So organisierst du eine Sportpicknick

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Veranstaltungsort vier bis sechs Wochen vorher und prüfe, ob Sportplätze, Zelte, Tische und Strom tatsächlich genutzt werden dürfen. Kläre außerdem, wo Lieferungen angenommen und Fahrzeuge zum Abladen halten können.
• Verschicke die Einladungen spätestens drei Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von sieben bis zehn Tagen. Erfasse dabei nicht nur Zu- und Absagen, sondern auch Ernährungswünsche und die gewünschte Teilnahme am Sportprogramm.
• Plane drei bis fünf Sportstationen und teile die Teams erst nach Ablauf der Anmeldefrist ein. Drucke den Spielplan mindestens einen Tag vorher aus und halte Teamwesten, Pfeifen, Anzeigetafeln und eine Pumpe gesammelt bereit.
• Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide, wann Zelte, Decken und Sportmaterial aufgebaut werden. Stelle Getränke mindestens zwei bis drei Stunden vor Beginn kalt; Kühlboxen und Kühlelemente werden sonst oft zu spät organisiert.
• Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Geländeprüfung, Spielfeldmarkierungen, Zelte, Sitzplätze, Buffet und Technik ein. Weise Helfer vor dem Empfang kurz ein und gib jeder Person eine konkrete Station statt einer allgemeinen Bitte um Hilfe.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Sportpicknick organisieren?

Starte vier bis sechs Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und den Einladungen. Zwei Wochen vor dem Termin solltest du Anmeldungen, Ernährungswünsche und das Sportprogramm konkretisieren.

Wie viele Sportstationen braucht eine Sportpicknick?

Für eine Sportpicknick reichen meist drei bis fünf Stationen, wenn die Gruppen regelmäßig wechseln. Plane pro Station etwa 15 bis 20 Minuten und lege zusätzlich kurze Wechselzeiten fest.

Wann sollte man die Getränke für eine Sportpicknick kalt stellen?

Stelle die Getränke zwei bis drei Stunden vor Beginn kalt, abhängig von Menge und Ausgangstemperatur. Prüfe die Kühlboxen und Kühlelemente bereits am Vortag, damit am Aufbau-Tag nichts fehlt.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Sportpicknick?

Rechne mit mindestens 90 Minuten für Geländeprüfung, Spielfelder, Zelte, Tische, Decken, Buffet und Technik. Bei vielen Helfern kann der Aufbau parallel erfolgen; die Einweisung sollte trotzdem 15 Minuten vor dem Empfang stattfinden.

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