 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Ranger le stock restant
2 personnes
67
Clôturer la gestion des paiements
2 personnes
68
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 32
Chaises pliantesqté 80
Table d’accueil
Table d'information
Tabourets de barqté 4
Portant à vêtementsqté 2
Chariots de transportqté 3
Nappesqté 34
Boîtes de rangementqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Terminal de paiementqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pince de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Couteaux à painqté 2
Plateauxqté 6
Pains de glaceqté 16

Décoration

Affiches de bande dessinéeqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 32
Présentoirs de tableqté 20
Présentoirs à livresqté 40
Panneaux d’affichageqté 4
Pâte adhésiveqté 6
Ruban adhésifqté 10
Cordeqté 2
Ciseauxqté 6
Marqueursqté 12
Badges nominatifsqté 50

Catering

Pinces de serviceqté 6
Distributeurs de boissonsqté 2
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4
Carafes d’eauqté 6
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Bloquez la salle et ses horaires avant de lancer les invitations : prévoyez aussi le temps d’installation des tables, chaises et stands, souvent le matin même ou la veille.
Fixez une date limite d’inscription des exposants au moins 3 à 4 semaines avant le salon. Demandez leurs besoins alimentaires et confirmez leur présence avant de produire le plan des stands.
Numérotez les stands dès que la liste des exposants est stabilisée, puis envoyez un plan lisible avec les accès, la table d’accueil et la table d’information. Cela évite les changements de dernière minute à l’ouverture.
Testez le terminal de paiement, l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges et les multiprises au moins 48 heures avant. Prévoyez des solutions de repli si une prise ou une connexion ne fonctionne pas.
Rappelez les exposants 2 ou 3 jours avant avec l’horaire d’arrivée, leur numéro de stand et les consignes de déchargement. Refroidissez les boissons et préparez les impressions avant l’ouverture de la salle, pas pendant l’accueil du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de bandes dessinées ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les réservations, les inscriptions des exposants et la communication doivent être lancées plusieurs semaines avant la date, tandis que le plan des stands et le matériel se finalisent dans les 7 derniers jours.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon de bandes dessinées ?: Confirmez-les environ 3 à 4 semaines avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Envoyez ensuite le numéro de stand, le plan du site, les horaires et les informations pratiques au plus tard 7 jours avant.
Combien de bénévoles prévoir pour un salon de bandes dessinées ?: Prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 personne pour l’information et 2 personnes pour l’installation et les imprévus, soit 4 bénévoles pour un petit salon. Ajoutez 1 bénévole par tranche d’environ 50 visiteurs attendus si la circulation ou les paiements sont importants.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de bandes dessinées ?: Vérifiez le plan des stands, les impressions, les moyens de paiement, les rallonges, les multiprises, les boissons et les besoins des exposants. Faites cette vérification au moins 24 heures avant afin de pouvoir remplacer ou acheter ce qui manque.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.