Organiser une journée stratégique sans perdre le fil

Une journée stratégique réussie repose d’abord sur une préparation dans le bon ordre. Commencez par cadrer les participants et leurs besoins, puis verrouillez le programme, les méthodes de travail et la logistique du lieu. Les oublis les plus fréquents concernent les informations pratiques, les branchements techniques et le matériel nécessaire aux ateliers. Ce guide vous aide à avancer étape par étape, jusqu’à l’accueil des participants et au démarrage de la première session.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer la réservation
6
Finaliser le programme
2 personnes
7
Rassembler les présentations
8
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
9
Faire la répartition des groupes
10
Envoyer les informations d’itinéraire
11
Tester la technique
2 personnes
12
Vérifier la liste des courses
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Aérer la salle
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Aménager la table de présentation
19
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
20
Raccorder la sonorisation
2 personnes
21
Préparer les présentations
22
Déposer les badges nominatifs
23
Préparer le matériel de travail
2 personnes
24
Installer le point café et thé
2 personnes
25
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
26
Installer la table d’information
27
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

28
Accueillir les participants
2 personnes
29
Servir le café et le thé
2 personnes
30
Accueil et présentation du programme
31
Faire une présentation stratégique
32
Ravitaillement des encas de pause
33
Encadrer les groupes de travail
4 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
35
Rassembler les résultats
2 personnes
36
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
37
Servir le dîner
3 personnes
38
Ravitailler le buffet et les boissons
2 personnes
39
Récupérer la vaisselle et les verres
2 personnes
40
Encadrer le programme du soir
2 personnes
41
Réapprovisionner le café et le thé
42
Consigner les points d'action
43
Annoncer la clôture
44
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

45
Réfrigérer les restes
2 personnes
46
Rassembler les déchets
2 personnes
47
Faire la vaisselle
2 personnes
48
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
49
Débrancher le matériel technique
2 personnes
50
Nettoyer l’espace
3 personnes
51
Vérifier le matériel
2 personnes
52
Rendre les articles empruntés
53
Archiver le matériel des participants
54
Distribuer les feuilles de route
55
Stocker les restes en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Tables de buffetqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 24
Assiettes à dessertqté 24
Tasses à caféqté 24
Verres à boireqté 30
Verres à vin et à bièreqté 30
Couvertsqté 30

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable
Microphone

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Petits bolsqté 8
Carafesqté 6

Matériel de travail

Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 3
Blocs-notesqté 24
Stylos à billeqté 30
Post-itqté 12
Papier A4qté 250
Porte-nomsqté 24
Badges nominatifsqté 24
Ruban de masquageqté 3

Éclairage

Lampes de tableqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant de confirmer les quantités à acheter. Une relance 7 à 10 jours avant la journée permet de récupérer les dernières réponses.
Finalisez le programme avant de répartir les participants en groupes. Prévoyez pour chaque séquence une méthode, une durée et le matériel associé, notamment les chevalets et les feutres pour paperboard.
Testez toute la technique au moins la veille : vidéoprojecteur, écran, ordinateur, câble HDMI, sonorisation, microphone et rallonges. Un adaptateur manquant ou une multiprise insuffisante peut retarder le début de 15 à 30 minutes.
Préparez les informations d’itinéraire et les badges nominatifs avant le jour J. Les participants doivent savoir où aller, à quelle heure arriver et comment identifier rapidement leur groupe.
Le matin, ouvrez et aérez la salle avant d’installer les tables et les chaises. Refroidissez les boissons, mettez en place le café et le thé, puis disposez les amuse-bouches afin de ne pas interrompre l’accueil pour des tâches de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée stratégique ?: Commencez au moins 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de finaliser le programme avant la dernière semaine.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée stratégique ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription. Faites une relance 7 à 10 jours avant afin de confirmer les participants et leurs besoins alimentaires.
Quand tester le vidéoprojecteur et la sonorisation ?: Faites un test complet la veille, puis vérifiez les branchements 30 à 45 minutes avant l’arrivée des participants. Testez également le câble HDMI, les rallonges, les multiprises et le microphone.
Que préparer le matin d’une journée stratégique ?: Prévoyez environ 60 à 90 minutes pour ouvrir et aérer la salle, installer les tables et les chaises, préparer les badges, le matériel de travail, le café, les boissons et les supports de présentation.

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