Cómo organizar un picnic deportivo sin contratiempos

Un picnic deportivo combina competición, comida y tiempo al aire libre, así que conviene organizarlo en ese orden. Empieza reservando el lugar y cerrando las inscripciones; después prepara el programa, forma los equipos y confirma las necesidades dietéticas. La víspera, revisa el tiempo, las entregas y todo el material. El día del evento, deja al menos dos horas para delimitar los campos, montar las carpas, preparar el buffet y probar el sonido antes de recibir a los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Preparar el programa deportivo
2 personas
6
Asignar equipos
2 personas
7
Imprimir el calendario de la competición
8
Comprobar el pronóstico del tiempo
9
Comprobar las entregas
2 personas
10
Hacer la compra
3 personas
11
Reunir material deportivo
2 personas
12
Llevar materiales al lugar
3 personas
13
Inspeccionar el recinto
2 personas
14
Delimitar los campos deportivos
3 personas
15
Montar las carpas
4 personas
16
Colocar mesas y sillas
4 personas
17
Extender las mantas de picnic
2 personas
18
Colgar la decoración
2 personas
19
Preparar estaciones deportivas
4 personas
20
Enfriar las bebidas
2 personas
21
Preparar aperitivos
4 personas
22
Montar el buffet
3 personas
23
Montar la mesa de recepción
2 personas
24
Probar el sistema de sonido
2 personas
25
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

26
Recepción de participantes
3 personas
27
Dar la sesión de bienvenida
2 personas
28
Anunciar los equipos
2 personas
29
Coordinar actividades deportivas
6 personas
30
Entregar el material deportivo
2 personas
31
Llevar los resultados parciales
2 personas
32
Servir las bebidas
3 personas
33
Rellenar las bebidas
2 personas
34
Reponer los aperitivos
3 personas
35
Servir el bufé
4 personas
36
Recoger la vajilla
2 personas
37
Coordinar las finales deportivas
4 personas
38
Anunciar a los ganadores
2 personas
39
Coordinar la despedida y la salida
3 personas

Seguimiento

40
Reunir material deportivo
3 personas
41
Recoger la basura
4 personas
42
Ordenar el bufé y la cocina
4 personas
43
Lavar la vajilla
3 personas
44
Desmontar mesas y sillas
4 personas
45
Desmontar las carpas
4 personas
46
Limpiar el lugar
4 personas
47
Devolver los materiales
3 personas
48
Devolver los objetos prestados
2 personas
49
Guardar la comida sobrante
2 personas
50
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 60
Mantas de picniccant. 12
Mesas de buffetcant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 70
Cuencos reutilizablescant. 60
Vasos reutilizablescant. 120
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 12
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Cubiertos de serviciocant. 12
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Voleibolcant. 3
Frisbeescant. 6
Sets de bádmintoncant. 4
Volantes de bádmintoncant. 12
Red de voleibol
Conos deportivoscant. 30
Petos de equipocant. 30
Silbatoscant. 6
Bombascant. 2
Marcadorescant. 4

Equipo

Altavoz portátil
Micrófono
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 2
Cronómetroscant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 6
Señales direccionalescant. 8
Mantelescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70

Iluminación

Faroles LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Dispensadores de gel hidroalcohólicocant. 4
Cubos de limpiezacant. 2
Fregaderoscant. 3
Escobascant. 2
Botiquín de primeros auxilios

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes. Así puedes asignar los equipos, imprimir el calendario de la competición y comprar comida teniendo en cuenta las preferencias dietéticas.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y de nuevo la mañana del evento. Confirma también las entregas y prepara un plan para proteger la comida y el equipo si cambia el tiempo.
Llega al recinto al menos 2 horas antes. Primero inspecciona el terreno y delimita los campos; después monta carpas, mesas, sillas y mantas para no tener que mover el material deportivo más tarde.
Separa la recepción del buffet y de las estaciones deportivas. Deja preparados los petos, conos, marcadores, silbatos y bombas en cada campo para que los voluntarios no tengan que buscar material durante los partidos.
Enfría las bebidas con varias horas de antelación y monta el buffet justo antes de abrirlo. Reserva una persona para reponer comida y otra para controlar el programa, el sonido y los cambios de equipo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un picnic deportivo?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones 7-10 días antes, cuando ya puedas formar los equipos y calcular la comida.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar un picnic deportivo?: Calcula al menos 2 horas antes de la llegada de los participantes. La inspección del recinto, los campos, las carpas, las mesas, el buffet y la prueba del sonido suelen ocupar más tiempo del previsto.
¿Cuánta bebida necesito para un picnic deportivo?: Calcula 2-3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una bebida por persona por cada hora posterior. Lleva las bebidas a las neveras portátiles al menos 4 horas antes para que estén frías.
¿Cuándo hay que preparar el programa y los equipos?: Prepara el programa deportivo y asigna los equipos entre 5 y 7 días antes. Imprime el calendario como mínimo el día anterior y deja una copia en recepción y otra para los voluntarios.

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