Zo organiseer je een straatfestival

Begin met de datum, route en vergunningen voordat je artiesten, kramen of catering vastlegt. Daarna werk je de straatindeling, verkeersmaatregelen, stroom en sanitaire voorzieningen uit. Pas als de praktische basis staat, kun je uitnodigingen versturen, aanmeldingen verwerken en vrijwilligers indelen. Met een planning voor leveringen, boodschappen en opbouw voorkom je dat materiaal of informatie op de festivaldag ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning straatfestival aanvragen
3
Verkeersmaatregelen aanvragen
4
Toiletten reserveren
5
Afvalinzameling reserveren
6
Elektriciteit op locatie controleren
2 personen
7
Stroomverdeling plannen
2 personen
8
Leveranciers bevestigen
9
Buurtbewoners informeren
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Programma opstellen
2 personen
14
Straatindeling tekenen
2 personen
15
Kraamindeling maken
2 personen
16
Vrijwilligers werven
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Leveringen inplannen
19
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
20
Materialen controleren
2 personen
21
Ontbrekende materialen bestellen
22
Routeborden voorbereiden
2 personen
23
Prijs- en menukaarten maken
2 personen
24
Polsbandjes en muntjes sorteren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken gekoeld klaarzetten
3 personen
27
Groenten en fruit wassen
3 personen
28
Sauzen en toppings klaarzetten
2 personen
29
Verkeersborden klaarleggen
2 personen
30
Opbouwteam instrueren
2 personen
31
Straat afzetten
4 personen
32
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Stroom aansluiten
2 personen
35
Verlichting ophangen
3 personen
36
Versiering ophangen
4 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Toiletten plaatsen en bevoorraden
2 personen
39
Eetkraam inrichten
4 personen
40
Drankpunt inrichten
3 personen
41
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
42
Hapjes voorbereiden
4 personen
43
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
44
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
45
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
46
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
47
Laatste briefing geven
2 personen

Event

48
Bezoekers verwelkomen
4 personen
49
Informatiepunt bemannen
2 personen
50
Eten bereiden
5 personen
51
Eten uitserveren
4 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Koffie en thee schenken
2 personen
54
Dranken bijvullen
3 personen
55
Buffet bijvullen
3 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Tafels schoonhouden
2 personen
58
Toiletten controleren
2 personen
59
Verkeersafzetting bewaken
2 personen
60
EHBO-materiaal controleren
61
Programma-aankondigingen doen
62
Lichtniveau controleren
2 personen
63
Laatste ronde aankondigen
64
Verkoop en uitgifte stoppen
3 personen
65
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

66
Eten en drinken afdekken
3 personen
67
Kassa afsluiten
2 personen
68
Afval verzamelen
5 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Kramen en tenten afbreken
6 personen
71
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
72
Verlichting verwijderen
3 personen
73
Versiering verwijderen
3 personen
74
Straat schoonvegen
4 personen
75
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
76
Materialen inventariseren
2 personen
77
Materialen reinigen
3 personen
78
Materialen retourneren
2 personen
79
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
80
Straatafzettingen verwijderen
4 personen
81
Gevonden voorwerpen registreren
82
Dankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Gasbarbecuesaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kassa'saantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Megafoon
Handlampenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 200
Herbruikbaar bestekaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Keukenweegschalenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Menubordenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Blikopenersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Veiligheidsvestenaantal 12
Tie-wrapsaantal 200

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en route minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast en dien de vergunning voor het straatfestival en de verkeersmaatregelen meteen in. Controleer bij wijzigingen opnieuw welke meldingen of toestemmingen nodig zijn.
Teken de straatindeling op schaal en bepaal per onderdeel de plek van marktkramen, partytenten, toiletten, afvalpunten en doorgangen. Houd een vrije route voor hulpdiensten en plan ook ruimte voor laden en lossen.
Controleer elektriciteit vóór je apparatuur reserveert. Maak per stroompunt een verdeling voor koelkasten, koffiezetapparaten, warmhoudbakken en verlichting en leg verlengkabels en stekkerdozen apart klaar.
Werk met een vrijwilligersrooster in blokken van 2 tot 3 uur. Plan naast opbouw en publieksbegeleiding ook mensen voor muntjes of betalingen, afval, bevoorrading en de afsluitende opruimronde.
Plan leveringen op tijdvakken en controleer materialen uiterlijk één week vooraf. Sorteer polsbandjes, muntjes, routeborden, prijs- en menukaarten en servies per kraam, zodat je op de dag zelf niet hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een straatfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en vergunningen. Reserveer toiletten, afvalinzameling en belangrijke leveranciers zodra de route en verwachte bezoekersaantallen bekend zijn.
Welke vergunning heb je nodig voor een straatfestival?: Dat verschilt per gemeente en opzet, maar een straatfestival kan een evenementenvergunning en toestemming voor verkeersmaatregelen nodig hebben. Dien de aanvraag bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf in en controleer ook regels voor geluid, verkoop en eten.
Hoeveel toiletten heb je nodig op een straatfestival?: Gebruik het bezoekersaantal en de evenementduur als uitgangspunt en vraag de verhuurder om een berekening. Reserveer de toiletten minimaal 4 tot 6 weken vooraf en plaats ze vóór de opbouw op een plek die bereikbaar blijft voor onderhoud.
Wanneer moet je vrijwilligers indelen voor een straatfestival?: Maak de eerste indeling 3 tot 4 weken vooraf en bevestig alle diensten uiterlijk 7 dagen voor het festival. Werk met blokken van 2 tot 3 uur en wijs per blok één verantwoordelijke aan voor vragen en incidenten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.