Zo organiseer je een startzondag zonder last-minute stress

Begin met de datum, het programma en de beschikbare kerkzaal en terrein. Daarna werk je gelijktijdig aan deelnemers, inhoud en uitvoering: open de aanmeldingen, bevestig sprekers en muziek, en verdeel de vrijwilligers. Reserveer vroeg tafels, stoelen en geluidsapparatuur en bereken de catering op basis van de aanmeldingen. In de laatste week controleer je techniek, druk je programmaboekjes en pak je dieetmaaltijden apart in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Kerkzaal en terrein reserveren
3
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma aan deelnemers sturen
9
Liturgie en teksten opstellen
2 personen
10
Muziek en liederen selecteren
3 personen
11
Sprekers en voorganger bevestigen
12
Kinderprogramma samenstellen
2 personen
13
Vrijwilligers voor taken indelen
2 personen
14
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
15
Catering bestellen
16
Tafels en stoelen reserveren
17
Geluidsapparatuur controleren
2 personen
18
Presentatie en liedteksten maken
2 personen
19
Kinderbegeleiders instrueren
2 personen
20
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
21
Welkomsttafel voorbereiden
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Verse producten ophalen
2 personen
24
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
25
Programmaboekjes printen
2 personen
26
Naamkaartjes sorteren
27
Ruimtes controleren
2 personen
28
Kerkzaal schoonmaken
4 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
30
Tafels indekken
4 personen
31
Buffettafels klaarzetten
3 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
34
Eten gekoeld opslaan
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Podium en spreekplek inrichten
3 personen
37
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
38
Licht en presentatie testen
2 personen
39
Kinderzaal inrichten
3 personen

Event

40
Welkomsttafel bemannen
2 personen
41
Bezoekers registreren
3 personen
42
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
43
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
44
Kinderopvang ontvangen
3 personen
45
Startdienst begeleiden
5 personen
46
Muziek en zang begeleiden
4 personen
47
Presentatie bedienen
48
Kinderprogramma begeleiden
5 personen
49
Koffie en thee serveren
4 personen
50
Hapjes uitserveren
4 personen
51
Nieuwe bezoekers aanspreken
4 personen
52
Programmaonderdelen aankondigen
53
Gemeenteactiviteiten presenteren
4 personen
54
Gespreksgroepen begeleiden
8 personen
55
Buffet uitserveren
6 personen
56
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
57
Dranken bijvullen
3 personen
58
Buffet netjes houden
2 personen
59
Servies en bestek aanvullen
2 personen
60
Kinderen begeleiden tijdens maaltijd
3 personen
61
Afscheidswoord verzorgen
62
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

63
Overgebleven eten verpakken
3 personen
64
Koelproducten terugplaatsen
2 personen
65
Buffet en keuken afbreken
4 personen
66
Servies en bestek afwassen
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
68
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
71
Zalen en toiletten schoonmaken
4 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Bedankbericht aan vrijwilligers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamerrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Voedselcontainersaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 120
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stofzuigeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de liturgie eerst vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld in het programma ook de tijden van de kerkdienst, maaltijd, kinderactiviteiten en eventuele gezamenlijke onderdelen.
Open de aanmeldingen zodra datum, programma en locatie definitief zijn. Vraag meteen naar dieetwensen en sluit de inschrijving uiterlijk enkele dagen voor het bestellen van de catering.
Plan vrijwilligers per onderdeel in plaats van alleen per algemene taak. Wijs bijvoorbeeld aparte mensen aan voor de welkomsttafel, kinderbegeleiding, catering, techniek en het opruimen.
Test geluidsapparatuur en presentatie uiterlijk één week vooraf in de kerkzaal. Controleer draadloze microfoons, luidsprekers, audiomixer, laptop, beamer en liedteksten samen in de opstelling die je op de dag gebruikt.
Haal verse producten pas kort voor de startzondag op en bewaar warme, koude en dieetmaaltijden gescheiden. Leg naamkaartjes, programmaboekjes en materialen voor de kinderbegeleiders de avond ervoor klaar bij de juiste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren begin je met het organiseren van een startzondag?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, zaal en terrein. Daarmee houd je tijd over voor uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers en reserveringen van meubilair en apparatuur.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een startzondag?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf, zodra datum en hoofdprogramma vaststaan. Open de aanmeldingen direct en geef een sluitingsdatum die minstens enkele dagen vóór de cateringbestelling ligt.
Hoeveel eten en drinken moet je bestellen voor een startzondag?: Bereken de catering op basis van het aantal definitieve aanmeldingen en tel per onderdeel de verwachte eters op. Bestel uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf; houd dieetmaaltijden apart en neem voor koffie, thee en water een kleine reserve mee.
Wanneer test je de techniek voor een startzondag?: Test microfoons, luidsprekers, audiomixer, laptop en beamer uiterlijk 7 dagen vooraf en nogmaals op de dag zelf. Controleer tijdens de laatste test ook de presentatie, liedteksten en eventuele kabels of adapters.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.