Organiser un pique-nique sportif, étape par étape

Un pique-nique sportif demande de gérer deux événements en parallèle : les matchs et le repas. Commencez par réserver le lieu, recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires, puis construisez un programme avec des équipes équilibrées. La veille, vérifiez la météo, les livraisons et le matériel. Le jour même, installez d’abord les terrains et les zones d’accueil, puis le buffet et les boissons afin que les participants puissent jouer dès leur arrivée.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Établir le programme sportif
2 personnes
6
Répartir les équipes
2 personnes
7
Imprimer le planning du match
8
Vérifier les prévisions météo
9
Vérifier les livraisons
2 personnes
10
Faire les courses
3 personnes
11
Rassembler le matériel sportif
2 personnes
12
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
13
Contrôler le site
2 personnes
14
Délimiter les terrains de sport
3 personnes
15
Monter les tentes de réception
4 personnes
16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
17
Installer les couvertures de pique-nique
2 personnes
18
Suspendre la décoration
2 personnes
19
Préparer les stations de sport
4 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer les en-cas
4 personnes
22
Monter le buffet
3 personnes
23
Aménager la table d'accueil
2 personnes
24
Tester le système de sonorisation
2 personnes
25
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

26
Accueillir les participants
3 personnes
27
Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
28
Annoncer les équipes
2 personnes
29
Encadrer les activités sportives
6 personnes
30
Distribuer le matériel sportif
2 personnes
31
Suivre les résultats intermédiaires
2 personnes
32
Servir les boissons
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Ravitaillement des amuse-bouches
3 personnes
35
Servir le buffet
4 personnes
36
Rassembler la vaisselle
2 personnes
37
Encadrer les finales sportives
4 personnes
38
Annonce des gagnants
2 personnes
39
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

40
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
41
Collecter les déchets
4 personnes
42
Ranger le buffet et la cuisine
4 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
45
Démonter les tentes de fête
4 personnes
46
Nettoyer le lieu
4 personnes
47
Rapporter le matériel
3 personnes
48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
49
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
50
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 60
Plaids de pique-niqueqté 12
Tables de buffetqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 120
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Couverts de serviceqté 12
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Volley-ballqté 3
Frisbeesqté 6
Sets de badmintonqté 4
Volants de badmintonqté 12
Filet de volley-ball
Cônes sportifsqté 30
Chasubles d’équipeqté 30
Siffletsqté 6
Pompesqté 2
Panneaux de scoreqté 4

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 2
Chronomètresqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux de directionqté 8
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 70

Éclairage

Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Bacs à vaisselleqté 3
Balaisqté 2
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le pique-nique. Vous aurez le temps de répartir les équipes, de noter les allergies et d’imprimer le planning des matchs.
Prévoyez un déroulé avec des créneaux de 20 à 30 minutes par activité et gardez 10 minutes entre deux rotations. Ce temps sert à changer les équipes et à récupérer les ballons, volants ou frisbees.
Contrôlez le site la veille et le matin même : repérez les zones humides, délimitez les terrains avec les cônes et vérifiez que le filet de volley est stable avant l’arrivée du groupe.
Installez les glacières et les pains de glace au moins 2 heures avant le repas. Les boissons restent ainsi fraîches sans monopoliser la table du buffet au dernier moment.
Briefez les bénévoles pendant 15 minutes avant l’accueil. Donnez à chacun une zone précise : inscription, terrain, buffet ou rangement, et testez l’enceinte portable ainsi que le microphone avant les annonces.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique sportif ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Réservez le lieu dès le début, puis clôturez les inscriptions environ 7 jours avant pour finaliser les équipes, le programme et les besoins alimentaires.
Quand vérifier la météo pour un pique-nique sportif ?: Faites une première vérification 3 jours avant, puis une dernière le matin de l’événement. Si la météo est incertaine, confirmez à l’avance où installer les tentes de réception et comment protéger le buffet.
Combien de temps faut-il pour installer un pique-nique sportif ?: Comptez environ 2 heures avec une équipe de 4 à 6 personnes. Prévoyez d’abord l’acheminement du matériel, puis les terrains, les tables, les couvertures, l’accueil et enfin le buffet.
Comment répartir les équipes pour les matchs ?: Préparez les équipes au plus tard la veille, à partir des inscriptions confirmées. Gardez des groupes de taille comparable et imprimez un planning indiquant les rotations, les terrains et les horaires de chaque match.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.