Organiser une dégustation de produits régionaux, étape par étape
Une dégustation de produits régionaux se prépare d’abord comme un parcours, pas comme un simple buffet. Commencez par fixer la date, le lieu et le nombre de participants, puis confirmez les fournisseurs, les produits et les horaires de livraison ou de retrait. Les inscriptions servent aussi à recueillir les allergies et besoins alimentaires. Ensuite, définissez les portions, l’ordre des stands et le matériel nécessaire avant de préparer les produits le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
- 2
Sélectionner les fournisseurs de produits régionaux
2 personnes
- 3
Confirmer les fournisseurs et les produits
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Déterminer l’itinéraire test et la répartition
2 personnes
- 8
Faire les réservations
- 9
Concevoir les menus et les panneaux de parcours
- 10
Confirmer les livraisons et les horaires de retrait
- 11
Déterminer les portions de dégustation et les recettes
2 personnes
- 12
Créer des badges nominatifs et des étiquettes d’allergènes
2 personnes
- 13
Vérifier la liste des courses
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Récupérer les produits régionaux
2 personnes
- 16
Vérifier les stocks et les dates de péremption
2 personnes
- 17
Refroidir les boissons
2 personnes
- 18
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
- 19
Préparer les dégustations
4 personnes
- 20
Remplir les glacières
2 personnes
- 21
Nettoyer le lieu
2 personnes
- 22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 23
Monter le buffet et les stands de dégustation
4 personnes
- 24
Dresser les tables
3 personnes
- 25
Suspendre la décoration
2 personnes
- 26
Préparer les portions de dégustation
4 personnes
- 27
Poser les étiquettes d’allergènes
2 personnes
- 28
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 29
Tester le système de sonorisation
- 30
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Événement
- 31
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 32
Expliquer le parcours de dégustation
2 personnes
- 33
Encadrer les stands de dégustation
6 personnes
- 34
Réapprovisionner les portions de dégustation
4 personnes
- 35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 36
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
- 37
Faire la vaisselle
2 personnes
- 38
Vider les poubelles
- 39
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 40
Stocker les restes au frais
3 personnes
- 41
Ranger le lieu
4 personnes
- 42
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 43
Nettoyer le matériel
3 personnes
- 44
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 45
Retourner les produits des fournisseurs
2 personnes
- 46
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 60
- Tables hautesqté 4
- Nappesqté 10
- Tabouretsqté 8
- Tente de réceptionqté 2
Vaisselle
- Assiettesqté 100
- Petits bolsqté 60
- Assiettes à dessertqté 80
- Couvertsqté 80
- Verres à vinqté 80
- Verres à eauqté 80
- Tasses à caféqté 50
- Planches de serviceqté 20
- Plateaux de serviceqté 20
- Petits bolsqté 30
Catering
- Courses
Équipement
- Réfrigérateursqté 2
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Trancheusesqté 2
- Mixeurs plongeantsqté 2
- Rallonges électriquesqté 4
- Multiprisesqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 8
- Couteaux de chefqté 8
- Saladiersqté 8
- Verres doseursqté 4
- Casserolesqté 6
- Plats à gratinqté 6
- Pinces de serviceqté 20
- Louchesqté 12
- Tire-bouchonsqté 4
- Tire-bouchonsqté 4
- Planches à découper pour le painqté 4
Décoration
- Cartes de menuqté 20
- Panneaux de parcours d'essaiqté 8
- Cartes des allergènesqté 40
- Badges nominatifsqté 80
- Numéros de tableqté 10
- Décor régionalqté 20
- Compositions floralesqté 10
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Marqueurs craieqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes LEDqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Bacs de tri des déchetsqté 4
- Seaux de nettoyageqté 3
- Épongesqté 12
- Chiffons microfibresqté 20
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 3
Autre
- Caisse
- Terminal de paiement
- Presse-papiersqté 4
- Stylosqté 20
- Formulaires d'inscriptionqté 100
- Trousse de premiers secours
- Extincteur
- Cuillères à portionnerqté 12
- Tables de présentationqté 8
Conseils
- Bloquez les fournisseurs au moins 3 à 4 semaines avant la dégustation. Demandez pour chaque produit les quantités disponibles, les conditions de conservation et l’heure exacte de livraison ou de retrait.
- Traitez les inscriptions avant de finaliser les portions. Prévoyez une portion de dégustation par étape du parcours, puis ajoutez une petite marge de 10 % pour les invités qui reprennent ou les produits fragiles.
- Indiquez les allergènes sur chaque étiquette et utilisez des badges nominatifs. Ne vous fiez pas à la mémoire : séparez les ustensiles et les planches utilisés pour les préparations présentant des risques d’allergie.
- Organisez le parcours avant de dresser les tables. Placez les produits dans l’ordre de dégustation, prévoyez une table distincte pour les boissons et gardez les produits réfrigérés jusqu’au dernier moment.
- Réservez le matériel électrique et le froid au moins une semaine à l’avance. Vérifiez le jour précédent les rallonges, multiprises, réfrigérateurs, glacières, trancheuses et machines à café, puis contrôlez les dates de péremption à la réception.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une dégustation de produits régionaux ?
- Prévoyez 3 à 4 semaines pour confirmer les fournisseurs, le lieu et les inscriptions. Gardez les 2 derniers jours pour les courses, la récupération des produits, le refroidissement des boissons et la préparation des dégustations.
- Quelle quantité prévoir pour une dégustation de produits régionaux ?
- Calculez une portion par produit et par participant, puis ajoutez environ 10 % de marge. Pour les boissons, comptez 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, selon la durée et le format de la dégustation.
- Quand demander les allergies et besoins alimentaires des participants ?
- Demandez-les au moment de l’inscription et fixez une date limite au plus tard 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’adapter les recettes, les étiquettes d’allergènes et la répartition du parcours.
- Quand installer les stands de dégustation ?
- Installez les tables, les chaises et les stands le jour même, environ 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants. Sortez les produits sensibles au froid progressivement et gardez les autres préparations couvertes jusqu’à l’ouverture.
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