Zo organiseer je een streekproductenproeverij

Begin met de datum, locatie en het aantal deelnemers. Selecteer daarna leveranciers die samen een logische proefroute vormen en bevestig producten, hoeveelheden en levertijden. Verzamel dieetwensen voordat je de proefporties en recepturen vastlegt. In de laatste week draait alles om reserveringen, routeborden, allergenenlabels en het controleren van houdbaarheid. Op de dag zelf bouw je de proefstations op, koel je dranken en producten en werk je per station af.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Leveranciers van streekproducten selecteren
2 personen
3
Leveranciers en producten bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Proefroute en indeling bepalen
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Menukaarten en routeborden ontwerpen
10
Leveringen en afhaaltijden bevestigen
11
Proefporties en recepturen bepalen
2 personen
12
Naamkaartjes en allergenenlabels maken
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Streekproducten ophalen
2 personen
16
Voorraad en houdbaarheid controleren
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Groenten en fruit wassen
2 personen
19
Proefgerechten voorbereiden
4 personen
20
Koelboxen vullen
2 personen
21
Locatie schoonmaken
2 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
23
Buffet- en proefstations opbouwen
4 personen
24
Tafels aankleden
3 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Proefporties klaarzetten
4 personen
27
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
28
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
29
Geluidsinstallatie testen
30
Inschrijftafel gereedmaken
2 personen

Event

31
Bezoekers ontvangen
3 personen
32
Proefroute toelichten
2 personen
33
Proefstations bemannen
6 personen
34
Proefporties aanvullen
4 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Afvalbakken legen
39
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Restproducten gekoeld opbergen
3 personen
41
Locatie opruimen
4 personen
42
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
43
Materialen schoonmaken
3 personen
44
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
45
Leveranciersproducten retourneren
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Krukkenaantal 8
Partytentaantal 2

Servies

Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 60
Dessertbordjesaantal 80
Besteksetsaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Serveerplankenaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Schaaltjesaantal 30

Catering

Boodschappen

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijmachinesaantal 2
Staafmixersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Pannenaantal 6
Ovenschalenaantal 6
Serveertangenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Kurketrekkersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Snijplanken voor broodaantal 4

Decoratie

Menukaartenaantal 20
Proefroutebordenaantal 8
Allergenenkaartjesaantal 40
Naamkaartjesaantal 80
Tafelnummersaantal 10
Streekdecoratieaantal 20
Bloemstukkenaantal 10
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Sponsjesaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3

Overig

Kassadoos
Pinapparaat
Clipboardsaantal 4
Pennenaantal 20
Inschrijfformulierenaantal 100
EHBO-set
Brandblusser
Portioneerlepelsaantal 12
Presentatietafelsaantal 8

Tips

Leg leveranciers en producten uiterlijk twee weken vooraf definitief vast. Vraag per product naar ingrediënten, allergenen, houdbaarheid en het moment waarop je de bestelling kunt ophalen of laten leveren.
Maak de proefroute voordat je menukaarten en routeborden ontwerpt. Plan per station één duidelijke proefportie en houd extra schaaltjes of serveerplanken vrij voor producten die niet op een bord passen.
Verwerk dieetwensen niet pas bij het opbouwen. Zet vegetarische, veganistische en allergenenvrije opties apart klaar en gebruik naamkaartjes en allergenenlabels voordat de eerste gasten binnenkomen.
Controleer de koelcapaciteit een dag vooraf. Koel dranken tijdig, vul koelboxen voor producten die buiten de koelkast staan en controleer op de ochtend zelf opnieuw de houdbaarheid van verse streekproducten.
Plan de opbouw in deze volgorde: locatie schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, proefstations neerzetten, tafels aankleden en versiering ophangen. Test daarna verlenghaspels, stekkerdozen, koffiezetapparaten en warmhoudbakken voordat je gaat serveren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel streekproducten heb je nodig per persoon?: Reken voor een proeverij met kleine hapjes op 6 tot 8 proefporties per persoon. Voor een programma van ongeveer 2 uur is dat meestal genoeg, zolang je per station één duidelijke portie serveert en 10% extra voorziet voor morsen en onverwachte deelnemers.
Wanneer moet je leveranciers voor een streekproductenproeverij vastleggen?: Bevestig leveranciers en producten bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Zo heb je nog tijd om alternatieven te regelen bij beperkte voorraad en kun je uiterlijk 7 dagen voor de proeverij de proefporties, recepturen en menukaarten afronden.
Hoe verzamel je dieetwensen voor een proeverij?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging en sluit de inventarisatie 7 dagen voor het evenement. Maak daarna per deelnemer of groep een overzicht en label alternatieve proefporties apart, zodat ze niet tussen reguliere producten terechtkomen.
Hoe lang van tevoren moet je streekproducten ophalen?: Haal gekoelde en verse producten zo kort mogelijk voor de start op: bij voorkeur op dezelfde dag en maximaal 4 uur vooraf als je ze gekoeld kunt bewaren. Controleer bij ontvangst de temperatuur, verpakking en houdbaarheidsdatum voordat je de proefstations opbouwt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.