Zo organiseer je een sterrenwacht open dag

Begin met een helder programma en werk daarna terug vanaf de openingsdag. Leg eerst datum, openingstijden, rondleidingen en lezingen vast, zodat je weet hoeveel bezoekers en vrijwilligers je moet opvangen. Open vervolgens de aanmeldingen en verzamel dieetwensen, terwijl je catering, ruimtes en apparatuur voorbereidt. De laatste dagen draaien vooral om controleren: de bezoekerslijst, weersverwachting, telescopen, techniek, bewegwijzering en de opstelling van tafels en stoelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Openingstijden publiceren
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Evenement online publiceren
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Rondleidingen plannen
2 personen
11
Lezingen plannen
2 personen
12
Reserveringen maken
13
Catering bestellen
14
Weersverwachting controleren
15
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
16
Programma afdrukken
17
Naambadges voorbereiden
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Apparatuur testen
2 personen
20
Telescoop controleren
2 personen
21
Ruimtes schoonmaken
3 personen
22
Koelkasten vullen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen opstellen
3 personen
27
Infostands inrichten
3 personen
28
Exposities inrichten
4 personen
29
Telescoopruimte inrichten
3 personen
30
Kinderhoek inrichten
2 personen
31
Registratietafel klaarzetten
2 personen
32
Borden en pijlen ophangen
2 personen
33
Versiering ophangen
2 personen
34
Verlichting controleren
2 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Presentaties klaarzetten
2 personen
37
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

39
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
40
Bezoekers registreren
2 personen
41
Programma uitdelen
2 personen
42
Rondleidingen begeleiden
3 personen
43
Telescoop demonstreren
3 personen
44
Lezingen presenteren
2 personen
45
Exposities toelichten
3 personen
46
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Servies inzamelen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten controleren
53
Verlichting bijstellen
54
Buitenroute verlichten
2 personen
55
Avondobservatie begeleiden
4 personen
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen
57
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

58
Telescoop veilig opbergen
3 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Eten en drinken opruimen
2 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Infostands afbreken
3 personen
66
Ruimtes schoonmaken
4 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Afval afvoeren
2 personen
69
Geleende materialen verzamelen
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Gevonden voorwerpen bewaren
72
Bezoekersberichten beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Partytentenaantal 2
Statafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Sterrenballonnenaantal 40
Slinger sterrenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Pijlbordenaantal 20
Infopanelenaantal 10
Postersaantal 20
Krijtbordenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12

Apparatuur

Telescopenaantal 5
Verrekijkersaantal 10
Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Buitenlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Zaklampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelcontainersaantal 2
Keukenweegschalenaantal 2
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Waterkannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koelvitrinesaantal 2
Koffiefiltersaantal 150
Servettenhoudersaantal 10
Broodmandenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Thermoboxenaantal 4
Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen en lezingen in tijdsblokken en zet de maximale groepsgrootte erbij. Zo voorkom je dat bezoekers zich tegelijk bij één telescoop of uitlegplek verzamelen.
Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan en verwerk aanmeldingen doorlopend. Noteer dieetwensen meteen, zodat de catering niet pas op de dag zelf hoeft te worden aangepast.
Maak uiterlijk een week vooraf een vrijwilligersindeling met ontvangst, garderobe, catering, rondleidingen en techniek. Reserveer daarnaast tijd voor een korte overdracht voordat de deuren opengaan.
Test laptop en beamer samen met de presentaties en controleer elke telescoop vooraf. Doe dit niet alleen op de ochtend zelf: een ontbrekende kabel of slecht afgestelde telescoop kost direct bezoekers tijd.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal welke onderdelen binnen of onder partytenten plaatsvinden. Zet pijlborden, infopanelen en programma’s vóór ontvangst klaar, zodat bezoekers zonder uitleg hun route vinden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sterrenwacht open dag organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden en programma. Open de aanmeldingen zodra de rondleidingen en lezingen vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sterrenwacht open dag?: Reken minimaal op één vrijwilliger per gelijktijdige rondleiding of lezing, plus aparte bezetting voor ontvangst, catering en techniek. Bij drie parallelle programmaonderdelen kom je meestal uit op minstens 6 tot 8 vrijwilligers.
Wanneer moet je catering voor een sterrenwacht open dag bestellen?: Bestel de catering ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is. Controleer dieetwensen opnieuw 3 tot 5 dagen voor de open dag en vul koelkasten en thermoskannen pas op de laatste voorbereidingsdag.
Hoe bereid je telescopen voor op een open dag?: Controleer alle telescopen uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf en test ze op de plek waar bezoekers ze gebruiken. Controleer op de dag zelf nog één keer de opstelling, stroomvoorziening en eventuele verrekijkers voordat de eerste rondleiding begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.