Zo organiseer je een squashtoernooi zonder chaos

Begin met de beschikbare squashbanen en bepaal daarna hoeveel spelers je realistisch kunt plaatsen. Kies een toernooiopzet, leg de inschrijfdeadline vast en verzamel meteen betaling en dieetwensen. Pas wanneer het deelnemersaantal definitief is, maak je het wedstrijdschema en deel je scheidsrechters en vrijwilligers in. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangstbalie, opgeladen apparaten en materiaal dat per baan klaarligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Squashbanen reserveren
2
Kantine reserveren
3
Toernooiopzet bepalen
2 personen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemers en betaling bevestigen
9
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
10
Wedstrijdreglement versturen
11
Scheidsrechters indelen
12
Vrijwilligers indelen
13
Prijzen en medailles bestellen
14
Sportmateriaal controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Prijzen en medailles ophalen
17
Schema's en formulieren printen
18
Ballen en rackets klaarleggen
2 personen
19
Tabletten en telefoons opladen
20
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Banen en kleedkamers controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
25
Wedstrijdschema's ophangen
26
Scoreborden plaatsen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
29
Deelnemers registreren
3 personen
30
Startgeld en formulieren controleren
31
Spelregels toelichten
32
Korte warming-up begeleiden
33
Voorrondewedstrijden begeleiden
4 personen
34
Uitslagen verwerken
2 personen
35
Wedstrijden omroepen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes en lunch serveren
3 personen
38
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
39
Halve finales begeleiden
4 personen
40
Soep en brood serveren
3 personen
41
Finale begeleiden
3 personen
42
Prijsuitreiking houden
2 personen
43
Groepsfoto maken
44
Verloren voorwerpen verzamelen
45
Sportmateriaal innemen
2 personen
46
Kantine afsluiten
2 personen

Nazorg

47
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
48
Banen en kleedkamers schoonmaken
3 personen
49
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Locatiesleutels retourneren
52
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
53
Uitslagen publiceren
54
Deelnemers bedanken
55
Toernooifoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Serveerbladenaantal 6
Soeplepelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 4

Sportmateriaal

Squashracketsaantal 8
Squashballenaantal 40
Veiligheidsbrillenaantal 20
Trainingshesjesaantal 32
Scorebordenaantal 6
Reservegripsaantal 12

Apparatuur

Laptop
Tabletaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Kantoor

Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 6
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3
Naamkaartjesaantal 50

Decoratie

Toernooibanneraantal 2
Tafelkledenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Koelpakkingenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de squashbanen en kantine voordat je uitnodigingen verstuurt. Tel het aantal speeluren, banen en verwachte wedstrijden op; zo voorkom je dat het schema later niet past.
Werk met één inschrijfdeadline en bevestig deelnemers uiterlijk een week vooraf. Vraag in hetzelfde formulier naar betaling en dieetwensen, zodat je geen losse berichten hoeft na te jagen.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de inschrijvingen zijn gesloten en verstuur het reglement tegelijk. Hang op de dag zelf extra schema’s op en wijs per ronde een scheidsrechter of verantwoordelijke aan.
Controleer sportmateriaal minimaal één week vooraf: squashrackets, ballen, veiligheidsbrillen, scoreborden en reservegrips. Leg per baan het benodigde materiaal klaar en houd reserveballen apart voor zoekgeraakte of versleten ballen.
Open de locatie minstens 60 minuten voor de eerste wedstrijd. Controleer banen en kleedkamers, richt de ontvangstbalie in, laad laptop en tablets op en zet naamkaartjes, formulieren en wedstrijdschema’s klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel squashbanen heb je nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal spelers, de toernooiopzet en de beschikbare speeltijd. Reken eerst het aantal wedstrijden uit en deel dat door het aantal banen en speelrondes; plan daarnaast minimaal 30 minuten marge voor uitloop.
Wanneer moet je een squashtoernooi organiseren en deelnemers uitnodigen?: Reserveer banen en kantine bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de speeldag en sluit de inschrijving ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je nog tijd hebt voor het schema.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een squashtoernooi?: Maak het definitieve schema pas na de inschrijfdeadline, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Zo weet je hoeveel spelers werkelijk meedoen en kun je scheidsrechters en vrijwilligers passend indelen.
Hoeveel tijd moet je op de dag zelf voorbereiden?: Plan minstens 60 minuten voor het openen van de locatie en de ontvangst. Bij meerdere banen of een kantine met catering is 90 minuten veiliger, omdat opstellen, materiaalcontrole en techniek vaak langer duren dan verwacht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.