Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del observatorio

Una jornada de puertas abiertas del observatorio necesita dos planes coordinados: la atención al público y el funcionamiento del equipo astronómico. Empieza fijando la fecha, los horarios de apertura y el aforo; después organiza las inscripciones, las visitas guiadas y las charlas. Reserva tiempo para probar telescopios, proyector y portátil, y asigna voluntarios a cada zona. El día anterior, cierra la lista de asistentes, prepara acreditaciones y revisa el pronóstico del tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Publicar los horarios de apertura
3
Redactar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar el evento en línea
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Asignar voluntarios
2 personas
10
Planificar las visitas guiadas
2 personas
11
Planificar las charlas
2 personas
12
Hacer reservas
13
Pedir el catering
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Elaborar la lista definitiva de asistentes
2 personas
16
Imprimir el programa
17
Preparar acreditaciones
2 personas
18
Hacer la compra
2 personas
19
Probar el equipo
2 personas
20
Comprobar el telescopio
2 personas
21
Limpiar espacios
3 personas
22
Llenar los refrigeradores
2 personas
23
Preparar aperitivos
3 personas
24
Preparar café y té
2 personas
25
Montar mesas
3 personas
26
Colocar las sillas
3 personas
27
Montar los puestos de información
3 personas
28
Montar exposiciones
4 personas
29
Montar la sala del telescopio
3 personas
30
Montar el rincón infantil
2 personas
31
Preparar la mesa de registro
2 personas
32
Colgar carteles y flechas
2 personas
33
Colgar la decoración
2 personas
34
Comprobar la iluminación
2 personas
35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
36
Preparar las presentaciones
2 personas
37
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
38
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

39
Atender la recepción
2 personas
40
Registrar a los visitantes
2 personas
41
Repartir el programa
2 personas
42
Guiar visitas
3 personas
43
Demostrar el telescopio
3 personas
44
Presentar las charlas
2 personas
45
Explicar las exposiciones
3 personas
46
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
47
Servir café y té
2 personas
48
Servir aperitivos
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Recoger la vajilla
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar los baños
53
Ajustar la iluminación
54
Iluminar la ruta exterior
2 personas
55
Acompañar la observación nocturna
4 personas
56
Informar a los últimos visitantes
2 personas
57
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

58
Guardar el telescopio de forma segura
3 personas
59
Apagar el equipo
2 personas
60
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Recoger comida y bebida
2 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Desmontar los stands de información
3 personas
66
Limpiar espacios
4 personas
67
Limpiar los baños
2 personas
68
Retirar los residuos
2 personas
69
Recoger el material prestado
2 personas
70
Devolver los materiales
2 personas
71
Guardar los objetos perdidos
72
Responder a los mensajes de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Carpas de fiestacant. 2
Mesas altascant. 6
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2
Mesas plegablescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 6
Termoscant. 6
Cucharonescant. 8

Decoración

Globos de estrellascant. 40
Guirnalda de estrellascant. 8
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Carteles direccionalescant. 20
Paneles informativoscant. 10
Cartelescant. 20
Pizarrascant. 6
Decoración de mesacant. 12

Equipo

Telescopioscant. 5
Prismáticoscant. 10
Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías externascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Lámparas de exteriorcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 10
Baterías de repuestocant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Contenedores frigoríficoscant. 2
Básculas de cocinacant. 2
Pinzas de servircant. 8
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3
Acumuladores de fríocant. 20

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Papelelerascant. 10
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Catering

Jarras de aguacant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Vitrinas refrigeradascant. 2
Filtros de cafécant. 150
Porta-servilletascant. 10
Cestas de pancant. 6
Cuencoscant. 20
Cajas térmicascant. 4
Compras

Consejos

Define bloques de 30 a 45 minutos para las visitas guiadas y deja al menos 15 minutos entre grupos. Así puedes mover visitantes sin cruzarlos con quienes esperan una charla.
Abre el formulario de inscripción con varias semanas de antelación y pide las preferencias dietéticas desde el principio. Cierra la lista definitiva 48 horas antes para calcular catering, sillas, vasos y acreditaciones.
Asigna un voluntario por punto crítico: recepción, telescopios, sala de charlas y catering. Prepara además un horario escrito con relevos cada 2 horas para que nadie abandone su puesto por falta de descanso.
Prueba el portátil, el proyector y cada telescopio como mínimo el día anterior, no cuando llegue el público. Comprueba también que los carteles direccionales y paneles informativos se leen desde la entrada.
Si parte de la actividad es exterior, decide antes qué ocurre con lluvia, viento o nubes. Revisa el pronóstico 24 horas antes y prepara carpas, mesas interiores o un programa alternativo de charlas y demostraciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del observatorio?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar el programa, publicar horarios, enviar invitaciones y abrir las inscripciones. Reserva las visitas guiadas, las charlas y el catering al menos 2 semanas antes.
¿Cuánto tiempo debe durar una visita guiada al observatorio?: Calcula entre 30 y 45 minutos por grupo, más 15 minutos para la entrada y la salida. Con ese margen puedes explicar los telescopios sin acumular visitantes en la siguiente zona.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de asistentes?: Cierra la lista definitiva unas 48 horas antes del evento. Ese plazo permite imprimir acreditaciones, preparar el programa, ajustar las compras y comunicar al equipo las preferencias dietéticas.
¿Qué hacer si el tiempo impide observar con telescopios?: Comprueba el pronóstico 24 horas antes y confirma la alternativa el mismo día. Mantén preparadas charlas, demostraciones con prismáticos, paneles informativos y actividades bajo carpa o en el interior.

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