Organiser un festival de musique de rue sans rien laisser au hasard

Un festival de musique de rue se prépare d’abord sur le papier : date, itinéraire, autorisations et circulation doivent être réglés avant de confirmer les groupes. Ensuite, coordonne les contrats, les besoins techniques, les horaires et les emplacements de scène. Les derniers jours servent surtout à vérifier l’accueil des artistes, l’alimentation électrique, les toilettes, les bénévoles et la signalétique. Le plan ci-dessous t’aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis qui bloquent souvent le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander les autorisations
2 personnes
3
Vérifier l’assurance
4
Sélectionner les groupes qui se produisent
3 personnes
5
Contacter les musiciens
2 personnes
6
Confirmer les prestations
2 personnes
7
Rassembler les contrats des artistes
2 personnes
8
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
9
Établir le programme
3 personnes
10
Déterminer les emplacements de la scène
3 personnes
11
Créer une carte d'itinéraire
2 personnes
12
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
13
Informer les riverains
2 personnes
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
17
Recruter des bénévoles
3 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Organiser le transport des artistes
2 personnes
20
Prévoir l’accueil des artistes
2 personnes
21
Réserver le catering
2 personnes
22
Réserver les toilettes
2 personnes
23
Organiser l’enlèvement des déchets
2 personnes
24
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
25
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
26
Réserver l’éclairage
2 personnes
27
Concevoir le matériel promotionnel
2 personnes
28
Diffuser la promotion
3 personnes
29
Vérifier les prévisions météo
30
Faire les courses
3 personnes
31
Récupérer le matériel
3 personnes
32
Barrer la route
4 personnes
33
Marquer les emplacements du podium
3 personnes
34
Installer les tables et les chaises
5 personnes
35
Monter les tentes de réception
5 personnes
36
Monter les installations sonores
4 personnes
37
Brancher les microphones
2 personnes
38
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
39
Installer l'éclairage
3 personnes
40
Installer la décoration
3 personnes
41
Aménager le point d’information
2 personnes
42
Aménager le point de restauration
4 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Préparer les en-cas
4 personnes

Événement

45
Accueillir les artistes
3 personnes
46
Briefer les artistes
2 personnes
47
Ouvrir le programme
48
Accompagner les spectacles
4 personnes
49
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
50
Gérer les flux de public
4 personnes
51
Tenir le point d'information
2 personnes
52
Servir les boissons
4 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vider les poubelles
3 personnes
56
Vérifier les toilettes
2 personnes
57
Annoncer les spectacles
58
Répondre aux questions du public
2 personnes
59
Animer la prestation de clôture
4 personnes
60
Clôturer le festival
2 personnes

Suivi

61
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
62
Démonter l’équipement sonore
4 personnes
63
Démonter l’éclairage
3 personnes
64
Démonter les tentes
5 personnes
65
Rassembler le mobilier
4 personnes
66
Balayer la rue
5 personnes
67
Trier les déchets
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
70
Vérifier les toilettes
2 personnes
71
Rapporter le matériel
3 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
74
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 10
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 8
Tables de mixageqté 3
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Pieds de haut-parleurqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 6
Passe-câblesqté 20
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières du festivalqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 30
Craie de trottoirqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Gobelets à caféqté 150
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 40
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 20
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 6
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date et l’itinéraire, puis lance les demandes d’autorisation et la vérification de l’assurance. Prévois plusieurs semaines de délai : les mesures de circulation et l’information des riverains ne se règlent pas la veille.
Ne confirme pas un groupe avant d’avoir recueilli ses besoins techniques. Note pour chaque prestation les microphones, pieds, boîtiers DI, câbles, alimentation et temps nécessaires au montage.
Construis le programme autour des emplacements réels, pas seulement autour des horaires. Ajoute une marge d’au moins 15 minutes entre deux prestations pour les déplacements, les réglages et les retards.
Répartis les bénévoles par créneaux et par postes : accueil des artistes, orientation du public, circulation, déchets et surveillance du matériel. Prépare une liste de remplaçants pour les absences de dernière minute.
Vérifie l’infrastructure sur place avant l’installation : prises disponibles, rallonges, multiprises, éclairage et passages de câbles. Réserve aussi les toilettes, le catering et l’enlèvement des déchets assez tôt pour éviter les ruptures le jour du festival.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique de rue ?: Prévois idéalement trois à six mois. Ce délai permet de demander les autorisations, confirmer les artistes, organiser la circulation, réserver la sonorisation et informer les riverains.
Quand faut-il demander les autorisations pour un festival de rue ?: Dépose les demandes dès que la date et l’itinéraire sont fixés, généralement au moins huit à douze semaines avant l’événement. Les délais peuvent être plus longs si des rues doivent être fermées ou si plusieurs scènes sont prévues.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Compte au minimum un bénévole par poste actif et par créneau, puis ajoute 10 à 20 % de renfort. Pour 10 postes simultanés, prévois donc environ 11 à 12 personnes afin de couvrir les pauses et les absences.
Quand confirmer les besoins techniques des musiciens ?: Demande-les au moment de la prise de contact et confirme-les avec chaque groupe quatre à six semaines avant le festival. Refais une vérification finale la semaine précédente, notamment pour les prises, les câbles et la sonorisation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.