Zo organiseer je een strategiedag zonder losse eindjes

Een strategiedag staat of valt met een duidelijke volgorde. Begin met de deelnemers en het doel van de dag, leg daarna het programma en de werkvormen vast en regel pas vervolgens de ruimte, techniek en catering. Verzamel dieetwensen en presentaties niet op het laatste moment: die bepalen wat je moet inkopen en klaarzetten. Op de dag zelf draait het om een getest programma, een ingerichte ruimte en één laatste controle voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Reservering bevestigen
6
Programma definitief maken
2 personen
7
Presentaties verzamelen
8
Werkvormen voorbereiden
2 personen
9
Groepsindeling maken
10
Routegegevens versturen
11
Techniek testen
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimte ventileren
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Presentatietafel inrichten
19
Projector en scherm plaatsen
2 personen
20
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
21
Presentaties klaarzetten
22
Naamkaartjes neerleggen
23
Werkmaterialen klaarleggen
2 personen
24
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
25
Hapjes op schalen leggen
2 personen
26
Informatietafel klaarzetten
27
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Welkom en programma toelichten
31
Strategische presentatie geven
32
Pauzehapjes aanvullen
33
Werkgroepen begeleiden
4 personen
34
Dranken bijvullen
35
Resultaten verzamelen
2 personen
36
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
37
Diner serveren
3 personen
38
Buffet en dranken aanvullen
2 personen
39
Servies en glazen inzamelen
2 personen
40
Avondprogramma begeleiden
2 personen
41
Koffie en thee bijvullen
42
Actiepunten vastleggen
43
Afsluiting aankondigen
44
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

45
Overgebleven eten koelen
2 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
49
Techniek afkoppelen
2 personen
50
Ruimte schoonmaken
3 personen
51
Materialen controleren
2 personen
52
Geleende spullen retourneren
53
Deelnemersmateriaal archiveren
54
Actiepunten verspreiden
55
Restanten veilig opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 24
Dessertbordenaantal 24
Koffiekopjesaantal 24
Drinkglazenaantal 30
Wijn- en bierglazenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Microfoon

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 2
Koks- en broodmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 8
Karaffenaantal 6

Werkmateriaal

Flip-oversaantal 3
Flip-overstiftenaantal 3
Notitieblokkenaantal 24
Balpennenaantal 30
Plakbriefjesaantal 12
A4-papieraantal 250
Naamkaarthoudersaantal 24
Naamkaartjesaantal 24
Schilderstapeaantal 3

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de deelnemerslijst eerst compleet en verwerk aanmeldingen direct. Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf, zodat je boodschappen en hapjes daarop kunt afstemmen.
Zet het programma pas definitief nadat de presentaties en werkvormen binnen zijn. Plan per onderdeel een duidelijke start- en eindtijd en maak de groepsindeling vooraf, niet tijdens de ontvangst.
Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, microfoon en speaker minstens één werkdag eerder met dezelfde aansluitingen. Leg presentaties daarnaast ook lokaal op de laptop klaar; een internetverbinding mag niet je enige back-up zijn.
Richt de ruimte op tijd in met tafels, stoelen, flip-overs en werkmaterialen. Houd een aparte presentatietafel vrij en leg naamkaartjes neer voordat de deelnemers arriveren.
Plan de laatste opbouw ruim vóór de start: ventileer de ruimte, zet koffie en thee klaar, koel dranken en leg hapjes op schalen. Controleer daarna routegegevens, techniek, boodschappen en dieetwensen in één korte ronde.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een strategiedag?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de deelnemerslijst, locatie en uitnodigingen. Maak het programma uiterlijk 1 week van tevoren definitief en verzamel presentaties en dieetwensen dan ook compleet.
Wanneer moet je de techniek voor een strategiedag testen?: Test de beamer, het scherm, de laptop, kabels en geluidsinstallatie minstens 1 werkdag vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle zodra de ruimte is ingericht, bij voorkeur 60 tot 90 minuten voor aanvang.
Hoeveel tijd heb je nodig om een strategiedag op te bouwen?: Reken voor een volledige opbouw ongeveer 90 tot 120 minuten. Daarin passen het neerzetten van tafels en stoelen, het aansluiten van techniek, het klaarleggen van materialen en het inrichten van koffie, thee en hapjes.
Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een strategiedag?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer de boodschappenlijst daarna nog één keer voordat je boodschappen doet, zodat je geen aangepaste hapjes of dranken mist.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.