Cómo organizar una jornada estratégica sin perder el foco
Una jornada estratégica necesita más que una sala y una presentación. Empieza por definir quién debe participar y qué decisiones deben salir del día; después cierra inscripciones, preferencias dietéticas y programa antes de preparar materiales o comida. La secuencia evita cambios de última hora y deja tiempo para probar la tecnología, distribuir los grupos y montar el espacio. Este plan te guía desde la convocatoria hasta el café, los aperitivos y la apertura de la sala.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de participantes
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Confirmar la reserva
- 6
Definir el programa final
2 personas
- 7
Recopilar las presentaciones
- 8
Preparar las dinámicas
2 personas
- 9
Hacer la distribución de grupos
- 10
Enviar los datos de la ruta
- 11
Probar la técnica
2 personas
- 12
Comprobar la lista de la compra
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Enfriar bebidas
2 personas
- 15
Abrir la ubicación
2 personas
- 16
Ventilar el espacio
- 17
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 18
Montar la mesa de presentación
- 19
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
- 20
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 21
Preparar las presentaciones
- 22
Colocar los carteles de nombre
- 23
Preparar los materiales de trabajo
2 personas
- 24
Montar el punto de café y té
2 personas
- 25
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
- 26
Preparar la mesa de información
- 27
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Evento
- 28
Recepción de participantes
2 personas
- 29
Servir café y té
2 personas
- 30
Dar la bienvenida y explicar el programa
- 31
Dar una presentación estratégica
- 32
Reponer los aperitivos del descanso
- 33
Acompañar a los grupos de trabajo
4 personas
- 34
Rellenar las bebidas
- 35
Recoger los resultados
2 personas
- 36
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 37
Servir la cena
3 personas
- 38
Reponer el bufé y las bebidas
2 personas
- 39
Recoger vajilla y vasos
2 personas
- 40
Coordinar el programa de la noche
2 personas
- 41
Reponer café y té
- 42
Anotar puntos de acción
- 43
Anunciar el cierre
- 44
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 45
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
- 46
Recoger la basura
2 personas
- 47
Lavar la vajilla
2 personas
- 48
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 49
Desconectar la tecnología
2 personas
- 50
Limpiar el espacio
3 personas
- 51
Comprobar los materiales
2 personas
- 52
Devolver los objetos prestados
- 53
Archivar el material de participantes
- 54
Distribuir los puntos de acción
- 55
Guardar los restos de forma segura
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Mesas de buffetcant. 2
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Platos de cenacant. 24
- Platos de postrecant. 24
- Tazas de cafécant. 24
- Vasoscant. 30
- Copas para vino y cervezacant. 30
- Cubiertoscant. 30
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Altavoz portátil
- Micrófono
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Cuencoscant. 8
- Jarrascant. 6
Material de trabajo
- Pizarras de hojascant. 3
- Rotuladores para pizarracant. 3
- Bloc de notascant. 24
- Bolígrafoscant. 30
- Notas adhesivascant. 12
- Papel A4cant. 250
- Portatarjetas de nombrecant. 24
- Tarjetas de nombrecant. 24
- Cinta de pintorcant. 3
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de participantes al menos 7 días antes. Con ese dato puedes confirmar la reserva, calcular sillas, vasos, tazas y cubiertos, y distribuir los grupos sin rehacer el programa.
- Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y compruébalas de nuevo 48 horas antes. Las opciones especiales suelen olvidarse cuando la compra se hace deprisa el día anterior.
- Define el programa final y recopila las presentaciones 3 días antes. Guarda todos los archivos en un único portátil y lleva también el cable HDMI, regletas y alargadores necesarios.
- Haz una prueba técnica completa entre 60 y 90 minutos antes de empezar: proyector, pantalla, sonido, micrófono y conexión del portátil. No esperes a la primera presentación para descubrir que falta un adaptador o que el altavoz no funciona.
- Calcula el montaje con una hora de margen. Ventila la sala, coloca mesas y sillas, prepara la mesa de presentación, identifica los grupos con pizarras y rotuladores y deja el café, el té y los aperitivos listos antes de recibir a los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada estratégica?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para elaborar la lista de participantes, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Reserva la ubicación cuanto antes y deja cerrados el programa y las presentaciones al menos 3 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes?
- Confirma el número definitivo 7 días antes y vuelve a comprobarlo 48 horas antes. Así puedes ajustar la distribución de grupos, las sillas, la compra y las necesidades dietéticas sin improvisar.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la sala?
- Reserva al menos 60 minutos antes de la llegada de los participantes. Añade otros 30 minutos si hay que montar proyector, pantalla, sonido, mesa de buffet y varias dinámicas de trabajo.
- ¿Cuándo se debe probar el proyector y el sonido?
- Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de comenzar. Comprueba el portátil, el cable HDMI, las regletas, los alargadores, el micrófono y el altavoz con los archivos reales de las presentaciones.
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