Cómo organizar un torneo de squash sin perder el control

Un torneo de squash empieza mucho antes de reservar las pistas. Primero debes fijar el formato, calcular cuántos jugadores caben y abrir unas inscripciones con fecha límite y condiciones claras. Después se coordinan pagos, preferencias alimentarias, calendario, árbitros y voluntarios. El día del torneo, la recepción, los vestuarios, el material y los horarios impresos deben estar listos antes de que llegue el primer participante.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar pistas de squash
2
Reservar la cantina
3
Definir el formato del torneo
2 personas
4
Crear formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Confirmar participantes y pago
9
Elaborar el calendario de competición
2 personas
10
Enviar las bases del concurso
11
Asignar árbitros
12
Asignar voluntarios
13
Encargar premios y medallas
14
Comprobar el material deportivo
2 personas
15
Hacer la compra
2 personas
16
Recoger los premios y medallas
17
Imprimir horarios y formularios
18
Preparar pelotas y raquetas
2 personas
19
Cargar tabletas y teléfonos
20
Preparar tarjetas de nombre
2 personas

Evento

21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Comprobar las pistas y los vestuarios
2 personas
23
Colocar mesas y sillas
4 personas
24
Montar el mostrador de recepción
2 personas
25
Colgar los calendarios de competición
26
Colocar marcadores
2 personas
27
Enfriar bebidas
2 personas
28
Preparar café y té
2 personas
29
Registrar a los participantes
3 personas
30
Comprobar el dinero de inscripción y los formularios
31
Explicar las reglas del juego
32
Coordinar un calentamiento corto
33
Supervisar las rondas preliminares
4 personas
34
Procesar los resultados
2 personas
35
Anunciar las competiciones
36
Rellenar las bebidas
2 personas
37
Servir aperitivos y almuerzo
3 personas
38
Recoger la vajilla usada
2 personas
39
Coordinar las semifinales
4 personas
40
Servir sopa y pan
3 personas
41
Coordinar la final
3 personas
42
Celebrar la entrega de premios
2 personas
43
Hacer una foto de grupo
44
Recoger objetos perdidos
45
Recoger el material deportivo
2 personas
46
Cerrar la cantina
2 personas

Seguimiento

47
Recoger mesas y sillas
4 personas
48
Limpiar las pistas y los vestuarios
3 personas
49
Recoger y llevar la basura
2 personas
50
Lavar la vajilla
3 personas
51
Devolver las llaves del recinto
52
Devolver el material alquilado
2 personas
53
Publicar los resultados
54
Agradecer a los participantes
55
Compartir fotos del torneo

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 40
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 60
Platoscant. 50
Tenedorescant. 50
Cuchilloscant. 50
Cucharascant. 50
Bandejas de serviciocant. 6
Cucharones para sopacant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Ollas para sopacant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzascant. 4

Material deportivo

Raquetas de squashcant. 8
Pelotas de squashcant. 40
Gafas de seguridadcant. 20
Chalecos de entrenamientocant. 32
Marcadorescant. 6
Grips de repuestocant. 12

Equipo

Portátil
Tabletacant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Oficina

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 6
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 3
Tarjetas de nombrecant. 50

Decoración

Pancarta del torneocant. 2
Mantelescant. 6

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Bolsas de fríocant. 6

Limpieza

Escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras

Consejos

Reserva las pistas y la cantina antes de abrir el formulario de inscripción. Define también el formato y el número máximo de participantes para no aceptar más jugadores de los que permite el calendario.
Cierra las inscripciones con varios días de margen, confirma el pago de cada participante y recoge las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Así podrás encargar la comida sin hacer cambios de última hora.
Publica el calendario y las bases del torneo antes del día de competición. Incluye la hora de llegada, el sistema de partidos, las reglas y qué ocurre si un jugador no se presenta.
Asigna árbitros y voluntarios por turnos, no de forma genérica. Prevé al menos una persona para recepción y otra para resolver cambios de pista, resultados o retrasos durante cada franja.
Comprueba el material deportivo y la tecnología el día anterior: raquetas, pelotas, gafas de seguridad, marcadores, tabletas, portátil, impresora y cables. Imprime los horarios y formularios aunque vayas a registrar los resultados digitalmente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de squash?: Empieza la reserva de pistas y cantina al menos 4 semanas antes. Abre las inscripciones durante 2 o 3 semanas y deja varios días finales para confirmar pagos, preparar el calendario y asignar árbitros.
¿Cuántas pistas necesito para un torneo de squash?: Depende del formato, pero calcula el tiempo total de partidos y divide entre las horas disponibles por pista. Reserva margen para retrasos y calentamientos; con una sola pista, un cuadro de 16 jugadores puede ocupar varias horas.
¿Cuándo debo enviar el calendario del torneo?: Envíalo entre 3 y 5 días antes de la competición, cuando las inscripciones y los pagos estén cerrados. Incluye la hora de llegada y pide a los jugadores que estén en recepción al menos 30 minutos antes de su primer partido.
¿Qué material de squash hay que revisar antes del torneo?: Revisa como mínimo las raquetas, pelotas, gafas de seguridad, marcadores y grips de repuesto el día anterior. Carga las tabletas y teléfonos, prueba la impresora y prepara una alternativa en papel para registrar resultados.

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