Zo organiseer je een sportpicknick zonder chaos

Een sportpicknick lukt het best als je sportprogramma en picknick niet los van elkaar plant. Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het aantal deelnemers. Gebruik dat aantal daarna voor teams, materiaal, eten en zitplaatsen. Regel op de dag zelf eerst terrein en sportstations, test daarna het geluid en zet pas vlak voor de ontvangst het buffet en de koude dranken klaar. Zo voorkom je dat deelnemers wachten, spullen ontbreken of eten te lang buiten staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Sportprogramma samenstellen
2 personen
6
Teams indelen
2 personen
7
Wedstrijdschema afdrukken
8
Weersverwachting controleren
9
Leveringen controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
12
Materialen naar locatie brengen
3 personen
13
Terrein controleren
2 personen
14
Sportvelden uitzetten
3 personen
15
Partytenten opbouwen
4 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Picknickkleedjes uitleggen
2 personen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Sportstations klaarzetten
4 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Buffet opbouwen
3 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
24
Geluidsinstallatie testen
2 personen
25
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Welkomstbriefing geven
2 personen
28
Teams bekendmaken
2 personen
29
Sportactiviteiten begeleiden
6 personen
30
Sportmateriaal uitgeven
2 personen
31
Tussenstanden bijhouden
2 personen
32
Dranken serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes aanvullen
3 personen
35
Buffet serveren
4 personen
36
Servies verzamelen
2 personen
37
Sportfinales begeleiden
4 personen
38
Winnaars bekendmaken
2 personen
39
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

40
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
41
Afval inzamelen
4 personen
42
Buffet en keuken opruimen
4 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
45
Partytenten afbreken
4 personen
46
Locatie schoonmaken
4 personen
47
Materialen terugbrengen
3 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
50
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Picknickkleedjesaantal 12
Buffettafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 120
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveerbestekaantal 12
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 3
Frisbeesaantal 6
Badmintonsetsaantal 4
Badmintonshuttlesaantal 12
Volleybalnet
Sportkegelsaantal 30
Teamhesjesaantal 30
Fluitjesaantal 6
Pompenaantal 2
Scorebordenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2
Stopwatchesaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Richtingbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handgel dispensersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Afwasbakkenaantal 3
Bezemsaantal 2
Eerste hulpkit

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het sportprogramma vóór je teams indeelt. Reserveer per onderdeel 20 tot 30 minuten en houd minstens 10 minuten wisseltijd over voor uitleg, verplaatsing en materiaal.
Verwerk dieetwensen uiterlijk één week voor de sportpicknick. Noteer per deelnemer wat nodig is en houd bij het buffet aparte serveerschalen en serveerbestek beschikbaar.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Partytenten, picknickkleedjes en een alternatief voor buitenactiviteiten moeten dan al geregeld zijn.
Maak één laad- en uitpakvolgorde voor sportmateriaal, catering en meubilair. Zet sportvelden en stations eerst klaar; bouw daarna tafels, stoelen en het buffet op.
Plan de ontvangst minimaal 30 minuten vóór de eerste wedstrijd. Laat vrijwilligers vooraf weten wie teams ontvangt, wie scores bijhoudt en wie de dranken en hapjes aanvult.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportpicknick organiseren?: Reserveer de locatie en verstuur de uitnodigingen vier tot zes weken vooraf. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week voor de datum, zodat je teams, eten en materiaal kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een sportpicknick op te bouwen?: Reken voor een kleine sportpicknick op 90 tot 120 minuten opbouw vóór de ontvangst. Zet terrein, sportvelden en stations eerst klaar en reserveer daarna tijd voor partytenten, zitplaatsen, buffet en een geluidstest.
Hoe deel je teams in voor een sportpicknick?: Maak de teamindeling nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en deel deelnemers zo gelijk mogelijk in. Druk het wedstrijdschema vooraf af en leg teamhesjes, scoreborden en fluitjes klaar bij het eerste sportstation.
Hoeveel drank heb je nodig voor een sportpicknick?: Reken bij warm weer op ongeveer 0,75 tot 1 liter drank per persoon voor de hele activiteit. Zet de eerste voorraad minstens 30 minuten vóór ontvangst koud en houd extra koelruimte beschikbaar voor aanvulling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.