Zo organiseer je een straatmuziekfestival

Begin met de datum, route en speelplekken voordat je bands vastlegt. Daarna regel je vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen, want die bepalen hoeveel ruimte en publiek je festival aankan. Bevestig artiesten pas nadat je hun technische wensen, contracten en vervoer hebt afgestemd. Met een duidelijke routekaart, tijdschema en taakverdeling voorkom je dat geluid, catering of vrijwilligers op de dag zelf moeten improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
2 personen
3
Verzekering controleren
4
Optredende bands selecteren
3 personen
5
Muzikanten benaderen
2 personen
6
Optredens bevestigen
2 personen
7
Artiestencontracten verzamelen
2 personen
8
Technische wensen verzamelen
2 personen
9
Programma samenstellen
3 personen
10
Podiumlocaties bepalen
3 personen
11
Routekaart maken
2 personen
12
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
13
Buurtbewoners informeren
2 personen
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
2 personen
17
Vrijwilligers werven
3 personen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Artiestenvervoer regelen
2 personen
20
Artiestenontvangst plannen
2 personen
21
Catering reserveren
2 personen
22
Toiletten reserveren
2 personen
23
Afvalinzameling regelen
2 personen
24
Stroompunten controleren
2 personen
25
Geluidsapparatuur reserveren
2 personen
26
Verlichting reserveren
2 personen
27
Promotiemateriaal ontwerpen
2 personen
28
Promotie verspreiden
3 personen
29
Weersverwachting controleren
30
Boodschappen doen
3 personen
31
Materialen ophalen
3 personen
32
Route afzetten
4 personen
33
Podiumplekken markeren
3 personen
34
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
35
Partytenten opbouwen
5 personen
36
Geluidsinstallaties opbouwen
4 personen
37
Microfoons aansluiten
2 personen
38
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
39
Verlichting ophangen
3 personen
40
Decoratie ophangen
3 personen
41
Infopunt inrichten
2 personen
42
Cateringpunt inrichten
4 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Hapjes voorbereiden
4 personen

Event

45
Artiesten ontvangen
3 personen
46
Artiesten instrueren
2 personen
47
Programma openen
48
Optredens begeleiden
4 personen
49
Geluidsniveau controleren
2 personen
50
Publieksstromen begeleiden
4 personen
51
Infopunt bemannen
2 personen
52
Dranken serveren
4 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
3 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Optredens aankondigen
58
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
59
Eindoptreden begeleiden
4 personen
60
Festival afsluiten
2 personen

Nazorg

61
Artiesten uitzwaaien
2 personen
62
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
63
Verlichting afbouwen
3 personen
64
Tenten afbreken
5 personen
65
Meubilair verzamelen
4 personen
66
Straat schoonvegen
5 personen
67
Afval sorteren
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
70
Toiletten nalopen
2 personen
71
Materialen terugbrengen
3 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Verkeersafzettingen verwijderen
4 personen
74
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 8
Mengpanelenaantal 3
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Luidsprekerstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 6
Kabelmattenaantal 20
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalbannersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 30
Stoepkrijtaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Koffiebekersaantal 150
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 40
Inductiekookplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsaantal 6
Blik en vegeraantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Poetsdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en podiumlocaties minimaal 12 weken vooraf vast. Controleer per plek stroompunten, publieksruimte en de afstand tot woningen voordat je het programma samenstelt.
Vraag bands bij hun bevestiging om een technische fiche en contract. Noteer per optreden het aantal microfoons, DI-boxen, kabels en benodigde soundchecktijd; zo reserveer je geen te kleine geluidsset.
Regel vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen uiterlijk 8 tot 10 weken voor het festival. Informeer buurtbewoners daarna meteen met route, tijden en een contactpersoon, in plaats van pas met de uitnodiging.
Plan vrijwilligers in blokken van 3 tot 4 uur en geef elke post één verantwoordelijke. Reserveer extra mensen voor artiestenontvangst, routebegeleiding en het vrijhouden van kabels en publieksdoorgangen.
Maak het draaiboek op kwartierniveau voor opbouw, soundchecks en optredens. Leg kabels af met kabelmatten, markeer aansluitpunten en controleer vóór de eerste band ook reservebatterijen, verlichting en toiletten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een straatmuziekfestival organiseren?: Begin minstens 4 maanden vooraf met datum, route, vergunningen en bands. Plan de definitieve technische controle en vrijwilligersindeling in de laatste 2 weken.
Welke vergunning heb je nodig voor een straatmuziekfestival?: Dat hangt af van de gemeente en de openbare ruimte, maar reken erop dat je minimaal 8 tot 10 weken nodig hebt voor aanvraag en afstemming. Vraag ook apart na of verkeersmaatregelen, versterkt geluid en tijdelijke tenten onder dezelfde melding vallen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een straatmuziekfestival?: Gebruik als startpunt één vrijwilliger per podium of routepost per dienst, plus 2 tot 4 coördinatoren voor techniek, artiesten en publieksveiligheid. Bij meerdere speelplekken plan je diensten van maximaal 4 uur, zodat posten bemand blijven.
Wanneer regel je geluid en stroom voor een straatmuziekfestival?: Verzamel technische wensen direct bij de boeking en reserveer geluidsapparatuur uiterlijk 6 weken vooraf. Controleer stroompunten 2 weken voor het festival en test kabels, stekkerdozen en verlichting tijdens de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.