Organiser un festival de rue : la méthode

Un festival de rue se prépare d’abord sur papier, avant de réserver les stands ou d’acheter les fournitures. Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis obtenez les autorisations et sécurisez la circulation. Ensuite, construisez le programme, le plan de la rue et la répartition des stands avant de confirmer les fournisseurs. Les points souvent oubliés sont l’électricité, les toilettes, l’enlèvement des déchets, l’information des riverains et les besoins alimentaires des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander l’autorisation pour un festival de rue
3
Demander des mesures de circulation
4
Réserver les toilettes
5
Réserver l’enlèvement des déchets
6
Vérifier l’électricité sur place
2 personnes
7
Planifier la distribution d’électricité
2 personnes
8
Confirmer les fournisseurs
9
Informer les riverains
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Élaborer le programme
2 personnes
14
Tracer l’aménagement de la rue
2 personnes
15
Établir la répartition des stands
2 personnes
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Planifier les livraisons
19
Établir la liste de courses
2 personnes
20
Vérifier le matériel
2 personnes
21
Commander le matériel manquant
22
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
23
Créer les cartes de prix et les menus
2 personnes
24
Trier les bracelets et les jetons
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
3 personnes
27
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
28
Préparer les sauces et garnitures
2 personnes
29
Préparer les panneaux de signalisation
2 personnes
30
Briefer l’équipe de montage
2 personnes
31
Barricader la rue
4 personnes
32
Monter les stands et les tentes
6 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Brancher l’électricité
2 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Suspendre la décoration
4 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Installer et approvisionner les toilettes
2 personnes
39
Installer le stand de restauration
4 personnes
40
Installer le point boissons
3 personnes
41
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
42
Préparer les en-cas
4 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
45
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
46
Accueillir les bénévoles
2 personnes
47
Faire le briefing final
2 personnes

Événement

48
Accueillir les visiteurs
4 personnes
49
Tenir le point d'information
2 personnes
50
Préparer les repas
5 personnes
51
Servir les repas
4 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Garder les tables propres
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
2 personnes
59
Surveiller le balisage routier
2 personnes
60
Vérifier le matériel de premiers secours
61
Faire les annonces du programme
62
Vérifier le niveau d’éclairage
2 personnes
63
Annoncer le dernier tour
64
Arrêter la vente et la distribution
3 personnes
65
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

66
Couvrir la nourriture et les boissons
3 personnes
67
Clôturer la caisse
2 personnes
68
Rassembler les déchets
5 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
71
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
72
Retirer l'éclairage
3 personnes
73
Retirer la décoration
3 personnes
74
Balayer la rue
4 personnes
75
Refroidir les restes
2 personnes
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Nettoyer le matériel
3 personnes
78
Retourner les matériels
2 personnes
79
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
80
Retirer les barrières de rue
4 personnes
81
Enregistrer les objets trouvés
82
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 8
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Barbecues à gazqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Mégaphone
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 200
Couverts réutilisablesqté 150
Louchesqté 8
Ciseauxqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Bacs de stockageqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 24
Balances de cuisineqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 2
Panneaux de menuqté 8
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Ouvre-boîtesqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Gilets de sécuritéqté 12
Attaches-câblesqté 200

Catering

Courses

Conseils

Lancez les démarches administratives dès que la date et l’itinéraire sont fixés. Prévoyez plusieurs semaines pour l’autorisation du festival et les mesures de circulation, car ces réponses conditionnent tout le reste.
Dessinez l’aménagement de la rue avant de confirmer les stands. Indiquez les tentes, tables, accès de livraison, zones de passage, sorties et emplacement des toilettes pour éviter les changements de dernière minute.
Vérifiez l’électricité sur place avec chaque fournisseur avant de louer du matériel. Répartissez les rallonges et multiprises par zone, en séparant notamment les machines à café, réfrigérateurs et équipements de cuisson.
Attribuez les bénévoles par créneau et par poste, plutôt que de garder une liste générale. Prévoyez une personne pour l’accueil, une pour les livraisons et une pour les paiements dès l’ouverture.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant d’établir les quantités de courses. Préparez aussi les menus, cartes de prix, bracelets et jetons au moins la veille pour ne pas les trier pendant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de rue ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour organiser un festival de rue avec autorisation, circulation, fournisseurs et bénévoles. Commencez encore plus tôt si l’itinéraire ou le programme sont complexes.
Quand demander l’autorisation pour un festival de rue ?: Demandez-la dès que la date et l’itinéraire sont arrêtés, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Les mesures de circulation et l’information des riverains dépendent souvent de cette démarche.
Combien de toilettes faut-il prévoir pour un festival de rue ?: Le nombre dépend de la fréquentation et de la durée, mais faites le calcul dès que les inscriptions sont connues. Réservez les toilettes au moins 4 à 6 semaines avant le festival pour garantir la livraison et l’enlèvement.
Quand préparer l’électricité et les livraisons ?: Établissez le plan électrique et le calendrier des livraisons 2 à 3 semaines avant l’événement. Confirmez ensuite chaque fournisseur 5 à 7 jours avant, avec l’heure, l’accès et la zone de déchargement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.